Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Die Einhaltung von geltendem Recht, Vorschriften, Richtlinien und Kompetenzen ist für die Kreissparkasse Heilbronn selbstverständlich. Neben den Regelungen, denen alle Kreditinstitute unterworfen sind (KWG, WpHG, GwG, etc.), gelten für sie zusätzlich besondere sparkassenrechtliche Bestimmungen. Die Kreissparkasse Heilbronn unterliegt wie jedes andere Kreditinstitut der Aufsicht der BaFin und der Bundesbank. Darüber hinaus unterliegt sie dem Sparkassengesetz und der Rechtsaufsicht durch das Bundesland Baden-Württemberg. Für Sparkassen als Finanzinstitute gelten spezialgesetzliche Regelungen zur Prävention und Bekämpfung von kriminellen Handlungen wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, strafbaren Handlungen (wie zum Beispiel Betrug, Korruption), Insiderhandel, Marktmanipulation. Daneben sind Regeln zum Datenschutz und Embargovorschriften/Finanzsanktionen einzuhalten. Unser Verhaltenskodex ist das Fundament für das rechtlich und ethisch korrekte Verhalten gegenüber unseren Kunden, Geschäftspartnern, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Der Verhaltenskodex enthält wesentliche rechtliche Vorgaben und Leitlinien. Er beschreibt das adäquate Verhalten zu deren Einhaltung. Inhalte des Verhaltenskodex sind zum Beispiel:
- Die Verpflichtung jeden Mitarbeiters einen konkreten Verdacht auf Unregelmäßigkeiten unverzüglich zu melden.
- Ein Hinweisgebersystem, über das Hinweise auf Verstöße gegen bankaufsichtsrechtliche Regelungen, strafbare Handlungen oder geldwäscherelevante Sachverhalte vertraulich an die Compliance-Beauftragte gemeldet werden können.
- Der Umgang mit vertraulichen Daten.
- Das Verbot der Verwendung von Insiderinformationen.
- Der Umgang mit Interessenkonflikten, insbesondere dem Verbot der Vorteilsnahme oder -gewährung.
Die formulierten Regeln sind ein notwendiger Mindeststandard und ersetzen nicht die detaillierteren Arbeitsanweisungen. Der Verhaltenskodex ist verbindlich für Vorstand, Führungskräfte und alle Mitarbeiter der Kreissparkasse Heilbronn. Daneben verfügt die Kreissparkasse Heilbronn über interne Regelungen zum Umgang mit Zuwendungen (zum Beispiel Belohnungen, Geschenken oder Aufmerksamkeiten).
Absichtliche und schwerwiegende Verstöße gegen unsere Regelungen oder Gesetze werden nicht toleriert. Die Compliance-Funktion hat die Aufgabe, darauf hinzuwirken, dass wirksame Verfahren zur Einhaltung wesentlicher rechtlicher Regelungen und Vorgaben sowie entsprechende Kontrollen in diese Systeme und Prozesse implementiert werden. Aufgabe der Compliance-Beauftragten ist es sicherzustellen, dass die Kreissparkasse Heilbronn im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben handelt. Hierzu werden die hausinternen Vorgaben überwacht und eigene Überwachungshandlungen durchgeführt. Eine regelmäßige Bestandsaufnahme und Bewertung der rechtlichen Regelungen und Vorgaben ermöglicht eine Identifizierung von möglichen Risiken.
Die Kreissparkasse Heilbronn verfügt entsprechend gesetzlicher/bankaufsichtsrechtlicher Vorgaben über eine unabhängige Compliance-Organisation.
Mit Wirkung zum 01.11.2012 wurden die Beauftragten für
- Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und strafbare Handlungen (zentrale Stelle),
- WpHG-Compliance,
- Datenschutz,
- MaRisk-Compliancebeauftragter (seit 31.12.2013),
- Single Officer (seit 03.01.2018)
in einem eigenständigen Bereich gebündelt.
Im Rahmen der vorgeschriebenen Berichterstattung werden die Berichte der Compliance-Funktion an den Vorstand, den Verwaltungsrat beziehungsweise die Revision weitergeleitet.
Die Mitarbeiter der Kreissparkasse Heilbronn werden regelmäßig durch Schulungs-maßnahmen oder Veröffentlichungen im Intranet sensibilisiert.
Die bei der Kreissparkasse Heilbronn implementierten Maßnahmen, Verfahren und Grundsätze sind nach unserer Einschätzung grundsätzlich dazu geeignet, Korruption und andere Gesetzesverstöße zu verhindern, aufzudecken beziehungsweise zu sanktionieren. Auf Grund vorliegender Schwachstellen in den etablierten Prozessen bzw. durch Fehlverhalten einzelner Mitarbeiter konnte dies nicht verhindert werden. Entsprechende Gegenmaßnahmen bis hin zu personalrechtlichen Konsequenzen wurden ergriffen.
Aus unserer Geschäftstätigkeit, unseren Geschäftsbeziehungen sowie aus unserem Produktangebot beziehungsweise Dienstleistungen, ergeben sich keine wesentlichen Risiken, die negative Auswirkungen auf die Bekämpfung von Korruption und Bestechung haben können.