In unseren Verhaltenscodex (Code of Conduct) haben wir alle Werte, Prinzipien und Methoden niedergelegt, die die Geschäftstätigkeit der Berlin Hyp auszeichnen. Er beinhaltet die Selbstverpflichtung aller Mitarbeiter der Berlin Hyp gegenüber Kunden, Vertriebspartnern, Dienstleistern und übrigen Marktteilnehmern zu ethischem und rechtlich korrektem Handeln. Er dient gemeinsam mit unserem Nachhaltigkeitsleitbild der Sicherung und Steigerung des Unternehmenswerts.
Das Thema Risikocontrolling bildet einen eigenen Bereich in unserer Organisationsstruktur. Die Themen Compliance und Recht sind zentral im Bereich Unternehmensentwicklung verankert. Der Leiter der Unternehmensentwicklung übernimmt damit auch die Funktion des Nachhaltigkeits-, Compliance- und Geldwäschebeauftragten. Er berichtet regelmäßig an den Vorstand und mindestens einmal jährlich an den Aufsichtsrat.
Grundlage für das Einschätzen und Minimieren potenzieller Risiken aus Geldwäsche, Terrorismus und sonstigen strafbaren Handlungen ist die sogenannte Gefährdungsanalyse. Sie wird einmal jährlich durchgeführt und umfasst alle Standorte. Die Analyse erfasst auch Betrugsrisiken – unter anderem Korruption – und bewertet die entsprechenden Kontrollaktivitäten der Einheiten. Die aus der Gefährdungsanalyse abgeleiteten Maßnahmen zur Prävention überprüft die Bank regelmäßig und ergänzt sie bei Bedarf. Darüber hinaus analysieren wir bekannt gewordene Fälle oder Verdachtsfälle der gesamten Branche, um Präventionsmaßnahmen zu verbessern und künftige Risiken bestmöglich auszuschließen.
Die Berlin Hyp duldet keine Form von Korruption oder Bestechung. Um zweifelsfreie Entscheidungen treffen zu können, gibt es bei der Berlin Hyp verbindliche Vorgaben für die Annahme und Gewährung von Geschenken, Vergünstigungen und Einladungen zu Veranstaltungen. Als weitere vorbeugende Maßnahme ist der Bestell- und Einkaufsprozess zentral im Bereich Organisation und IT verankert. Er wird durch die Neutrale Stelle verantwortet. Mit der Neutralen Stelle ist eine Organisationseinheit geschaffen worden, die für eine einheitliche Behandlung im Bestellwesen sorgt. Sämtliche Ausschreibungsverfahren werden hier koordiniert. Darüber hinaus werden alle Ausschreibungen durch die Abteilung Compliance begleitet.
Ergänzend zu unseren Maßnahmen in Bezug auf Korruption, Bestechung, Spenden und Sponsoring ist auch das Anbahnen oder Verabreden von Vereinbarungen zur Wettbewerbseinschränkung verboten. Mit Wettbewerbern gehen wir fair und respektvoll um.
Grundsätzlich werden alle Mitarbeiter dazu angehalten, Interessenskonflikte zu vermeiden und sich im ethischen Zweifelsfall an den Vorgesetzten oder einen Mitarbeiter für Compliance bzw. Geldwäsche zu wenden. Strafbare Handlungen von Mitarbeitern werden ausdrücklich nicht toleriert. Aufgedeckte Vorkommnisse verfolgen wir nach dem „Nulltoleranzprinzip“. Sollte sich ein Mitarbeiter nachweislich strafbar gemacht haben, werden jegliche strafrechtlichen, arbeitsrechtlichen sowie zivilrechtlichen Konsequenzen ausgeschöpft. Wir haben umfangreiche Maßnahmen zur Verhinderung, zur Aufdeckung und zur adäquaten Reaktion auf wirtschaftskriminelle Handlungen getroffen. Hierzu nutzen wir nicht nur interne Möglichkeiten, sondern auch entsprechende externe Informationen von Kunden, Geschäftspartnern oder sonstigen Dritten. Zu diesem Zweck wurde ein Hinweisgebersystem („Whistleblowing“) eingeführt.