20. Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten

Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.

Veolia in Deutschland hat sich folgendes Ziel gesetzt, um Ethik und Compliance im Unternehmen zu fördern und das verantwortungsvolle Handeln aller Mitarbeitenden zu stärken:

Indikator Baseline 2019 Ziel 2021 Ergebnis 2021 Ziel 2022
% positiver Antworten in der Engagement-Befragung auf die Frage “Werden Veolia Werte und -Ethik in meiner Einheit berücksichtigt?” 84 (Top 5000) 85,5 (Top 5000)71 (All Staff) 92 (Top 5000)
64 (All Stuff)
86/73

Oberstes Ziel des Compliance Management Systems bei Veolia ist es, regelkonformes Verhalten zu fördern, Compliance- und Haftungsrisiken zu minimieren und Fehlverhalten nachhaltig zu unterbinden. Die im Dezember 2018 aktualisierte Ethik-Richtlinie dient der umfassenden internen Information und Orientierung zum Thema. Den Rahmen für ein korrektes Verhalten im Geschäftsverkehr definieren des Weiteren der Verhaltenskodex zur Korruptionsprävention, der Finance Managers Code of Conduct und weitere Richtlinien.

Im Jahr 2019 wurde für die deutsche Veolia-Organisation - mit Unterstützung der Konzernzentrale - eine umfassende Korruptions-Risikobewertung vorgenommen. Diese Bewertung wurde durch das Management Board (COMEX) von Veolia in Deutschland diskutiert und freigegeben. Auf Basis dieser Bewertung wurde ein Maßnahmenplan erstellt und vom COMEX freigegeben. Aus diesem Maßnahmenplan wurden 2020 für Schlüsselbereiche in Absprache mit den betreffenden Risikoeignern individuelle Maßnahmenpläne entwickelt. Der Compliance-Bereich in Deutschland unterstützte die Risikoeigner bei der Umsetzung der Maßnahmen. Weitere präventive Maßnahmen, um korrektes Verhalten im Geschäftsverkehr sicherzustellen, sind Regelungen im Arbeitsvertrag (z. B. bezüglich der Annahme von Geschenken), Richtlinien zum Themen Geschäftsvermittler, Interessenkonflikte, Sponsoring und Spenden, Mitgliedschaften und Datenschutz, ein internes Kontrollsystem mit Elementen wie Vier-Augen-Prinzip und Funktionstrennung sowie Vollmachts-/ Unterschriftenregelungen. Zusätzlich werden bei ausgewählten Veolia-Gesellschaften bzw. bei bestimmten Themen proaktiv Prüfungen und interne Audits durchgeführt. Für Mitarbeitende in besonders korruptionsgefährdeten Bereichen sind Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen zur Steigerung der Sensibilisierung für das Thema verpflichtend. 

Die Ethik-Richtlinie beschreibt zudem das im Gesamtkonzern eingeführte Hinweisgeber-Tool Whispli. Hierüber können Mitarbeitende vertraulich (potenzielles) Fehlverhalten melden. Die unabhängige Ethik-Kommission bzw. die Compliance- und Ethikorganisation geht eingegangenen Hinweisen nach. Whispli ist auch für externe Anspruchsgruppen von Veolia in Deutschland verfügbar. Dabei werden die Rechte von Hinweisgeber*innen in der Veolia Gruppe besonders geschützt. Mit diesem System kann Fehlverhalten frühzeitig erkannt und gegebenenfalls sanktioniert werden. Mitarbeitende, die den Verdacht haben, dass gegen die in der Richtlinie dargelegten Verhaltensnormen verstoßen wird, können sich auch an den Compliance-Bereich, an die Kontakt- und Beratungsstelle für Korruptionsprävention oder das Ethik-Komitee der Veolia Gruppe wenden. Veolia führt außerdem weltweit ein sogenanntes Fraud-Reporting durch, das zweimal im Jahr relevante Vorfälle aufnimmt und berichtet. Alle deutschen Veolia Gesellschaften nehmen an diesem Verfahren teil. Aufgetretene Fälle werden analysiert, um durch geeignete Maßnahmen das Risiko einer Wiederholung auszuschließen.

