Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Die konsequente Einhaltung geltenden Rechtes und wertegeleitetes Handeln sind ein Fundament unserer unternehmerischen Aktivität an allen unseren Standorten. Diskriminierendes Handeln egal in welcher Form hat in unserem Unternehmen, das von Offenheit und Internationalität geprägt ist, keinen Platz. Wir verfügen über eine Konzernrichtlinie, die auf den Prinzipien des Ehrbaren Kaufmanns und des United Nations Global Compact basiert. Um Integrität und Compliance sicherzustellen, prüfen wir sie fortlaufend auf ihre Angemessenheit und Wirksamkeit hin.
Die Verantwortung für die Themen Integrität und Compliance liegen bei unserem Chief Compliance Officer, der sich dazu in regelmäßigen Abständen mit unserer Geschäftsführung austauscht. Da viele der Themen unmittelbar unsere Mitarbeitenden betreffen, findet zudem eine enge Zusammenarbeit mit dem Bereichsleitenden für Corporate Affairs (Corporate Communications, HR, Legal) statt.
Um Integrität und Compliance, insbesondere im Hinblick auf Korruption, sicherzustellen, prüfen wir die Compliance-Systeme unserer Tochtergesellschaften seit 2020 auf deren Angemessenheit hin. Im Jahr 2020 wurden dabei die Systeme von 2 Tochtergesellschaften überprüft und keine Defizite festgestellt. Dies gilt auch für das Jahr 2021. Bis 2025 werden wir die Überprüfung der Angemessenheit auf alle 9 Tochtergesellschaften ausdehnen. Zudem prüfen wir nicht nur die Angemessenheit, sondern auch die Wirksamkeit der Systeme. Auch hier wollen wir bis 2025 alle Tochtergesellschaften entsprechend prüfen.
Um Korruption über unsere Unternehmensgrenzen hinaus auch in unserer Wertschöpfungskette zu bekämpfen, binden wir ab 2022 Antikorruptionsklauseln in Verträge und AGBs ein. Insbesondere durch Neuabschlüsse werden wir so die Zahl der Vertragsbeziehungen auf Basis entsprechender Klauseln kontinuierlich steigern. Unser Ziel für das Jahr 2022 ist, dass 10 % aller unserer Verträge entsprechende Klauseln beinhalten. Bis 2025 wollen wir diese Zahl auf 80 % ausdehnen.
Gleichsam überarbeiten wir auch unseren Code of Conduct in regelmäßigen Abständen, denn auch hier ist es aufgrund der großen Dynamik und der sich ständig verändernden Rahmenbedingungen notwendig, unseren Mitarbeitenden einen zeitgemäßen Leitfaden an die Hand geben zu können.
Unser Code of Conduct macht zu folgenden Themen verbindliche Vorgaben für unsere Mitarbeitenden: Geschenke, Bewirtungen und Einladungen mit dem Fokus auf Korruptionsprävention und Dokumentationspflichten, Reiserichtlinien und Spesenabrechnungen, Beschaffungs- und Einkaufsrichtlinien mit Fokus auf Vergabeprozesse, Wertgrenzen und Rechnungsprüfung. Mögliche Verstöße werden von unserem Chief Compliance Officer untersucht und bei Bestätigung von Verdachtsfällen entsprechend geahndet.
Um Mitarbeitende entsprechend zu sensibilisieren, ihnen notwendiges Wissen zu vermitteln und Handlungsorientierung zu geben, stellen wir für unsere Mitarbeitenden ausgewählte Schulungen zur Verfügung und und planen als Ergänzung eLearning-Angebote. Denn es ist uns wichtig, dass Werte und Normen keine „Papiertiger“ bleiben, sondern aktiv im betrieblichen Alltag gelebt werden. Zudem machen wir das Thema Werte- und Compliance-Management durch eine umfassende Kommunikation im Intranet greifbar.
Doch auch über unsere Unternehmensgrenzen hinaus sind wir bestrebt, werte- und normbasiertes Handeln zu fördern und durchzusetzen. So werden wir voraussichtlich im Jahr 2022 unseren Lieferantenkodex in unser Beschaffungssystem einbinden, um die Einhaltung von Gesetzen und Standards umfassend zu berücksichtigen. Wir sind bestrebt, hohe soziale, ökologische und Governance-Standards auch in unserer Lieferkette zu etablieren. Gleichzeitig werden wir die Prozesse zur Prüfung unserer Geschäftspartner erweitern und risikobasierte Sanktionslistenprüfungen durchführen.
Große Bedeutung im Zuge des gesetzes- und richtlinienkonformen Verhaltens kommt dem Datenschutz und der IT-Sicherheit zu. Die fortschreitende Digitalisierung in allen Unternehmensbereichen als Treiber von Innovation macht deren konsequente und umfassende Gewährleistung zu einem wichtigen Baustein unternehmerischer Verantwortung.
Dieser „Corporate Digital Responsibility“ kommen wir nach, indem wir ein angemessenes und rechtskonformes Datenschutzniveau im Sinne der EU-DS-GVO in unserer Organisation etabliert haben, das wir kontinuierlich überprüfen und erweitern. Auch die regelmäßige Schulung von Mitarbeitenden spielt hier eine tragende Rolle, um sicherzustellen, dass die Vorgaben in den betroffenen Unternehmensbereichen entsprechend angewendet werden.
Was die IT-Sicherheit betrifft, gewährleisten wir einen reibungslosen, sicheren und gesetzeskonformen Einsatz der IT Systeme unter konsequenter Beachtung und Einhaltung der drei übergeordneten Schutzziele Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit. Dazu werden wir im Jahr 2022 eine neue und umfassende IT-Sicherheitsrichtlinie für das gesamte Unternehmen ausarbeiten und implementieren.
Insgesamt verstehen wir unser Werte- und Compliance-Management als integralen Bestandteil unseres Risikomanagements, das uns hilft, wirtschaftliche, rechtliche und Reputationsrisiken zu reduzieren und dadurch einen wichtigen Beitrag zur Stabilität und zum Erfolg unseres Unternehmens leistet.