Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Regelwerk- und richtlinienkonformes Verhalten wird bei F&W über verschiedene Pfade gesichert. Es finden regelmäßige Prüfungen durch die Innenrevision auf Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsprozesse statt. Diese Prüfungen werden durch die Geschäftsführung veranlasst, so beispielsweise zur Kassenprüfung. Die Vermeidung von Compliance-Vorfällen stellt ist das Zielim Bereich gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten bei F&W. Des Weiteren gibt es einen regelhaften Risikomanagementprozess nach der Delphi-Methode. Risiken werden dabei innerbetrieblich ermittelt, erfasst und von der erweiterten Geschäftsführung bis in den Aufsichtsrat referiert.
Um Korruption vorzubeugen, gibt es eine Organisationverfügung zum Umgang mit betrieblichem Eigentum sowie eine Regelung zur Annahme von Aufmerksamkeiten und Geschenken.
Die Kontrollfunktion für erweiterte Fachthemen liegt bei den jeweiligen Stabsstellen: Arbeitsschutz, Brandschutz und Hygienemanagement führen regelhaft Begehungen durch, um die Einhaltung von Einrichtungs-/Arbeitsplatznahen Vorschriften zu überprüfen. Die Gleichstellungsbeauftragte wird einzelfallbezogen aktiv.
Führungskräfte und Beschäftige bei F&W werden in Schulungen für den Arbeitsschutz sensibilisiert. Für die Korruptionsprävention sind Schulungen in Planung. Führungskräfte sind verpflichtet, für Tätigkeiten der Mitarbeitenden in ihrem Verantwortungsbereich Gefährdungsbeurteilungen vorzunehmen, zu dokumentieren und ggf. Maßnahmen zur Gefährdungsabwehr zu ergreifen. Dabei werden sie von der Stabsstelle Arbeitsschutz unterstützt und im Zuge von Revisionsprüfungen zu gesetzes- und richtlinienkonformem Verhalten aufgeklärt und sensibilisiert.
Zu den externen Prüfungen zählt die jährliche Jahresabschlussprüfung durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die vom Aufsichtsrat bestellt. Die Jahresabschlussprüfung wird jedes Jahr mit der Prüfung nach § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung) verbunden. Anlassbezogen finden Prüfungen des Rechnungshofes der FHH statt. Nicht zuletzt finden regelmäßig steuerliche Betriebsprüfungen sowie Sozialversicherungsprüfungen statt.
Der Aufbau eines Compliance-Management-Systems, das die von der Senatskommission am 18.02.2020 beschlossene Rahmenrichtlinie Compliance adaptiert, befindet sich in Vorbereitung. Dessen Kernelemente werden die Benennung eines Compliance-Beauftragten von F&W, die Errichtung eines Compliance-Hinweisgebersystems, eine regelhafte Berichtserstattung gegenüber dem Aufsichtsrat und dem Compliance-Beauftragten der Stadt Hamburg sowie regelhafte Schulungen der Führungskräfte zur Korruptionsprävention bilden. In diesem Zuge werden außerdem die wesentlichen Risiken, die sich aus der Geschäftstätigkeit von F&W in Bezug auf die Bekämpfung von Korruption ergeben, identifiziert.
In diesem Zusammenhang erstellen die Stabsstellen des Integrierten Managementsystems aktuell ein Rechtskataster von F&W.
Risikomanagement
Im Rahmen des Risikomanagementsystems, das als Frühwarn- und Steuerungssystem fungiert, wird ein unternehmensweites Risikoinventar in fortgeschriebener Form geführt, das die Unternehmensrisiken vollständig erfasst sowie die Risikoauswirkungen, die Risikobewertung und die Risikosteuerung durch Hinterlegung von Maßnahmen dokumentiert. Die Risikoerhebung und -fortschreibung erfolgt in einem halbjährlichen Rhythmus. Für die bei F&W identifizierten bedeutendsten Risiken werden nach Abschluss des Erhebungsprozesses Maßnahmen- und Handlungsprioritäten vom Risikoausschuss festgelegt. Der Risikomanagementprozess wird in Art und Umfang kontinuierlich an die veränderten Bedarfe aufgrund von Kapazitäts- und Strukturveränderungen angepasst; zudem wurde der Prozess auf die besonderen Anforderungen durch die Corona-Pandemie zugeschnitten. Die Risikoquantifizierung wird methodisch fortlaufend weiterentwickelt.
Die jährliche externe Risikoberichterstattung an den Träger FHH erfolgt in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat. Die angemessene und wirksame Implementierung des internen Kontrollsystems wird regelmäßig durch die Interne Revision überprüft.
Im Zuge des deutlichen Wachstums des Unternehmens in den Jahren 2015/2016 wurde 2017 ein Konzept zur Korruptionsprävention bei F&W implementiert. Die Korruptionsprävention wird vom Stabsbereich Risiko- und Compliance-Management wahrgenommen. Außerdem wurde ein Antikorruptionsbeauftragter als interne und externe Ansprechperson von der F&W-Geschäftsführung bestellt und ein Verhaltenskodex gegen Korruption erstellt. Das Konzept zur Korruptionsprävention umfasst auch Schulungsmaßnahmen für Mitarbeitende.