Der Code of Conduct – unsere Grundlage für integres Verhalten

Als verantwortungsvoll geführtes Unternehmen geben wir unseren Mitarbeitern Grundsätze und Regeln für ein korrektes und eigenverantwortliches Verhalten an die Hand, insbesondere im Umgang mit Kunden,­ Geschäftspartnern und Kollegen. Das Compliance Office (NB 18) hat in Zusammenarbeit mit den Fach­bereichen einen Verhaltenskodex („Code of Conduct“) entwickelt, der seit dem 3. Dezember 2012 den Rahmen für sämtliche Richt- und Leitlinien bildet. Darüber hinaus haben Vertreter der einzelnen Compliance-Funktionen und die jeweiligen Nachhaltigkeitsbeauftragten der DZ BANK Gruppe einen ­Verhaltenskodex für die Gruppe erarbeitet, der im Mai 2014 in Kraft getreten ist und für die gesamte DZ BANK Gruppe gilt.

Dieser Verhaltenskodex formuliert unser Verständnis von integrem Verhalten und einer ethisch fundierten Unternehmenskultur. Er verbindet interne Grundsätze und externe Marktstandards und bekräftigt unser Bekenntnis zur Nachhaltigkeit. Um eine erfolgreiche Zusammenarbeit unserer Mitarbeiter zu gewährleisten, legt er nicht nur Richtlinien für den Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern fest, sondern auch für eine gute Unternehmensführung. Damit leistet der Kodex einen wichtigen Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung der DZ BANK und bietet unseren Mitarbeitern eine gute Orientierung im Umgang mit der zunehmenden Vielfalt an Vorschriften und Regulationen.

Über den Code of Conduct informiert die DZ BANK unter anderem in ihrem Compliance-Portal, das interne Portal für Arbeitsanweisungen und die Begrüßungsseite für neue Mitarbeiter im Intranet. Zudem haben wir den Verhaltenskodex in bestehende Trainingsprogramme integriert.

Die Gewährleistung rechtskonformen Handelns (Compliance) spielt in der Finanzbranche eine wichtige Rolle – und ist für die DZ BANK seit vielen Jahren eine Selbstverständlichkeit. Bei der Bekämpfung von Insiderhandel und Marktmanipulation, Korruption oder sonstigen strafbaren Handlungen sowie bei der­ Durchsetzung von Finanzembargos fordern Re­gie­rungen die Unterstützung der Finanzwirtschaft ein. Zusätzliche Regeln beschränken Transaktionen und verpflichten die Institute zu Offenlegung und strengen Prüfungen. Dieser enge gesetzliche Rahmen wirkt sich grundlegend auf unsere Geschäftstätigkeit als Bank aus. Überdies hat der Gesetzgeber die Anforderungen an die Compliance-Funktion in Banken in den vergangenen Jahren kontinuierlich verschärft. So konkretisierte die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) Regelungen des Wertpapierhandelsgesetzes durch die Mindestanforderungen an Compliance und die weiteren Verhaltens-, Organisations- und Transparenzpflichten (MaComp). Mit der Novellierung der Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) haben sich die Aufgaben und Pflichten des Compliance Office nochmals erweitert.

Als Spitzeninstitut der Genossenschaftlichen FinanzGruppe trägt die DZ BANK eine besondere Verantwortung, um ordnungsgemäße Geschäftspraktiken in ihrem Haus zu gewährleisten. So haben wir unter Berücksichtigung internationaler Standards bereits in den 1990er-Jahren ein zentrales Compliance Office als Schnittstelle zu den übrigen Bankfunktionen eingerichtet. Dieses verantwortet gemäß den rechtlichen ­Anforderungen vor allem die Kapitalmarkt-Compliance, die Geldwäscheprävention und die neue Compliance-Funktion nach den MaRisk. Zugleich bildet das Compliance Office die zentrale Stelle, um sonstige strafbare Handlungen zu verhindern. Die Compliance-Experten beraten Führungskräfte, Mitarbeiter und Geschäftseinheiten der Bank in Bezug auf die Umsetzung und Kontrolle der gesetzlichen Anforderungen. Darüber hinaus überprüft das Compliance Office, ob die Vorschriften des Wertpapierhandelsgesetzes, das Verbot von Insiderhandel und die Regeln zu Mitarbeitergeschäften eingehalten werden, und stellt sicher, dass die Bank nicht für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung missbraucht wird. Der Leiter des Compliance Office berichtet in seiner Funktion als Compliance-Beauftragter, Geldwäsche- und Gruppengeldwäsche­beauftragter direkt und regelmäßig an den Vorstand und den Aufsichtsrat.

