Bei ROLAND werden grundsätzlich bei allen Anstellungsverhältnissen die jeweiligen gesetzlichen Vorgaben und Rechtsgrundlagen der Länder eingehalten, in denen das Unternehmen Arbeitnehmer beschäftigt (Deutschland, Österreich, Italien). Dies sind gesetzliche Rechtsgrundlagen, aber auch Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.

Für den überwiegenden Anteil (ca. 80%) der Mitarbeiter in der ROLAND Rechtsschutz Deutschland findet der Tarifvertrag für die private Versicherungswirtschaft Anwendung. Dieser regelt neben den Rechten und Pflichten der Vertragsparteien insbesondere Rechtsnormen zur Regelung von Arbeits- und Wirtschaftsbedingungen. Förmliche Vereinbarungen mit Gewerkschaften werden ausschließlich über den Arbeitgeberverband und nicht von ROLAND selbst verhandelt und getroffen. Das Gleiche gilt für die Regelungen in Österreich (Kollektivvertrag für Angestellte des Innendienstes der Versicherungsunternehmen) und Italien Kollektivvertrag der Versicherung (ANIA).

Im Aufsichtsrat der ROLAND Rechtsschutz-Versicherung AG sind drei der neun Mandate für Arbeitnehmervertreter vorgesehen. Die Wahl der Aufsichtsratsmitglieder erfolgt für die Zeit bis zur Beendigung derjenigen Hauptversammlung, welche über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach der Wahl beschließt, soweit nicht ein kürzerer Zeitraum bestimmt wird. Hierbei wird das Geschäftsjahr, in welchem gewählt wird, nicht mitgerechnet.

Die betriebliche Mitbestimmung ist für die ROLAND Rechtsschutz und ROLAND Assistance durch einen Gemeinschaftsbetriebsrat institutionalisiert, der gemeinsam mit dem Betriebsrat der ROLAND Assistance Partner einen Konzernbetriebsrat bildet. Dieser Konzernbetriebsrat ist eingebunden in den AXA-Konzernbetriebsrat. In wichtige betriebliche Veränderungen werden die Arbeitnehmervertreter frühzeitig eingebunden. Bei allen personellen Einzelmaßnahmen bestimmt der Betriebsrat mit. Die betriebliche Mitbestimmung hat im Unternehmen einen hohen Stellenwert. Es gibt in Form von Monatsgesprächen einen regelmäßigen und vertrauensvollen Austausch zwischen Personalleitung und dem Betriebsratsgremium des Gemeinschaftsbetriebes. An diesen Gesprächen nimmt auch regelmäßig der Vorstandsvorsitzende teil.

Die Mitarbeiter werden über Veränderungen im Unternehmen mittels verschiedener Kanäle informiert. Durch die Unternehmenskommunikation erfolgt in Form einer dreimal jährlich erscheinenden Unternehmenszeitung sowie durch verschiedene Newsletterformate (u.a. das 2018 neu installierte wöchentliche Format „ROLAND in 60 Sekunden“) eine umfassende Darstellung von unternehmensweiten Veränderungen sowie neuen Initiativen. In 2018 wurde zudem mit einer eigenen Plattform, die über Aktivitäten von „MOVE“, dem Change-Management-Programms der ROLAND Rechtsschutz, informiert, die Möglichkeit des direkten Feedbacks für alle Mitarbeiter etabliert. In 2019 wurde die Kollaborationsplattform Confluence eingeführt. Hier werden Informationen unternehmensweit veröffentlicht, es gibt Möglichkeiten für Zusammenarbeit durch zentrale Dokumentation von Arbeitsergebnissen und die Möglichkeit von Kommunikation in Form von Kommentierungen (Fragen und Antworten).

Auch der Vorstandsvorsitzende informiert regelmäßig über die Geschäftsentwicklung in Townhall-Meetings,  mittels Web-Konferenzen mit den Führungskräften sowie per Video oder Text über die ROLAND-Medien. Der Betriebsrat weist anlassbezogen per Newsletter und auf den zweimal jährlich stattfindenden örtlichen Betriebsversammlungen auf arbeitnehmerrelevante Themen hin. Die Teilnahme an den Betriebsversammlungen gilt als Arbeitszeit.

Das mittels Betriebsvereinbarung installierte Betriebliche Vorschlagswesen ermöglicht es den Mitarbeitern, Ideen zur Verbesserung von Prozessen und Arbeitsbedingungen oder zur Realisierung von Einsparpotentialen einzureichen. Die eingereichten Vorschläge werden von Fachexperten der betreffenden Fachbereiche inhaltlich bewertet. Eine Kommission, bestehend aus Personalleitung, Betriebsrat und der Leitung der Betriebsorganisation, entscheidet dann über die Umsetzung der Vorschläge und bemisst die Höhe der ausgeschütteten Prämien.

Es ist der uneingeschränkte Anspruch von ROLAND alle geltenden Arbeitnehmerrechte jederzeit einzuhalten. Wesentliches Risiko in Bezug auf die Arbeitnehmerrechte ist die Missachtung von relevanten Rechtsänderungen. Für Rechtsänderungen existiert ein übergreifendes Rechtsmonitoring, welches auch die relevante Rechtsprechung in Bezug auf die Mitarbeiter berücksichtigt. Darüber hinaus nehmen die Mitarbeiter der Abteilung  Personal und Soziales jährlich an Schulungen zu allen relevanten arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Themen teil. Zusätzlich werden durch den Arbeitgeberverband Newsletter sowie Leitfäden zu Gesetzesänderungen bereitgestellt. Mithilfe dieser Maßnahmen soll bei relevanten Rechtsänderungen im besten Fall schon vor Inkrafttreten eine angemessene Umsetzung gewährleistet werden. Bei kurzfristigen Änderungen und umfangreichen Implikationen wird stets eine möglichst kurzfristige Umsetzung angestrebt.