20. Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten

Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.

Compliance-Kodex

Verantwortungsvolles Verhalten ist das Fundament für nachhaltigen Erfolg. Es schafft Vertrauen und Akzeptanz. Alles Handeln der IHK Berlin folgt dieser Maxime. Bei der Gesamtinteressenvertretung arbeiten wir ebenso wie bei den hoheitlichen und den Serviceaufgaben objektiv, neutral und fair. Diese Grundsätze sind fest im Compliance Kodex der IHK Berlin verankert. Er bildet eine der Grundlagen, um das notwendige Vertrauen für unsere Aufgabenwahrnehmung gegenüber Unternehmen, Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit zu erhalten. Das Bekenntnis zu diesen Grundsätzen und die Verpflichtung zu deren Einhaltung bindet die Ehrenamtsträger und die Mitarbeiter:innen der IHK Berlin gleichermaßen. Zusammen tragen sie die Verantwortung für das Ansehen der IHK Berlin und der vertretenen Mitgliedsunternehmen. 

Compliance bedeutet für die IHK Berlin, dass alle gesetzlichen Verpflichtungen, einschließlich des Satzungsrechts und interner Regelungen, eingehalten und Anstand und Sitte der Ehrbaren Kaufleute gewahrt werden. Dies bildet die Grundlage für alle Handlungen der IHK Berlin, unabhängig davon, ob sie als Hoheitsträgerin, als Vertreterin des wirtschaftlichen Gesamtinteresses, zur Förderung der Wirtschaft, als Arbeitgeberin oder als Geschäftspartnerin tätig wird. Präsident, Präsidium, Vollversammlung, Hauptgeschäftsführer und die Führungskräfte der IHK Berlin tragen Verantwortung dafür, dass die Grundsätze in ihren Verantwortungsbereichen eingehalten werden. Verstöße hiergegen werden nicht toleriert und – soweit erforderlich – sanktioniert. 
Dies nimmt Bezug auf die wesentliche Risiken hinsichtlich der Bekämpfung von Korruption und Bestechung: Interessenkonflikte und sachwidrige Einflussnahme.

Compliance Kodex der IHK Berlin


Risiko- und Compliance-Management 

Mit unserem Risiko- und Compliance-Management (RCMS) werden Prozesse und Strukturen geschaffen, mittels derer vielfältige Unternehmensrisiken überwacht und gesteuert werden. Diese beschränken sich nicht nur auf die Einhaltung von Regeln und Gesetzen, sondern gehen darüber hinaus. Grundsätzlich ist unser RCMS eine Top-Managementaufgabe. Ohne die aufmerksame und gewissenhafte Unterstützung jedes einzelnen Mitarbeiters ist jedoch das beste Instrument nutzlos. Die organisatorische Rahmengebung unseres RCMS obliegt dem RCMS-Team bestehend aus dem Leiter des Bereiches Justiziariat & Logistik und unserem Controller. Verantwortlich für die regelmäßige Evaluation von Risiken und die Einleitung entsprechender Maßnahmen sind die im RCMS dem jeweiligen Risiko zugeordneten Mitarbeiter:innen aus dem Personenkreis der Bereichsleiter:innen, Geschäftsführer:innen, Arbeitssicherheitsbeauftragter, Informationssicherheitsbeauftragter, Datenschutzbeauftragte, Qualitätsmanagementbeauftragter, zentraler Beschaffer und VV-Wahl-Leiter/-in. Verantwortlich für die Einhaltung / Umsetzung von Risikomaßnahmen sind alle Bereichsleiter:innen und Geschäftsführer:innen.

Chancen- und Risikobericht im Jahresabschluss 2020


Geschenkerichtlinie

Die IHK Berlin steht als Körperschaft des öffentlichen Rechts im besonderen Blickpunkt der Unternehmen, der Politik und der Öffentlichkeit. Die Mitarbeiter:innen der IHK Berlin erfüllen ihre Aufgaben nach den gesetzlichen Vorschriften im Interesse der Berliner Unternehmen. Besonders in den Bereichen der Interessenvertretung und der Wahrnehmung hoheitlicher Aufgaben sind die Mitarbeiter:innen zum eigenen Schutz und zum Schutz des Ansehens der IHK Berlin gehalten, in ihrem Status und in Wahrnehmung ihrer Aufgaben jeglichen Anflug von Bestechlichkeit, Vorteilsnahme, Beeinflussung und Parteilichkeit strikt zu vermeiden. Unsere Geschenkerichtlinie soll Mitarbeiter:innen der IHK Berlin helfen, mit Belohnungen, Geschenkangeboten und sonstigen Vorteilen richtig umzugehen, eine einheitliche Handhabung gewährleisten und für Transparenz sorgen.


Audits 

Einmal jährlich lässt die IHK Berlin ihr internes Managementsystem extern nach ISO9001 prüfen. Untersucht werden unternehmensinterne Prozesse, Fähigkeiten zur Weiterentwicklung unserer Organisation und Kundenorientierung. Neben dem ISO-Audit unterzieht sich die IHK Berlin noch weiteren Audits zur Überprüfung der Rechts-, Produkt- und Prozesskonformität sowie zur Identifikation von Optimierungspotentialen, z.B. interne Audits zum Qualitätsmanagement (QM-Audits) sowie zum Risiko- und Compliancemanagement. Darüber hinaus findet jährlich eine Sonderprüfung des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems der IHK Berlin statt. Sie wird durch die Rechnungsprüfungsstelle für die IHKs vorgenommen. Im Vordergrund der Prüfungshandlungen stehen jährlich wechselnde Schwerpunkte (u. a. Bewirtschaftung des IHK-Gebäudes (LEH), Beschaffungswesen, Projektmanagement, Risiko- und Compliancemanagement, Informationstechnologie und Vertragsmanagement). In diesen Bereichen werden Aufbau- und Systemprüfungen und z. T. auch Funktionsprüfungen durchgeführt. Ggf. enthaltene Optimierungspotentiale als Ergebnisse der Audits werden nach Erhalt in die QM-Maßnahmentabelle aufgenommen und durch die zuständigen Fachbereiche bearbeitet.




Weiterreichende Zielsetzungen im Compliancebereich, die über die beschriebenen Prozesse und Maßnahmen hinausgehen, bestehen nicht und sind nicht notwendig, da der Fokus auf die Sicherstellung der Einhaltung der genannten Anforderungen gerichtet ist.