Nachhaltigkeitsbericht 2016, S.6, 7

Ethikkodex

Verbindlicher Orientierungsrahmen für das Handeln der Mitarbeiter und Dritter, die im Namen der Deka-Gruppe agieren, ist der Ethikkodex. Er ist Grundlage für eine rechtskonforme, offene, transparente und mehrwertorientierte Unternehmenskultur der Deka-Gruppe. Der Kodex ist in seiner aktuellen Fassung vom 1. Juni 2014 für alle Stakeholder auf der Website der Deka-Gruppe einsehbar. Die Einhaltung der Wohlverhaltensregeln wird ab dem Geschäftsjahr 2016 einheitlich für alle Mitarbeiter der Deka-Gruppe überprüft. Im Rahmen des Zielerreichungsgesprächs bewertet die Führungskraft anhand des Ethikkodexes, ob das Verhalten des Mitarbeiters im Einklang mit den Wohlverhaltensregeln stand.

Compliance

Der Zentralbereich Compliance trägt maßgeblich dazu bei, dass sich die DekaBank stets im Einklang mit den jeweils gültigen gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Regelungen sowie den zum Teil noch strengeren internen Vorgaben verhält. Im Zentralbereich sind die Themenkomplexe Kapitalmarkt- und Immobilien-Compliance, MaRisk-Compliance, Steuer-Compliance und Informationssicherheitsmanagement zusammengefasst. Er ist zudem für die Geldwäschebekämpfung, die Abwehr von Terrorismusfinanzierung, die Umsetzung von EU-Sanktionen und Embargos sowie die Prävention von betrügerischen und sonstigen strafbaren Handlungen zuständig.

Der Zentralbereich entwickelt für die relevanten Fragestellungen gruppenweite Standards und Richtlinien und sorgt mit entsprechenden Schulungen und Beratung für deren Umsetzung. Darüber hinaus ist er regelmäßig in Projekte und Prozesse eingebunden, die sicherstellen sollen, dass die Deka-Gruppe die regulatorischen Anforderungen erfüllt und eventuelle Interessenkonflikte frühzeitig identifiziert und möglichst vermeidet. Der Zentralbereich führt Überwachungs- und Kontrollaufgaben auf allen Ebenen des Bankbetriebs durch und wirkt systematisch auf die Reduzierung potenzieller Compliance-Risiken hin.

Durch die „Mindeststandards zur Verhinderung der Geldwäsche“ stellt die DekaBank als übergeordnetes Unternehmen die Einhaltung der Sorgfaltspflichten im Sinne des Geldwäschegesetzes (GwG) und des Kreditwesengesetzes (KWG) sicher, sodass die Transparenz über Kunden und die dahinterstehende Gesellschafterstruktur in Deutschland ebenso gegeben ist wie in den Tochtergesellschaften.

Alle Mitarbeiter werden durch eine entsprechende Erklärung im Rahmen ihres Arbeitsvertrags bei Beginn des Arbeitsverhältnisses verpflichtet, das Bankgeheimnis sowie den Datenschutz einzuhalten. Dieses erfolgt nach den jeweiligen landesspezifischen Gesetzen (Deutschland, Luxemburg).

Ein Hinweisgebersystem (Whistleblowing) stellt sicher, dass Hinweise von Beschäftigten, aber auch von externen Personen auf illegale oder unredliche Handlungen dem Ombudsmann der DekaBank vertraulich gemeldet werden können. Der Ombudsmann prüft den Sachverhalt und leitet die relevanten Informationen unter Wahrung der Vertraulichkeit an die DekaBank weiter. Er unterliegt dabei als Rechtsanwalt der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Über das Hinweisgebersystem sind so die Anonymität und der Schutz von Hinweisgebern sichergestellt.

Die Experten des Compliance-Bereichs stehen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei Fragen zu Integritätsthemen als Ansprechpartner zur Verfügung. Ihre Kontaktdaten werden den Beschäftigten bereits bei Eintritt in das Unternehmen kommuniziert und sind jederzeit im Intranet zugänglich sowie auf Schulungsunterlagen zu finden. Verfahren und Kontrollen in den Facheinheiten, aber auch innerhalb der Compliance-Einheit selbst dienen der Verhinderung und Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten und sind ein fester Bestandteil des Compliance-Managementsystems der Deka-Gruppe.

Im Rahmen der Korruptionsbekämpfung hat die Deka-Gruppe geregelt, unter welchen strengen Rahmenbedingungen Geschenke und Einladungen sowie die Gewährung jedweder anderer Vorteile von und gegenüber Dritten angenommen beziehungsweise ausgesprochen werden dürfen. Der Genehmigungsprozess ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter inklusive der Organe verbindlich schriftlich fixiert, und sein Inhalt wird durch entsprechende Publikationen allgemein bekannt gemacht.

Grundsätzlich dürfen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit weder für sich noch für Dritte Geschenke oder Einladungen fordern oder annehmen beziehungsweise gewähren, soweit dadurch die Interessen der DekaBank oder ihrer Kunden beeinträchtigt werden könnten. Die Gewährung von Geschenken und Einladungen ist, sofern sie den geltenden Gesetzen und anderen Normen entspricht, bis zu einem gewissen Gradmit der marktüblichen Praxis vereinbar. Da hier aber die professionelle Unabhängigkeit aller Beteiligten infrage stehen kann, sind die Mitarbeiter angehalten, schon den bloßen Anschein von Interessenkonflikten zu vermeiden.

Die Regelungen und Prozesse zur Einhaltung der gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorgaben setzen häufig bei den einzelnen Mitarbeitern an. Um diese über die für sie relevanten Aspekte zu informieren, führt Compliance in der gesamten Deka-Gruppe Pflichtschulungen durch, für ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt es zusätzliche Schulungen. Bei Bedarf werden darüber hinaus ad-hoc-Schulungen angeboten. Das Schulungskonzept basiert auf Präsenzschulungen in Kombination mit webbasierten Trainings und Schulungsbriefen.

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