20. Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten

Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.

Das Compliance Kernteam hat gemeinsam mit dem Betriebsrat und der Geschäftsleitung einen sogenannten Verhaltenskodex entwickelt auf deutscher, englischer, italienischer und polnischer Sprache. , in dem für alle Mitarbeitenden verbindliche Regeln festgelegt sind. Jeder Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex wird nicht toleriert und hat entsprechende Konsequenzen. Darüber hinaus hat FRoSTA 15 Werte etabliert, die gleichwohl von allen Mitarbeitenden gelebt werden. Missstände, insbesondere gegen geltendes Recht und gegen unseren internen Verhaltenskodex können über eine eigens dafür eingerichtete E-Mail Adresse und über eine Telefonnummer angezeigt werden. Spätestens im Oktober 2021 werden wir zudem ein anonymes digitales Meldesystem etablieren, wo interne, aber auch externe Personen Verstöße jeglicher Art melden können. Darüber hinaus haben wir das Compliance Management System in der Richtlinie GP-001 genau und detailliert beschrieben. Nach Durchführung eines Risk-Assessments haben wir festgestellt, dass unsere größten Risiken im Bereich Bestechung, Korruption und Datenschutz liegen. Genau diese Themen sind darüber hinaus in den speziellen Richtlinien noch einmal beschrieben, GP-003 (Bestechung), GP-009 (Korruption) and GP-027 (Datenschutz). Jegliche Verstöße gegen diese Regeln werden entsprechend sanktioniert.     In unserer Richtlinie „Compliance Management System“ ist festgelegt, was FRoSTA unter Compliance versteht, warum es so wichtig für uns ist und welche Konsequenzen ein Compliance-Verstoß hat. Der Vorstand von FRoSTA hat ein Compliance-Kernteam bestimmt, welches aus allen relevanten Abteilungen besteht. Das Team kümmert sich um die Erstellung der Risikoanalyse, geht gezielt gegen Compliance-Verstöße vor, entwickelt das System laufend weiter und plant weitere Schulungen im diesem Bereich. Es handelt sich bei allen diesen Punkten um einen laufenden Prozess, der ständig weiter entwickelt wird. Auf aktuelle Gesetzesänderungen auf Länder und EU-Ebene reagiert FRoSTA zielgerichtet. So hat FRoSTA für alle Standorte jeweils Datenschutzbeauftragte benannt. Diese Datenschutzbeauftragten schulen die Mitarbeitenden je nach Tätigkeitsfeld mit jeweils speziellen Datenschutzsensibilisierungsschulungen, die mindestens einmal im Jahr stattfinden. Auf Basis eines einmal pro Monat aktualisierten Rechtskatasters prüft FRoSTA Aktualisierungen im Umwelt-, Energie-, Anlagen-, Lebensmittel- und Arbeitssicherheitsrechts. Die entsprechenden Fachabteilungen sind für die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen zuständig, wo wiederum auch die entsprechenden gesetzlichen Anforderungen umgesetzt werden. So kümmert sich z. B. die Abteilung Operations um das Thema Anlagenrecht.

Es werden alle Mitarbeiter:innen auf den Verhaltenskodex über das Tool SAP SuccessFactors geschult und auch auf den Inhalt per Quiz getestet. Des Weiteren werden die sensiblen Bereiche, wie Einkauf, Marketing und Vertrieb auf unsere Kartellrechts- sowie Antikorruptionspolitik geschult. Darüber hinaus finden sogenannte Jahresgespräche mit allen Bereichsleitungen statt, um neue Risiken zu definieren und Lösungsansätze zu vermitteln. Des Weiteren haben wir ein "Whistleblowing-System" integriert, bei dem alle Mitarbeiter:innen die Möglichkeit haben, einen Verstoße gegen bestehendes Recht und interne Regeln anzeigen zu können. Dabei wird jedem Hinweis nachgegangen bzw. auch auf Wunsch, anonym behandelt. Darüber hinaus gibt es für die sensiblen Bereiche, wie Einkauf und Verkauf alle zwei Jahre Präsenzschulungen. Ebenso wird der Vorstand und das Top-Management alle zwei Jahre durch Präsenzschulung auf Compliance-Themen sensibilisiert.

In erster Linie ist der Vorstand nach außen dafür verantwortlich, dass sich alle Mitarbeiter:innen an die bestehenden Gesetze und internen Regeln halten. Dabei gilt das Prinzip "Tone from the Top", d. h. der Vorstand und das Management halten sich selbst an die Regeln und geben auch an, dass sie keinerlei Verstöße tolerieren und diese auch entsprechend sanktionieren.

Aktuell sind wir bei FRoSTA dabei, eine Compliance Organisation aufzubauen und das Thema Compliance tief in die Organisation zu tragen. Bisher existieren noch keine internen Ziele in diesem Bereich, sind aber aktuell dabei einen Prozess einzurichten, damit diese Daten bei kommenden Berichterstattungen angegeben werden können. Des Weiteren erwarten wir von unseren Lieferanten die Einhaltung von ethischen und sozialen Standards, die auf den Konventionen der internationalen Arbeitsorganisation (ILO) und den Business Social Compliance Initiativen (BSCI) beruhen.Durch die Zusammenarbeit mit Lieferanten aus der ganzen Welt, besteht im Bereich Einkauf ein erhöhtes Risiko im Hinblick auf Bestechung, da das Thema Compliance in anderen Teilen der Welt teilweise anders interpretiert ist. Darüber hinaus arbeiten Mitarbeiter:innen aus einigen Verkaufsbereichen in sogenannten Berufsverbänden mit anderen Wettbewerbern zusammen. Auch auf Messen treffen sich einige Kolleg:innen mit Mitbewerber:innen. In diesen beiden Bereichen besteht daher ein erhöhtes Risiko im Hinblick auf Korruption.

Alle FRoSTA Niederlassungen sind auf Korruptionsrisiken geprüft worden. Es gibt keine uns bekannten Korruptionsfälle bei der FRoSTA AG.