20. Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten

Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.

Als eines der ersten deutschen Wohnungsunternehmen hat die GEWOBA in 2009 ein umfassendes
Compliance-Management (CM) zum Schutz ihrer Beschäftigten und des Unternehmens eingeführt. Ziel des  CM ist es Compliance-Verstößen vorzubeugen,  Compliance-Risiken zu erkennen und diese zu überwachen sowie eventuelle Verstöße vollständig aufzuklären.  Neben der in diesem Zusammenhang abgeschlossenen Betriebsvereinbarung zur Rechtstreue in der GEWOBA gibt es ein CM-Handbuch, welches neben der Darstellung der Aufbau- und Ablauforganisation des Compliance auch die revisionssichere Dokumentation des CM der GEWOBA gewährleistet.

Für das Geschäftsjahr 2017 wurden acht Compliance-Risiken als bedeutsam erachtet.

Nr. Bedeutsame Compliance-Risiken 2017
Unternehmen
1 Korruptionsrisiko (Bestechung und Bestechlichkeit)
IT
2 Risiko der Verletzung der IT-Compliance (IT-Sicherheit, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität, Datensicherheit und Datensicherung - Zugangs-, Zugriffs- und Weitergabekontrollen)
Betriebswirtschaft
3 Risiko der Bilanzmanipulation
Personalmanagement
4 Risiko der Verletzung des Arbeitszeitgesetzes und/oder von geltenden Betriebsvereinbarungen zu diesem Thema
Immobilienwirtschaft
5 Risiko der Verletzung der Verkehrssicherungspflichten
Immobiliendienstleistungen
6 Risiko der nicht ordnungsgemäßen Durchführung des Ausschreibungsverfahrens
7 Risiko der Nichteinhaltung des Wohnungseigentumsgesetzes (WoEigG) sowie der nicht pflichtgerechten Erfüllung der Verwalterpflichten
8 Risiko der Nichteinhaltung der Vorschriften zum Mindestlohn (z. B. Führung von Stundenaufzeichnungen für geringfügig Beschäftigte) und der Vorschriften zur Sozialversicherung sowie der Arbeitsgesetze bei der Betreuung und Abwicklung von Beschäftigungsverhältnissen der durch die GEWOBA betreuten Wohnungseigentumsgemeinschaften

Die Gesamtverantwortung für das CM liegt beim Vorstand. In ihrem Verantwortungsbereich ist jede Führungskraft der GEWOBA für die Compliance und damit für die Umsetzung des CM persönlich verantwortlich. Zur Durchführung der wesentlichen Aufgaben des CM hat der Vorstand eine Compliance-Beauftragte ernannt.

Durch regelmäßige Quartals- und Jahresberichte des CM werden Vorstand sowie Aufsichtsrat umfassend über die Compliance-Situation im Unternehmen unterrichtet. Hinweisen auf mögliche Compliance-Fälle wird durch das CM mit eigenen Untersuchungen aktiv nachgegangen, wozu bei Bedarf auch die Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden  gehört. Im Falle von gravierenden Compliance-Verstößen erfolgt eine sofortige Meldung an Vorstand und Aufsichtsrat.

Im Rahmen der Einführung des CM wurden alle Beschäftigten grundlegend über das Thema informiert. Mindestens einmal jährlich findet für neue Beschäftigte eine Grundlagenschulung zur Compliance in der GEWOBA statt. Darüber hinaus bekommen neue Beschäftigte durch das Personalmanagement ein Merkblatt zum CM der GEWOBA zu Beginn ihrer Tätigkeit ausgehändigt. Das CM steht außerdem den Beschäftigten als Ansprechpartner zur Compliance unterstützend zur Seite.

Die Prüfungstätigkeit der Internen Revision (IR) erstreckt sich auf Aktivitäten und Prozesse innerhalb des Unternehmens und der Beteiligungen. Die IR ist bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben unabhängig und als Kontrollorgan tätig, versteht sich jedoch soweit als möglich als Dienstleister für das Unternehmen.