Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Aufgrund der Unternehmensgröße gibt es bei COM Software keine eigen-ständige Revisionsabteilung – das Korruptions-Potential ist äußerst gering, und eine eigene Revisionsabteilung wäre aus diesem Grund überdimensioniert.
COM Software erstellt, wie dargelegt, keine eigenen Produkte, sondern erbringt Projekt- und Dienstleistungen. Bei dieser Form der Geschäftstätigkeit stellt der Datenschutz der Kunden und Mitarbeiter die oberste Priorität dar. Die Kunden haben selbstverständlich die Möglichkeit, Beschwerden einzureichen, falls es Verletzungen im Bereich des Datenschutzes geben sollte. Dieses Beschwerde-management existiert bei COM Software. Es wurde jedoch nicht in Anspruch genommen, wie auch in den letzten Jahren nicht.
Noch ein positiver Faktor: Risiken, die in anderen Branchen eine Gefahr dar-stellen (wie etwa Insiderhandel, Bestechung oder private „Geschäfte“ der Angestellten) schließen sich aufgrund der Geschäftstätigkeit, die ausschließlich aus Software-Projekten besteht, aus. Auch bei Agentur- oder Third-Party-Geschäften geht es um Dienstleistungen, die auf Wunsch des Kunden durch-geführt werden. So ist es für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht möglich, sich auf irgendeine Art und Weise zu bereichern.
Ebenfalls eine Selbstverständlichkeit bei COM Software: Kundenaufträge werden ausschließlich durch die Geschäftsführung und den Vertriebsleiter abgeschlossen. Sie beachten in vollem Umfang die zentralen Compliance-Richtlinien, die für Geschäfte mit Kunden gelten, und lehnen selbstverständlich jede Form von Bestechung konsequent ab.
Durch den neuen Geschäftsführer, Herrn Dominik Dietrich, ist das 4-Augen-Prinzip hier deutlich verbessert worden.
Um dies öffentlich und transparent zu dokumentieren, unterzeichnete der Geschäftsführer Helmut Röse als Compliance-Verantwortlicher im Jahr 2016 den „Code of Conduct“ des „Zentralverbands Elektrotechnik- und Elektronikindustrie e. V.“. Hiermit bestätigte er offiziell die Handlungs-Grundlagen, die diesem speziellen Verhaltenskodex zugrundliegen, als verbindlich für das IT-Unternehmen.
Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten ist aus Sicht der COM Software Geschäftsführung eine Selbstverständlichkeit, die bisher nicht extra betont wurde. Dies zeigt sich nicht nur im sorgfältigen Umgang mit sensiblen Daten, sondern auch darin, dass bisher keinerlei Gesetzes- oder Richtlinienverstöße festgestellt wurden. Erwähnt werden soll auch, dass gesetzeskonformes Verhalten in 2018 erstmals im Zielekatalog des Unternehmens aufgenommen wurde (siehe Kriterium 3). Nicht, weil es notwendig war, sondern um zu zeigen, dass die Geschäftsführung dieses wichtige Thema im Fokus hat.
Deshalb hat sich der Geschäftsführer von COM Software auch Mitte 2020 in einer Schulung mit der EU-Richtlinie zum Hinweisgebersystem auseinandergesetzt, die für COM Software wahrscheinlich Ende 2023 verpflichtend sein wird.