Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Anspruch an gesetzeskonformes Verhalten
In der QHSE-Unternehmenspolitik, im WESSLING Leitbild und im Code of Conduct ist der Anspruch an die Rechts- und Normenkonformität dokumentiert. Es gilt in diesem Bereich eine Null Fehler Strategie als Methode der fortlaufenden Verbesserung, weshalb Maßnahmen zur Sicherstellung der Rechts- und Normenkonformität ergriffen sind (siehe auch Sicherstellung der Rechtskonformität). Unternehmenskulturelle Grundlage der Null Fehler Strategie ist die Frage nach dem "warum", da die Frage nach dem "wer" Vertuschungsversuche provozieren könnte.
Gemäß der Unternehmenspolitik von WESSLING zur "Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und Vertraulichkeit" identifizieren und minimieren wir kontinuierlich auf allen Ebenen die Risiken für die Unabhängigkeit und Unparteilichkeit des Unternehmens und seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, Handlungen zu vermeiden, die das Vertrauen in die Kompetenz, Integrität, Unparteilichkeit oder das Urteilsvermögen anzweifeln lassen. In der Unternehmenspolitik ist eindeutig die Erwartung formuliert, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Aufgaben unabhängig und frei von internen und externen finanziellen, physischen, psychischen oder sonstige Zwängen ausführen. Rechtliche und weitere normative Anforderungen sind Gegenstand der Mitarbeitergespräche und Meetings.
Sicherstellung der Rechtskonformität
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden im WESSLING Leitbild mündlich unterwiesen und quittieren die Unterweisung.
Führungskräfte werden standortübergreifend in persönlichen Mitarbeitergesprächen und Meetings für die Thematik der Korruption und anderem Fehlverhalten und den damit verbundenen Risiken für das Unternehmen sensibilisiert. Die Führungskräfte tragen dafür Sorge, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich über die Konsequenzen von unmoralischem Verhalten für die eigene Person und das Unternehmen bewusst sind.
Korruption wird nicht toleriert und würde zu disziplinarischen Maßnahmen durch die Geschäftsführung führen, die in Verdachtsfällen unmittelbar eingebunden werden würde.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das Recht und sind verpflichtet Schulungen durchzuführen, die für ihre Tätigkeit von Bedeutung sind. Für die Tätigkeit bedeutende Schulungsnachweise werden in der Personalakte geführt. Im Rahmen der Aufrechterhaltung des Qualitätsmanagementsystems wird vom zentralen Qualitätsmanagement (ZQM) regelmäßig überprüft, ob die notwendigen Maßnahmen durchgeführt wurden und die Kompetenznachweise vorliegen. Soweit aus gesetzlichen oder normativen Vorgaben heraus notwendig, wird die Arbeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zunächst von einem nachweislich kompetenten Person überprüft und die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter an ihre/seine Aufgabe herangeführt. Erst wenn die vorgegebene Fehlerfreiheit nachgewiesen ist, erfolgt ein selbständiges Arbeiten unter Berücksichtigung der geltenden Vorgaben.
Risiken
Ergebnisse von Gutachten, Berichten und Laborberichten können potenziell nicht den Wünschen der Auftraggeber entsprechen. Hieraus kann sich für den Sachverständigen, Gutachter etc. ein Konflikt ergeben, der zumindest möglicherweise zu einem nicht objektiven Ergebnis führt.
Daher ist festgelegt, welche Dokumente von welchen Funktionen rechts oder links unterzeichnet werden dürfen. Für bedeutende Dokumente (z. B. Berichte, Gutachten) gilt ein Vier-Augen-Prinzip, womit z. B. "Gefälligkeitsgutachten" ausgeschlossen werden. Die notwendige Kompetenz zum Leisten von Unterschriften unterliegt Normen und Regeln. Diese werden intern und extern regelmäßig überprüft.
Liegen Kompetenzen nicht vor oder sind Aussagen in Berichten etc. nicht nachvollziehbar, wird dies als nicht konformes Arbeiten bewertet. Dies löst einen definierten Prozess aus, der eine Ursachenanalyse und Maßnahmenableitung beinhaltet. Regelmäßige externe Überprüfungen durch Aufsichtsstellen geben weitere Sicherheit, dass Schulungen und anderen Maßnahmen der Kompetenzbildung wirksam sind und die Unabhängigkeit und Unparteilichkeit gegeben ist.
Organisation der Rechtssicherheit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verpflichten sich schriftlich, über Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse von Kunden sowie der WESSLING GmbH Stillschweigen zu bewahren. Auch ist der Aspekt Verschwiegenheit Gegenstand der Arbeitsverträge.
Über ein festgelegtes und dokumentiertes Verfahren und die Führung eines Rechtskatasters werden Änderungen von Vorgaben überwacht und kommuniziert, womit ein unmittelbares Reagieren auf diese Änderungen möglich ist. Abweichungen werden systematisch ermittelt und abgestellt. Rechtliche und normative Aspekte sind Gegenstand regelmäßig stattfindender Audits sowie der Managementreviews durch die oberste Leitung.
Darüber hinaus unterhält WESSLING eine Rechtsabteilung, die gemeinsam mit dem zentralen Qualitätsmanagement zur Normkonformität beiträgt und Risiken vermeidet.
Fälle von Korruption und rechtswidrigem Verhalten und Risiken
Im Berichtszeitraum 2022 wurden keine Fälle von Korruption und rechtswidrigem Verhalten festgestellt. Sollten Korruption oder ein sonstiges rechtswidriges Verhalten festgestellt werden, erfolgen Maßnahmen durch die Geschäftsführung. Das Risiko besteht insbesondere in dem Verlust der Glaubwürdigkeit gegenüber Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, Kunden, Behörden und anderen interessierten Parteien. Diese Glaubwürdigkeit ist Basis der Geschäftstätigkeit.
Für das Jahr 2022 wurden keine konkreten Ziele im Compliancebereich definiert.