Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Die Integrität von VIVAWEST ist ein wichtiges Fundament für korrektes Wirtschaften und glaubwürdiges Handeln. Daher wird die ordnungsgemäße Geschäftstätigkeit über ein Risikomanagementsystem, ein Compliance-Management-System, ein rechnungslegungsbezogenes Internes Kontrollsystem (IKS), ein Tax-Compliance-Management-System sowie die Interne Revision sichergestellt. Das Risikomanagementsystem dient der systematischen Erfassung und Bewältigung möglicher positiver (Chancen) und negativer (Risiken) Abweichungen von den gesetzten Zielen durch zukünftige externe und interne Einflüsse. Der Risikomanagementprozess ist in die bestehenden Planungs-, Steuerungs-, Kontroll- und Berichterstattungsabläufe auf allen Konzernebenen integriert. Im Compliance-Management-System sind alle Grundsätze und Maßnahmen zusammengefasst, die ein regelkonformes Verhalten aller Beteiligten sicherstellen und Verstöße gegen festgelegte Regeln verhindern sollen. Das IKS umfasst den Organisationsplan, die Einrichtungen und Abläufe der aufeinander abgestimmten innerbetrieblichen Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen, die im Unternehmen angewendet werden, um die Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften und der Geschäftspolitik zu unterstützen, die Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der Rechnungslegung zu gewährleisten, den Wirkungsgrad der betrieblichen Prozesse zu sichern und zu erhöhen sowie Vermögen und Informationen zu schützen. Darüber hinaus erfolgt durch die Interne Revision eine regelmäßige Kontrolle der Organisationseinheiten und Prozesse im Unternehmen auf Ordnungsmäßigkeit.
Korruptionsbekämpfung
Im Fokus des Compliance-Management-Systems stehen unter anderem die Verhinderung von Korruption sowie das Ziel, einen fairen Wettbewerb zu gewährleisten. Die Leiterin des Fachbereichs Compliance steht als Compliance-Beauftragte für den Gesamtkonzern bei allen Compliance-relevanten Fragestellungen beratend zur Seite. Die Gesamtverantwortung liegt bei der Geschäftsführung der Vivawest GmbH.
Bei VIVAWEST sind die intern wie extern maßgeblichen Ge- und Verbote in übergeordneten Richtlinien wie dem Verhaltenskodex für Geschäftsverkehr, Ethik und Compliance, der Richtlinie zum Umgang mit Zuwendungen und dem Lieferantenkodex dokumentiert. Zur Vertiefung der Regelwerke führt der Fachbereich Compliance Präsenzschulungen durch. Im Berichtsjahr wurden insgesamt 24 Schulungen durchgeführt.
Geschulte Beschäftigte
2020: 39 Beschäftigte
2021: 11 Beschäftigte (- 71,8 %)
2022: 24 Beschäftigte (+ 118,2 %)
Eine Prüfung auf Korruption erfolgt nur im Verdachtsfall. Eine systematische Prüfung aller Organisationseinheiten erfolgt nicht.
Unter Berücksichtigung der EU-Hinweisgeberrichtlinie 2019/1937, welche Ende des Jahres 2022 vom Bundestag im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen wurde, wurde ein Hinweisgebersystem auf der Website von VIVAWEST zur Verfügung gestellt, welches eine anonyme Meldung von Verstößen gegen Gesetze oder die Werte von VIVAWEST ermöglicht.
Die Entwicklung der Compliance-Verdachtsfälle kann dem Leistungsindikator GRI SRS-205-3 entnommen werden.
Vergleiche Bericht 2022 (Seite 45 f.).
Im Rahmen des Risikomanagements wurden keine nennenswerten mit dem gesetzes- und richtlinienkonformen Verhalten in Verbindung stehenden Risiken für den Konzern identifiziert. Explizit formulierte Nachhaltigkeitsziele oder -maßnahmen wurden im Nachhaltigkeitsprogramm nicht aufgenommen, da vor dem Hintergrund der Risikobewertung für das Thema kein expliziter Bedarf gesehen wird.
Weitere Informationen zum Chancen- und Risikomanagementsystem finden Sie unter DNK-Kriterium 2. Detaillierte Informationen sind im Finanzbericht 2022 (3.1 Chancen- und Risikomanagementsystem im Vivawest-Konzern, Seite 30 ff.) dargestellt.
Explizit formulierte Nachhaltigkeitsziele oder -maßnahmen wurden im Nachhaltigkeitsprogramm nicht aufgenommen, da vor dem Hintergrund der Risikobewertung für das Thema kein expliziter Bedarf gesehen wird.
Informationen zur Einbindung der Konzerngeschäftsführung sind dem DNK-Kriterium 5 zu entnehmen.