Unter dem Dach des 2012 eingeführten Verhaltenskodexes vereinigt die DZ BANK verschiedene Instrumente zur Betrugsprävention. Dazu gehören unter anderem die Richtlinien für den Umgang mit Geschenken, Arbeitsanweisungen zur Betrugsprävention sowie ein Hinweisgebersystem und Schulungen.

Ein wichtiger Baustein der Betrugsprävention ist die 2010 in der DZ BANK eingeführte Geschenkerichtlinie. Sie gibt unseren Mitarbeitern klare Anweisungen für den Umgang mit Geschenken und Einladungen.

Zur Beurteilung neuer Kunden verwenden wir Anweisungen und Regelungen, um die „Know-your-Customer“- sowie die „Customer Due Diligence“-Anforderungen des Geldwäschegesetzes (GWG) zu erfüllen. Eine fortlaufende Überwachung auf Transaktions- und Kundenebene ist implementiert; das Compliance Office kontrolliert die Einhaltung der Vorgaben.

Bei der Erhebung von Geldwäsche- und Betrugsrisiken für die jährlich aktualisierte Gefährdungsanalyse arbeitet das Compliance Office unter anderem eng mit der Gruppe Operationelle Risiken aus dem Bereich Risikocontrolling zusammen.

Hinsichtlich der Compliance-Funktion nach den ­MaRisk (BA) haben die relevanten Tochterunternehmen die Vorgaben in Abstimmung mit der DZ BANK umgesetzt. Das Compliance der DZ BANK macht grundlegende Vorgaben für die gruppenweit anzuwendenden Verfahren zur Identifikation relevanter Compliance-Risiken. Hierzu stimmt es sich mit den Gruppenunternehmen ab und stellt somit eine gruppenweit einheitliche Vorgehensweise sicher. Die Verantwortlichen für die Compliance-Funktionen berichten jeweils unmittelbar dem zuständigen Vorstandsdezernenten.
Um Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen, ­haben unsere Mitarbeiter die Möglichkeit, diese vertraulich anzuzeigen. Zusätzlich zu einer Compliance- und Geldwäsche-Hotline betreiben wir ein Hinweisgebersystem (Whistleblowing-Hotline), das den Beschäftigten unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität die Möglichkeit gibt, Hinweise auf mögliche strafbare Handlungen an den Leiter des Compliance Office als internen Ombudsmann oder einen erfahrenen Vertrauensanwalt als externen Ombudsmann zu leiten. Sie gewährleisten die dem Hinweisgeber zugesicherte Vertraulichkeit im Rahmen des Mandatsgeheimnisses auch gegenüber öffentlichen Stellen. Die Informatio­nen werden durch ein Komitee vertraulich geprüft. Dieses System hilft uns, Gesetzeskonformität zu gewährleisten sowie Reputations- und Vermögensschäden für die DZ BANK zu vermeiden.

Regelmäßig erhalten unsere Mitarbeiter verpflichtende Schulungen zu den Themen Compliance für Banken, Geldwäscheverhinderung, Verbot von Marktpreismanipulation und Betrugsprävention. Unsere Schulungsquote liegt im Schnitt bei 99 Prozent. Zusätzlich dazu bieten wir Seminare zu speziellen Themen wie der ­Anlageberatung oder dem Interessenkonfliktmanagement. Überdies arbeiten wir seit 2012 mit einer Software, die alle Handelsgeschäfte auf Marktpreis­manipulation untersucht.