Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Ramboll nimmt eine proaktive, Null-Toleranz-Haltung gegenüber Korruption und Bestechung sowie wettbewerbswidrigem, kartell- und monopolfeindlichem Verhalten, wie Preisabsprachen und Kartellen ein. Dies beinhaltet die Einhaltung von Antikorruptionsgesetzen sowie die Befolgung örtlicher Gesetze. Bei der Entwicklung des globalen Compliance-Programms und weiteren Bemühungen, werden die Richtlinien der UKBA- und FCPA-Gesetzgebung sowie Standards für Anti-Korruptions-Managementsysteme wie ISO 19600 und ISO 37001 und die OECD-Richtlinien zur Korruptionsbekämpfung angewendet. Dabei werden Korruptions- und Bestechungsrisiken im gesamten Unternehmen und an allen Betriebsstätten kontinuierlich bewertet. Dies ist ein integrierter Bestandteil des Enterprise Risk Management-Prozesses von Ramboll.
Um Compliance-Risiken in der Geschäftstätigkeit zu identifizieren und zu bewerten, wurde das sog. Global Project Integration Tool (PI-Tool) entwickelt. Wenn dort Compliance-Risiken angezeigt werden, wird die Group Compliance eingeschaltet, um eine Risikobewertung durchzuführen und Maßnahmen zur Risikominderung zu empfehlen, die im Rahmen des Projektmanagements umzusetzen sind. Im Laufe des Jahres 2019 waren einige der Hauptanstrengungen darauf ausgerichtet, die Unterstützung von Projekten in Bezug auf Einhaltungsrisiken zu verstärken und die bestehenden Kontrollen in Projektmanagement-Tools kontinuierlich zu verbessern.
Darüber hinaus besteht ein Verfahren für die Durchführung von Risikobewertungen zur Einhaltung von Vorschriften bei Geschäftspartnern.
Um den Risiken im Zusammenhang mit Sponsoring und Spenden zu begegnen, wurde eine globale Sponsoring- und Spendenrichtlinie entwickelt, die seit 2020 umgesetzt wird.
Für alle neuen Mitarbeitenden wurden Onboarding-Videos zu den Themen Compliance und Korruptionsbekämpfung entwickelt. Im Jahr 2019 haben 95% der Mitarbeitenden von Ramboll Deutschland ein Anti-Korruptionstraining absolviert. Für alle Mitarbeitenden steht eine anonyme Whistleblower Funktion zur Verfügung, um unter anderem mögliche Fälle von Korruption oder Bestechung zu melden.
Die Überprüfung der Umsetzung erfolgt kontinuierlich über die oben beschriebenen Programme sowie jährlich im Zuge der Erstellung des Geschäftsberichtes. Konkret wird der Abschluss der Compliance Schulungen für alle Mitarbeitenden in die persönlichen Ziele mitaufgenommen, für deren Erreichung die jeweiligen Vorgesetzten verantwortlich sind. Zudem werden Compliance Bedenken gesammelt und einzeln analysiert sowie in ihrer Gesamtheit interpretiert.
Das globale Compliance-Programm von Ramboll wird von der Compliance-Organisation konzipiert und umgesetzt. Zusätzlich wird eine neue Charta für die Compliance-Funktion der Gruppe herausgegeben, in der die Compliance-Governance und das Mandat von Ramboll beschrieben werden. Als Teil der Sicherung einer ausgereiften Compliance-Organisation haben wir uns auf eine neue regionale Compliance-Governance bei Ramboll vorbereitet, die im Jahr 2020 in Kraft getreten ist.
Das eingeführte Anti-Korruptions-Management-System baut auf fünf strategischen Bausteinen auf, die das Globale Compliance-Programm abdecken:
- Führung & Organisation,
- Richtlinien & Kontrollen,
- Schulung & Kommunikation,
- Risikobewertung und
- Überwachung & Berichterstattung.
Diese Bausteine treiben die Umsetzung der Korruptionsbekämpfung durch ein starkes Engagement der obersten Führungsebene, betriebliche Kontrollen, kontinuierliche Schulung des Managements und Mitarbeiter in unserer Anti-Korruptionspolitik und der Sorgfaltspflicht von Geschäftspartnern. Darüber hinaus wurden Beschwerdemechanismen eingerichtet, die es den Mitarbeitenden und externen Interessengruppen ermöglichen, Bedenken wegen Fehlverhaltens vorzubringen.
Das übergeordnete Ziel der Null-Toleranz Strategie ist die kontinuierliche Minimierung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption, um bis 2020 in den jeweiligen Industrien führend in der Korruptionsbekämpfung zu sein. Um dies zu erreichen wurden für das Jahr 2020 folgende Maßnahmen festgelegt:
- Implementierung von Compliance-Onboarding-Videos auf globaler Ebene.
- Sicherstellung eines kontinuierlichen Fokus auf automatisierte Compliance-Kontrollen.
- Vollständige Implementierung der neuen regionalen Compliance-Governance-Struktur.
- Globale Implementierung der neuen Compliance-Risikobewertung für Geschäftspartner.
Die wichtigste Kennzahl in diesem Bereich bildet die Anzahl der gemeldeten Compliance Bedenken inklusive Whistleblower. Im Jahr 2019 wurden in der gesamten Ramboll Gruppe der Global-Compliance-Organisation 159 Compliance-Bedenken gemeldet, darunter auch Whistleblower. Dies ist ein Anstieg gegenüber der 2018 gemeldeten Zahl (82). Diese Entwicklung wird als Ergebnis reifer Compliance-Aktivitäten und als Zeichen einer gesunden Offenlegungskultur im Einklang mit internationalen Maßstäben gewertet. Nach der Untersuchung der Berichte wurden 70 (44%) als begründet betrachtet (gegenüber 47 Fälle / 57% im Jahr 2018), und es wurden geeignete Maßnahmen zur Milderung der Folgen ergriffen. Im Laufe des Jahres 2019 wurden zudem die internen Untersuchungsverfahren verbessert, was bedeutet, dass ab 2020 eine neue Risikoklassifizierung für Einhaltungsbelange eingeführt wird, um eine verbesserte Steuerung der internen Handhabung zu gewährleisten.
Konkrete Zahlen für Ramboll Deutschland liegen zum aktuellen Zeitpunkt nicht vor, sind jedoch durch das globale Compliance-Management berücksichtigt.
Als globales Architektur-, Ingenieur- und Designunternehmen, das in risikoreichen Branchen wie dem Bau- und Bergbausektor und häufig in Ländern mit hohem Korruptionsrisiko tätig ist, ist es für Ramboll sehr wichtig, über ein robustes Anti-Korruptions-Managementsystem zu verfügen. Zu den Hauptrisiken für Korruption in der Geschäftstätigkeit gehören undurchsichtige Ausschreibungsprozesse, die Einholung öffentlicher Genehmigungen und Zulassungen sowie das Lieferkettenmanagement.