Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Strategien und konkrete Maßnahmen
Compliance muss gelebte Unternehmenswirklichkeit und damit Teil des Arbeitsalltages aller MitarbeiterInnen werden.
Dazu gehört, dass alle MitarbeiterInnen die GA-Geschäftansweisungen "Compliance-Handbuch_SWL" und BV-Betriebsverinbarungen "Verhaltenskodex" sowie alle weiteren relevanten GA-Geschäftsanweisungen kennen und in der Praxis auch einhalten können.
Die o.g. GA-Geschäftsanweisungen, BV-Betriebsvereinbarungen und BA-Betriebsanweisungen sind allen MitarbeiterInnen über das OHB/UHB-Unternehmenshandbuch zugänglich Es gibt dazu keine Stelle "Revision", sondern nur den externen Ansprechpartner/Ombudsperson und damit erfolgt dies vor allem präventiv.
Die regelmäßige Aktualisierung der GA-Geschäftsanweisungen, BV-Betriebsvereinbrungen und BA-Betriebsanweisungen erfolgt mit dem Geschäftsführer über den Stab-Bereich Unternehmenssteuerung | hier Organisationsentwicklung bzw. über die BereichsleiterInnen hinsichtlich Verantwortlichkeit der jeweiligen Anweisungenund Vereinbarungen.
Jeder und jede ist für das Thema Compliance mit verantwortlich, da die Geschäftsanweisungen und Betriebsvereinbarungen bekannt sind. Diese werden regelmäßig mit Unterweisungen über das Online-Tool "WIR-Campus" geschult.
Insbesondere Führungskräfte sind aufgerufen, die Umsetzung aktiv zu fördern. Dazu gehört die Sicherstellung, dass alle ihm oder ihr zugeordneten MitarbeiterInnen den Verhaltenskodex kennen und ihn dadurch in der Praxis auch einhalten können.
Wir haben diese Ziele erreicht, zumal uns über unser aktuelles Hinweisgebersystem (Ansprechpartner) im Bericht über die benannte externe Ombudsperson keine Vorfälle angezeigt wurden. Ein internes und externes Hinweisgebersystem über die Homepage ist bereits eingeführt, um mögliche Verstöße zu melden.
Es wurde soweit das Ziele erreicht, dass aktuell keine Meldung an die Ombusperson gemäß Prozess erfolgt sind.
Eine Maßnahme als Zielvorgabe ist, dass regelmäßig (alle zwei Jahre) eine WTT-Campus-Schulung „Compliance“ für jeden Mitarbeiter erfolgt und diese von der Führungskraft überprüft werden (u.a. mit der jährliche Gefährdungsbeurteilung).
Ein weiteres Ziel ist es, mit der Online-WTT-Campus-Schulung die Verknüpfung zu den entsprechenden GA-Geschäftsanweisungen, BV-Betriebsvereinbarungen und BA-Betriebsanweisungen gemäß OHB/UHB-Unternehmenshandbuch jedem Mitarbeiter nochmals zugänglich zu machen.
Ab 2024 wird eine weitere WTT-Campus-Schulung „Kompaktwissen Hinweisgeber“ als Pflichtschulung aufgenommen.
Risiken
Die Risiken werden über den Prozess gemäß GA-Geschäftsanweisungen "RMH - Risikomanagement-SWL-Handbuch" bzw. über das Risikokomitee definiert und bewertet und in der Folge werden separate GAs veranlasst bzw. angepasst. Der Schwerpunkt liegt beim Thema Organisationsverschulden, der Einhaltung des Arbeitsschutzes und dem Energieeinkauf. Die KundInnen des Netzes müssen diskriminierungsfrei behandelt werden und auch die vertrieblichen Kundendaten sind für Dritte kritisch.