Das Thema „Compliance“ ist für die Volksbank Kraichgau eG seit vielen Jahren eine Selbstverständlichkeit - auch weil in den vergangenen Jahren die regulatorischen Anforderungen an Banken enorm verschärft wurden. Unter Compliance versteht man die Einhaltung von nationalen und internationalen Gesetzen, regulatorischen Anforderungen und Vorschriften, freiwilligen Selbstverpflichtungen sowie interne Richtlinien.

Ziel ist eine dauerhafte Festigung der Compliance-Kultur in der Bank, insbesondere durch die Implementierung wirksamer Verfahren zur Einhaltung der rechtlichen Regelungen und Vorgaben, deren Nichteinhaltung das Vermögen der Bank gefährden würde

2012 hat die Volksbank Kraichgau eG deshalb die Abteilung „Zentrale Stelle für Betrugsprävention, Geldwäsche und Compliance (ZSB)“ strategisch und strukturell neu aufgebaut. Die Abteilung ZSB ist dabei eine selbständige Organisationseinheit und direkt dem zuständigen Vorstandsmitglied unterstellt. Sie ist unabhängig vom operativen Geschäft, hat umfassende Weisungsbefugnisse und einen uneingeschränkten Zugang zu allen relevanten Sachverhalten und Informationen.

Die Abteilung ZSB verantwortet folgende Funktionen:

• Geldwäschebeauftragter
• Zentrale Stelle im Sinne des § 25h KWG
• Responsible Officer QI/FATCA
• Informationssicherheitsbeauftragter
• Auslagerungsmanagement
• Compliance-Beauftragter (WpHG/MaComp)
• Single-Officer (WpHG/MaDepot)
• Compliance-Funktion (MaRisk)
• Ansprechpartner Hinweisgebersystem (§ 25a KWG)
• Interne Beratungsstelle für Führungskräfte und Mitarbeiter in Bezug auf die Umsetzung und Kontrolle der gesetzlichen Anforderungen

Neben den Funktionen für die die ZSB verantwortlich ist wurden auch noch für die Themenfelder Datenschutz und Sicherheit entsprechende Beauftragte benannt. Die Basis für die Einschätzung und Minimierung möglicher Compliance-Risiken bildet die Risikoanalyse, die mindestens jährlich bzw. anlassbezogen aktualisiert wird. Die Risikoanalyse umfasst eine vollständige Bestandsaufnahme der institutsspezifischen Situation. Hierbei werden insbesondere die Bereiche Kundenstruktur, Geschäftsbereiche und -abläufe, Produkte, Vertriebswege und die Organisationssituation einbezogen. Darauf aufbauend erfolgte die Erfassung und Identifizierung der kunden-, produkt- und transaktionsbezogenen Risiken. Dabei werden auch Betrugsrisiken – unter anderem Korruption – erfasst. In der Risikoanalyse werden auch die Risiken von Tochterunternehmen der Volksbank Kraichgau eG berücksichtigt. Aufgrund der Erkenntnisse aus der Risikoanalyse werden diverse Kontrollhandlungen abgeleitet und bei Bedarf die organisatorischen Regelungen angepasst. Die organisatorischen Regelungen und die Kontrollpläne zu den einzelnen Compliance-Themen werden mindestens jährlich hinsichtlich eines möglichen  Anpassungsbedarfs überprüft. Ad-hoc Anpassungen werden bei Bedarf vorgenommen, waren aber in 2020 nicht erforderlich. Zum Schutz des Vermögens der Bank und der anvertrauten Kundenvermögen hat die Volksbank Kraichgau eG Maßnahmen zur Verhinderung bzw. Aufdeckung sonstiger strafbarer Handlungen getroffen. Für die Überwachung der Vorgaben und die Aktualisierung der getroffenen Maßnahmen ist die „Zentrale Stelle für Betrugsprävention, Geldwäsche und Compliance (ZSB)“ verantwortlich. Darüber hinaus ist es der Volksbank Kraichgau eG wichtig, dass sich alle Mitarbeiter ihrer Verantwortung und ihrer Handlungsspielräume bewusst sind. Dies stärkt sie durch Webinare und Präsenzschulungen zu Themen wie Geldwäscheprävention, Betrugsprävention, Datenschutz, Mitarbeitergeschäfte, IT-Sicherheit, allgemeine Sicherheit (z.B. UVV-Kasse) oder Insider-Vergehen und Marktmanipulation. Die Schulungsmaßnahmen finden regelmäßig statt und sind für alle Mitarbeiter verpflichtend.

Durch zusätzliche Vereinbarungen wie zum Beispiel die Betriebsvereinbarung zur Annahme und Gewährung von Zuwendungen, Geschenken und Einladungen jeglicher Art sollen die Mitarbeiter durch klare Regelungen vor Korruption geschützt werden. Die genannte Betriebsvereinbarung, die seit 2015 gilt, soll die Mitarbeiter der Volksbank Kraichgau eG für potenzielle Interessenkonflikte sensibilisieren und ihnen Wege zur Vermeidung und Lösung von Interessenkonflikten aufzeigen.  

Aufgrund der Vielzahl von präventiven Maßnahmen, durchgeführten Kontrollhandlungen und nicht zuletzt der getroffenen organisatorischen Regelungen, die die Einhaltung gesetzlicher und aufsichtlicher Anforderungen gewährleisten, werden keine wesentlichen Compliance-Risiken identifiziert, die sich aus der Geschäftstätigkeit, aus Geschäftsbeziehungen oder aus Produkten und Dienstleistungen ergeben und die negative Auswirkungen auf die Bekämpfung von Korruption und Bestechung haben.