Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien
Die Geis Gruppe verpflichtet sich, alle für das Unternehmen zutreffenden Gesetze, Vorschriften, Verordnungen und behördlichen Vorgaben, etc. einzuhalten. Rechtssicherheit und -konformität sind nur gegeben, wenn alle relevanten Gesetze, bindenden Verpflichtungen und Verordnungen bekannt sind und im gesamten Unternehmen umgesetzt werden.

Die Verantwortung liegt grundsätzlich beim Unternehmer bzw. seinem gesetzlichen Vertreter und wird durch die „Übertragung der Unternehmerpflichten“ an die Führungskräfte delegiert. Die Unternehmerpflichten als Gesamtheit können nur auf die Führungsebenen bis zur Bereichsleitung, Niederlassungs- oder Standortleitung übertragen werden. Die betroffenen Führungskräfte haben die Aufgabe, die Rechtskonformität in ihrem Verantwortungsbereich eigenverantwortlich sicherzustellen, sich proaktiv über die relevanten Rechtsvorgaben und deren Änderungen zu informieren und für deren Bekanntgabe und Umsetzung im Verantwortungsbereich zu sorgen. Zur Unterstützung der Geschäftsleitung und der Führungskräfte wurde im Intranet ein Rechtskataster aufgebaut. Dort sind die relevanten Rechtsgebiete abgebildet. Jedes Rechtsgebiet wird von einem zuständigen Firmen-Bereich bzw. einer Fachabteilung oder Person betreut und aktualisiert. Für Rückfragen und Verbesserungsvorschläge oder Ergänzungen ist pro Rechtsgebiet mindestens eine Person genannt.

Code of Conduct – Interner und externer Verhaltenskodex (siehe Kriterium 17, in dem bereits ausführlich berichtet wurde).

Mindestlohn und Arbeitszeit
Die Einhaltung der nationalen Mindestlohnvorgaben wird innerhalb der Geis Gruppe durch alle zuständigen Stellen unter der Kontrolle der Abteilung Lohn + Gehalt sichergestellt. Das Gesetz verlangt darüber hinaus, dass die Geis Gruppe sich vor Auftragserteilung bei ihren Auftragnehmer:innen rückversichert, dass auch für die, bei den für Geis erbrachten Leistungen, eingesetzten Mitarbeitenden der landesspezifische Mindestlohn eingehalten wird. Die Einhaltung der Anforderungen zur maximalen werktäglichen Arbeitszeit und arbeitsfreien Zeit werden über die softwaregesteuerte Arbeitszeiterfassung überwacht. Entsprechende Workflows und automatische Benachrichtigungen ermöglichen den Führungskräften eine entsprechende Steuerung. Die Einhaltung der Lenkzeiten (z. B. nach Fahrpersonalverordnung / Verordnung (EG) Nr. 561/2006) erfolgt durch konsequente Analyse der Fahrerkarten- und Tachodaten des Fahrpersonals in einer separaten Software-Lösung an allen Niederlassungen mit eigenem Fuhrpark.

Schulung der Führungskräfte und Mitarbeitenden
Alle Führungskräfte und Mitarbeitende werden regelmäßig im Rahmen der MVA-Schulung (MVA = Managementverfahrensanweisung) zu den internen Verhaltensstandards geschult. Deren Kenntnisnahme ist persönlich auf einem Schulungsnachweis gegenzuzeichnen.

Datenschutz
Zur Einhaltung des Datenschutzes wurden zahlreiche Maßnahmen getroffen, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu gewährleisten. Die einzelnen Regelungen werden in der Management-Verfahrensanweisung „Datenschutzleitlinie“ beschrieben. Die Geis Gruppe hat eine:n Datenschutz-Beauftragte:n benannt, der/die die Beratungs- und Überwachungsaufgaben nach DSGVO wahrnimmt. Zu seiner Unterstützung wurden Datenschutz-Manager:innen ausgebildet, die in den einzelnen Standorten und Niederlassungen sicherstellen sollen, dass die Datenschutz-Anforderungen eingehalten werden. Die „Zehn goldenen Datenschutzregeln“ werden den Mitarbeitenden regelmäßig geschult.

Compliance
Das Thema Compliance liegt in der Geis Gruppe in den zentralen Fachabteilungen. Jedes Rechtsgebiet wird von einem zuständigen Firmen-Bereich bzw. einer Abteilung oder Person betreut. Beteiligte Akteure sind zum Beispiel die Rechtsabteilung, das Zentrale Qualitätsmanagement oder das Personalmanagement. Bei Änderungen erfolgt direkte Abstimmung mit der Geschäftsführung. Zum Compliance gab es keine bisherigen Ziele. Ein Reporting erfolgt mit der Nachhaltigkeitsberichtserstattung für das Jahr 2022. Eine Risikoanalyse zu Korruption und Bestechung ist bislang noch nicht erfolgt. Ein Reporting erfolgt mit ebenfalls mit der Nachhaltigkeitsberichtserstattung für das Jahr 2022.