20. Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten

Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.

Compliance
Gesetzes- und Richtlinienkonformität hat für uns oberste Priorität: Entsprechend unseres umfassenden Wertefundaments „Doing the right thing“ trägt das regelkonforme Verhalten aller Mitarbeitenden entscheidend dazu bei, unserem Ruf als faires und integres Unternehmen gerecht zu werden. Die grundlegenden Regeln für integres Verhalten sind im „Hays-Verhaltenskodex & Ethik-Richtlinie“ festgehalten und verbindlich für alle Mitarbeitenden.

Wir haben ein umfassendes Compliance-Management-System (CMS) implementiert, mit dessen Hilfe Verstöße gegen Compliance-Vorgaben vermieden bzw. wesentlich erschwert und eingetretene Verstöße erkannt und behandelt werden können. Im Rahmen unseres konkreten Vorfallmanagements ist es uns wichtig, sowohl transparent als auch nachvollziehbar zu reagieren und nachhaltige Rückschlüsse für unser Unternehmen und seine Governance zu ziehen.

Mitte 2019 haben wir den Bereich Compliance als eigenständigen Geschäftsbereich etabliert, der direkt an die Geschäftsführung berichtet. Wir verstehen Compliance als Führungsaufgabe und unser Ziel ist es, sämtliche Führungskräfte zu Multiplikatoren zu machen, die Compliance und Integrität im Unternehmen vorleben.

Risiken
Compliance-Risiken sowohl für unsere Kunden als auch für unser Management ergeben sich insbesondere im Zusammenhang mit den Themen Scheinselbstständigkeit und verdeckter Arbeitnehmerüberlassung. Um diesen Risiken vorzubeugen, haben wir entsprechende Prüfprozesse entwickelt und mit der Abteilung Compliant Sourcing eine extern wie intern beratende Einheit aufgebaut.
Im Gegensatz zu anderen Branchen ist das Personaldienstleistungswesen für Vergehen wie Bestechung und Korruption weniger anfällig. Ungeachtet dessen haben wir auch hier entsprechende Vorkehrungen getroffen, um möglicherweise dennoch bestehende Risiken zu minimieren beziehungsweise frühzeitig zu erkennen und zu beheben. 

Maßnahmen und Ziele
Hays positioniert sich klar gegen Themen wie Korruption und Bestechung. Aus diesem Grund haben wir mit unserer Anti-Bribery-Policy klare Vorgaben getroffen, um möglichen Verstößen vorzubeugen.

Ein Hauptaugenmerk unserer Compliance-Bemühungen richtet sich auf die Themen Datenschutz und die regelkonforme Ausgestaltung des Einsatzes hochspezialisierter, externer Arbeitskräfte.

Im regelmäßigen Austausch mit unserer Rechtsabteilung und einer externen Rechtsberatung, bewertet unsere Geschäftsführung das angemessene Vorgehen in Datenschutz- und fachlich relevanten Angelegenheiten regelmäßig neu und berücksichtigt aktuelle Entwicklungen in Rechtsprechung und Vorgehensweisen der relevanten Behörden. In Hinblick auf das Thema regelkonformer Fremdpersonaleinsatz haben wir einen eigenen, markenrechtlich geschützten Beratungsansatz entwickelt: Compliant Sourcing®. Die dazugehörigen Abteilungen und intern gesetzten Standards gewährleisten eine hohe Kontrolldichte und ermöglichen uns eine belastbare Risikoabschätzung für unsere Geschäftsaktivitäten.

Um allen unseren Mitarbeitenden unseren Compliance-Anspruch und die damit einhergehenden Vorgaben zu vermitteln, führen wir regelmäßig verpflichtende Compliance-Schulungen durch, welche die wichtigsten Themengebiete umfassen – die Teilnehmerquote liegt regelmäßig bei 95 Prozent. Bei Audits in den Niederlassungen prüft unser Compliance-Officer regelmäßig die Umsetzung der Vorgaben vor Ort.

Mit unserem Hinweisgeber-System verfügen wir über ein Instrument, das sowohl eine direkte als auch die anonyme Meldung von Verdachtsfällen ermöglicht. Hinzu kommen verschiedene Kontrollmechanismen, mit denen wir nachhaltig Regelkonformität gewährleisten. Die stetige Prüfung und Bewertung der Wirksamkeit des CMS erfolgt unter anderem über die internen Audits.

Seit 2016 ist das Compliance-Management-System von Hays nach TR CMS 101:2015 auf Grundlage der ISO 19 600 zertifiziert. Unser Ziel ist ab dem Jahr 2021 den Vorgaben des neu geschaffenen ISO 37301 für Compliance Management Systeme zu entsprechen. Durch die sich voraussichtlich anschließende Zertifizierung nach diesem neuen Standard, erwarten wir ein noch stärker nach außen, an unsere Kunden sowie künftige Mitarbeitende, getragenes Selbstverständnis als verlässlicher Dienstleister und Geschäftspartner.