Alle wesentlichen operativen Gesellschaften der Veolia Deutschland Gruppe unterziehen sich einer unabhängigen Zertifizierung als Fachunternehmen in ihrem Geschäftsbereich. In diesem Rahmen werden jeweils die Einhaltung der fachspezifischen rechtlichen Bestimmungen sowie der Prozess zur Überwachung und Einhaltung der einschlägigen rechtlichen Bestimmungen unabhängig überprüft. Zudem wird im Rahmen der Jahresabschlüsse ein Self-Assessment zur Effizienz und Wirksamkeit der bestehenden Prozesse durchgeführt. Im Jahr 2021 hat der Bereich Compliance zum dritten Mal im Rahmen eines eigenständigen Fragebogens die Wirksamkeit und Effizienz der bestehenden Compliance-Prozesse überprüft. Die Second-Level-Controls werden im Compliance-Bereich insbesondere über die Aufstellung von Maßnahmenplänen zur Risikominimierung nach Durchführung des Korruptions-Risikoassessments und die Prüfung von deren Umsetzung wahrgenommen.Für die spezifisch gegen Korruption implementierten Second-Level Controls gibt es verschiedene zuständige Unternehmensbereiche. Der Bereich Finance zieht beim jährlichen Control Assessment Process (CAP) Einzelfragen zur Antikorruption mit ein. Das Assessment erfolgt jährlich mit der Bezeichnung "CAP Kampagne". Speziellen Fokus auf Korruptionsrisiken im engen Sinne haben insbesondere folgende CAP Key Controls:  Darüber hinaus gibt es CAP Key Controls, die im weiteren Sinne bezüglich Korruption wirken, z.B. im Purchase-to-Pay-Prozess: Als Third-Level Control gilt das Internal Audit. Die Konzernrevision in Paris führt gemäß einem jährlichen Prüfungsplan Audits durch. Schwerpunkt der Audits ist das interne Kontrollsystem. Im Rahmen von Stichprobenprüfungen sind auch Compliance Fragestellungen beinhaltet. Die deutsche Revisionsabteilung hat auch einen jährlichen Prüfungsplan. Er sieht Prüfungsmissionen vor, die jeweils einen Fokus auf ein bestimmtes Korruptionsrisiko haben. 

Daneben führen Wirtschaftsprüfer Jahresabschlussprüfungen durch, bei denen auch Fragen zum Compliance Management System und zum internen Kontrollsystem gestellt werden.

Die Verhinderung von Compliance-Verstößen ist eine unternehmensweite Aufgabe von Management, Führungs- und Prozessverantwortlichen und jedem einzelnen Mitarbeitenden der Gruppe. Innerhalb von Veolia in Deutschland sind Compliance-Fragen direkt dem Vorsitzenden der Geschäftsführung zugewiesen. Auch in den Tochtergesellschaften der Veolia Deutschland Gruppe ist das Thema in der Regel dem Vorstandsvorsitzenden beziehungsweise dem Vorsitzenden der Geschäftsführung unterstellt. Zur Sicherstellung und Weiterentwicklung der Compliance-Kultur wurde von der Geschäftsführung von Veolia in Deutschland (dem Comex) im September 2018 beschlossen, ein Compliance-Management-System in der Gruppe zu etablieren und ein entsprechendes Programm umzusetzen. Hierzu wurde unter Führung des Compliance-Direktors Deutschland eine eigenständige Organisation für diesen Aufgabenbereich aufgebaut. Kernelemente dieser Organisation sind: Mitarbeitende werden regelmäßig geschult. Dabei wird nach einem risikobasierten Ansatz ein Schwerpunkt auf Führungskräfte und Mitarbeitende in besonders korruptionsgefährdeten Bereichen gelegt. Zu den in den Schulungen behandelten Themen gehören Anti-Korruption, Verhaltenskodex, Vermeidung wettbewerbswidrigen Verhaltens, Interessenkonflikte, Geschäftsvermittler, Mitgliedschaften in Berufsverbänden und Datenschutz. Außerdem gibt es Onboarding-Schulungen für die Mitarbeitenden. Dabei sind 2020 im Rahmen der Überarbeitung von Onboarding-Prozessen im Bereich Compliance für Führungskräfte und Mitarbeitende in risikoexponierten Bereichen zentrale Schulungsinhalte und Prozesse entwickelt worden.Ergänzend zur Schulungskampagne gibt es eine Reihe von Kommunikationsaktivitäten, um sicherzustellen, dass eine möglichst große Anzahl von Mitarbeitenden erreicht wird. Dazu nutzen wir verschiedene Kanäle und Medien, um den Sachverhalt möglichst verständlich und zugänglich zu machen, z.B. Poster, Infografiken, Artikel in der Mitarbeitendenzeitung oder Intranet-Postings. Eine Kommunikationskampagne zum Thema wurde 2021 in der gesamten Organisation ausgerollt. Die Führungskräfte haben  eine wichtige Rolle dabei gespieltn, alle Mitarbeitenden durch diese Kampagne zu erreichen. 

