Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Das Thema „Compliance“ ist in der Bundesdruckerei GmbH im Bereich „Internal Audit, Compliance & Data Privacy Protection“ zentral verankert. In einem konzernübergreifenden Compliance-Management-System stellt die Bundesdruckerei-Gruppe klare Regeln für die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern auf. Prozesse werden transparent gestaltet, dokumentiert, regelmäßig kontrolliert und verbessert. Wesentliche Bestandteile des Systems sind die Leitlinie „Verhalten im Unternehmen“ und die Compliance-Richtlinie.
Jeder Mitarbeiter ist aufgefordert, bei Compliance-Verstößen seine/ihre Führungskraft oder den Bereich IA zu informieren. Ein Compliance-Verstoß bzw. -Vorfall liegt bei jeder Nichteinhaltung von Normen (Gesetze, Selbstregulierung, Branchenstandards) sowie betriebsinternen Richtlinien und Regelungen vor. Hinweise können auch anonym gegeben werden. Der Umgang mit Hinweisen und Meldungen ist in der Compliance-Richtlinie geregelt, die Meldewege im Formular „Meldung eines Compliance-Vorfalls“.
Die Leitlinie „Verhalten im Unternehmen“ ist Bestandteil der Arbeitsverträge und damit für alle Mitarbeiter verbindlich. Sie enthält neben der Pflicht zur Einhaltung aller Gesetze im In- und Ausland das Verbot, Bestechungs- oder Beschleunigungsgelder, unangemessene Geschenke oder andere Zuwendungen zu geben oder anzunehmen. Zudem existieren Regelungen zur Vermeidung von Interessenkonflikten. Im Rahmen von Compliance-Checks wird geprüft, ob Interessenskonflikte bestehen könnten.
Die Einhaltung der Vorschriften ist über das interne Kontrollsystem, die Revision und durch regelmäßig, alle zwei Jahre stattfindende Prüfungen des Compliance-Management-Systems gemäß IDW PS 980 durch unterschiedliche (externe) Wirtschaftsprüfungsunternehmen sichergestellt. So wurde auch für das Berichtsjahr eine Prüfung vorgenommen und das System als angemessen, implementiert und wirksam bewertet.
Die Überprüfung des Compliance-Management-Systems wird sowohl von internen als auch von externen Prüfern (in der Regel Wirtschaftsprüfungsgesellschaften) vorgenommen. Regelmäßig sind, insbesondere in Bezug auf Anti-Korruption, Reisekosten „Externer“ sowie Kosten für Geschenke Gegenstand von Revisionsprüfungen. In den Prüfberichten der Internen Revision werden Maßnahmen und Empfehlungen ausgesprochen und mittels Follow-up-Prüfungen überwacht.
Die Verantwortlichkeit für das Thema Compliance liegt beim Chief Compliance Officer (CCO). Die Gesamtverantwortung für das Compliance-Management-System liegt bei den gesetzlichen Vertretern der Bundesdruckerei-Gruppe. Der CCO ist direkt dem CEO unterstellt und berichtet ad hoc und regelmäßig quartalsweise an die Geschäftsführung.
Alle zwei Jahre wird durch ein internes E-Learning bzw. die Einholung einer schriftlichen Erklärung sichergestellt, dass die Mitarbeiter Kenntnis von der Leitlinie „Verhalten im Unternehmen“ haben und sich daran halten. Zudem findet monatlich eine Qualitäts- und Sicherheitsmesse für neue Mitarbeiter statt, bei der auch die Themen Compliance und Anti-Korruption behandelt werden. In diesem Jahr fand zudem eine Korruptionspräventionsschulung durch externe Rechtsanwälte statt, bei der Führungskräfte, Vertriebsmitarbeiter, Mitarbeiter aus den Bereichen Einkauf, Innovation, Legal Affairs, Consult & Service, Corporate Strategy & Planning und Internal Audit teilgenommen haben.
Die Mitarbeiter werden im Intranet, über die Mitarbeiterzeitschrift und den Führungskräfte-Newsletter über wesentliche Compliance-Themen informiert. Spezielle Compliance-Projekte (z. B. die Einführung der Leitlinie „Verhalten im Unternehmen“, Campus-Week 2015, kartellrechtliche Do‘s & Dont‘s 2016) werden von einem Kommunikationskonzept begleitet.
Der im Intranet abrufbare Compliance-Ticker informiert die Mitarbeiter über aktuelle mediale Compliance-Vorfälle. Mithilfe von Fachzeitschriften informieren sich die entsprechenden Bereiche über gesetzliche Neuregelungen, Rechtsprechung sowie Compliance-Themen. In Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachbereichen prüft der Bereich Interne Revision inwieweit interne Regelungen angepasst und Neuerungen an die Mitarbeiter zu kommunizieren bzw. Schulungen durchzuführen sind.
Ziel des Compliance-Management-Systems ist, systematisch die Voraussetzungen in der Organisation dafür zu schaffen, dass Verstöße gegen Compliance-Anforderungen vermieden werden sowie eingetretene Verstöße erkannt und Hinweise behandelt werden können.
Ein erhöhtes Risiko für Korruption besteht für die Bereiche Einkauf, Vertrieb und Finanzen. Die Mitarbeiter und Führungskräfte werden daher häufiger und mit spezialisierten Schulungseinheiten zum Thema Anti-Korruption in unterschiedlichen Formaten (z.B. Präsenzschulungen und E-Learning) geschult.