Wir legen Wert auf die ständige Verbesserung des CMS. Das Compliance-Team hat jährliche Ziele festgelegt und misst sich an diesen. Als Teil des Strategieprogramms Impact 2023 wurde ein neuer Indikator eingeführt, der unsere Arbeit leitet und zur Messung des Fortschritts in den kommenden Jahren verwendet werden wird. Jedes Jahr werden die Mitarbeitenden gebeten, zu bewerten, inwieweit ihrer Meinung nach Ethik und Werte im Unternehmen gelebt werden. Die Konzentration auf die Treiber dieser Bewertung wird es uns ermöglichen, Unterziele für die Zukunft zu entwickeln. Bislang haben wir unsere Ziele erreicht. Die ständige Ausweitung der Anforderungen an die Compliance wird uns jedoch in der kommenden Zeit vor Herausforderungen stellen.

Im Jahr 2019 wurde für die deutsche Veolia Organisation - mit Unterstützung der Konzernzentrale - eine umfassende Korruptions-Risikobewertung vorgenommen. Dabei wurden bestimmte Risikoszenarien und kritische Situationen mit Teilnehmenden aus dem Management und den verschiedenen Fachbereichen besprochen und bewertet. Auf Basis bestehender Prozesse und unter Einbeziehung der Erkenntnisse aus der praktischen Umsetzung dieser Prozesse wurden mögliche Schwachstellen und Verbesserungspotentiale analysiert. (Die Risikoanalyse erfolgte nicht nach Standorten, sondern stets auf der Grundlage möglicher Szenarien und Situationen mit Berücksichtigung der jeweils betroffenen Geschäftseinheiten. Aus diesem Grund ist eine Auskunft zur Abdeckung von Standorten nicht möglich.)
Die im Ergebnis dieses Prozesses vorgenommene Bewertung wurde durch das Management Board (COMEX) von Veolia in Deutschland diskutiert und freigegeben. Auf Basis dieser Bewertung wurde zunächst ein globaler Maßnahmenplan für Veolia in Deutschland erstellt und vom COMEX freigegeben. Auf Basis der Risikoanalyse und des globalen Maßnahmenplans wurden in bestimmten Schlüsselbereichen (Finanzen, Kommunikation, M&A, Vertrieb, Einkauf, Operations) individuelle Maßnahmenpläne erstellt. Die Umsetzung der Maßnahmen wurde regelmäßig kontrolliert. Eine erneute Bewertung der Korruptionsrisiken für Veolia in Deutschland ist für 2022 geplant. Die Risikobewertung fließt unter anderem in die Planung und Umsetzung von Trainings- und Kommunikationskampagnen und von individuellen Trainings- und Kommunikationsmaßnahmen ein. Dies ist am Beispiel Wettbewerbsrisiken näher erläutert: Das Potenzial der Beteiligung an wettbewerbswidrigen Praktiken ist ein Risiko, dem wir ausgesetzt sind. Die Gruppe misst der strikten Einhaltung (Compliance) der für seine Geschäftsfelder geltenden Wettbewerbsvorschriften größte Wichtigkeit zu, und zwar in allen seinen operativen Komponenten und in allen Ländern, in denen es tätig ist. Veolia als Gesamtkonzern „fordert all seine Mitarbeitenden auf, ständig vor diesen Risiken auf der Hut zu sein“ (Competition Law Compliance Guide, veröffentlicht 2010. Seite 2, Einführung von Antoine Frérot). Um die Einhaltung sicherzustellen, hat die Gruppe zahlreiche Maßnahmen ergriffen:  Zuwiderhandlungen gegen die internen Richtlinien können eine interne Ermittlung nach sich ziehen. Es kann außerdem zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen und zu externen Ermittlungen, zivilrechtlichen Verfahren und Strafanzeigen führen.