20. Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten

Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.

Die konsequente Nachhaltigkeitsausrichtung und das Vertrauen unserer Kunden und Konsumenten in unsere Produkte und unsere Marken ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor von Werner & Mertz. Diesen Erfolg wollen wir weiter ausbauen. Dabei legen wir einen besonderen Wert auf eine ganzheitlich nachhaltige Wirtschaftsweise, die unserer festen Überzeugung nach nur im Einklang mit gesetzlichen Regularien und integrem wirtschaftlichen Handeln erreicht werden kann. Dieser Anspruch und diese Haltung des Unternehmens wird durch verschiedenen Compliance Aktivitäten und Maßnahmen umgesetzt und durch konsequente Verfolgung unserer Compliance Ziele verbessert und weiterentwickelt. Hierfür hat Werner & Mertz ein Compliance Programm aufgestellt, das sich in seinen Elementen am IDW PS 980 ausrichtet.  

Aus der Geschäftstätigkeit der Werner & Mertz Gruppe ergibt sich kein erhöhtes Korruptions- oder Bestechungsrisiko. In der Vergangenheit konnten keine Vorkommnisse dieser Art festgestellt werden, weshalb wir keinen Handlungsbedarf über die jetzigen Aktivitäten hinaus sehen. Diese liegen fokussiert in der präventiven Compliance zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung. So wurden im Verhaltenskodex und in der Compliance Richtlinie die Regelung gegen Korruption und Bestechung enger gefasst und vermehrt geschult. Verstöße werden nicht geduldet und sind mit disziplinarischen und arbeitsrechtlichen Maßnahmen belegt. Ferner werden im Rahmen der Compliance Risikoanalyse Korruptionsrisiken im Exportgeschäft besonders intensiv und sensibel durch das Compliance Management untersucht und bewertet. Aufgrund unserer ganzheitlich nachhaltigen Unternehmensausrichtung sind die Geschäftsbeziehungen der Werner & Mertz Gruppe auf langfristige und vertrauensvolle Partnerschaften ausgerichtet, was positiv möglichen Korruptionsrisiken entgegenwirkt.

Rolle und Funktion des Compliance Managements  
Mit diesem Ziel wurde das Compliance Management 2018 im Unternehmen nochmals durch die Einführung einer eigenen Compliance Funktion in der Unternehmensgruppe gestärkt. Damit hat das Unternehmen auf die wachsenden externen und rechtlichen Anforderungen reagiert und dem Wachstum und der Internationalisierung des Geschäfts Rechnung getragen. Zudem wurden bisherige Compliance Aktivitäten zusammengeführt, um den Professionalisierungsgrad in Compliance relevanten Themenfeldern und Prozessen effektiv und effizient voranzutreiben. Die Funktion des International Compliance Managers wird als Stabstelle geführt und berichtet an den Vorsitzenden der Geschäftsführung. Der International Compliance Manager agiert als Businesspartner im Unternehmen und verantwortet den Aufbau und die Weiterentwicklung eines auf die Bedarfe der Werner & Mertz ausgerichteten Compliance Management Systems.  

Compliance Kultur  
Die Stärkung der Compliance Kultur ist ein wesentliches Ziel unseres Compliance Programms. Diese leitet sich aus der Zielkultur und dem Führungsverständnis der Werner & Mertz Gruppe ab und wirkt darauf ein, dass Sinn und Wertebezug von Compliance sowie Rechts- und Regeltreue von der Geschäftsführung, den Führungskräften und Mitarbeitern geachtet und als unverzichtbar mittragen werden. Dieses Verständnis wird durch das Compliance Commitment des Gesellschafters geprägt und über das Führungsverständnis sowie das Rollen- und Kompetenzmodell der Führungsebenen gestützt.

Diese Haltung und Überzeugung ist in der 2019 überarbeitetet Compliance Richtlinie und dem in 2020 überarbeitetem Verhaltenskodex nochmals geschärft und konkretisiert worden. Dabei wurden neben gesetzlichen und regulatorischen Compliance Schwerpunktthemen wie z. B. das Verbot von Bestechung und Korruption, Verhalten im Markt und Wettbewerb, Geldwäscheprävention u. v. a. auch unternehmensspezifische Compliance Regeln aufgestellt.   

Darüber hinaus verfügt Werner & Mertz über einen Verhaltenskodex für Geschäftspartner (siehe auch Kriterium 14), der sich ebenfalls mit den o.g. Compliance Schwerpunkten und Themen der Geschäftsethik, wie z. B. Wahrung von Menschenrechten, Verbot von Kinder- und Zwangsarbeit, Diskriminierungsverbot u. v. a., befasst. Hierzu hat Werner Mertz 2020 einen aktiven Dialog mit seinen Lieferanten aufgenommen.  

Compliance Prozesse  
Die Compliance Prozesse des Unternehmens sind nach den Methoden eines modernen Prozessmanagements in einer Prozesslandkarte festgelegt und zum Teil definiert worden. Ein wichtiger Prozess ist die Compliance Risikoermittlung, die sukzessive erfolgt und einem standardisierten Prozess folgt. So soll gleichbleibende Qualität in der Informationsgewinnung und Bewertung sichergestellt werden.  

Im Weiteren obliegt es jeder Führungskraft, die in ihrer Verantwortung liegenden Prozesse so zu gestalten, dass mögliche Compliance Risiken durch eine „Inprozesskontrolle“ minimiert werden oder dies dezidiert durch Festlegung des Leitwertes „Compliance“ erfolgt. Jede Führungskraft sorgt dafür, dass die entsprechenden Mechanismen bei Bedarf vorgesehen werden und mit dem Compliance Management abgestimmt sind.  

Verhinderung, Aufdeckung und Sanktionierung von Compliance Verstößen  
Mitarbeiter und Führungskräfte werden durch eindeutige Regelungen im Rahmen von Richtlinien, Merkblättern, Checklisten oder mittels anderweitiger Kommunikation - z. B. im Onboarding-Prozess - informiert. Zusätzlich werden die Führungskräfte nochmals gesondert angesprochen z. B. über das Management Handbuch oder bei Jahrestagungen, in Business-Unit-Meetings oder beim Führungskräftetreffen. Darüber hinaus durchlaufen Mitarbeiter und Führungskräfte verschiedene verpflichtende Compliance Schulungen. Dazu gehören klassische Klassenzimmerschulungen und Workshops zur Compliance Richtlinie, zum Verhaltenskodex oder einem aktuell gewählten Thema. Zum anderen werden fachliche Schulungen zu verschiedenen Compliance Themen über E-Learnings absolviert. Diese folgen einem mit der Personalentwicklung abgestimmten Schulungskonzept und -plan. Hier hat sich das Unternehmen zum Ziel gesetzt einen Schulungsgrad von nahezu 100 % zu erreichen. Derlei Sensibilisierung soll Fehlverhalten möglichst vorbeugen. Da die erwähnten Ziele erst zum Ende des Berichtsjahres ausgearbeitet und vereinbart wurden, konnte noch kein Zielerreichungsgrad ermittelt werden.

Durchgeführte Compliance Assessments dienen der Aufdeckung von Compliance Verstößen. Das Prüfprogramm hierfür wird in Abstimmung mit den Unternehmensgremien jährlich festgelegt. Werner & Mertz toleriert keine Verstöße und behandelt Hinweise zu deren Aufdeckung verantwortungsvoll und professionell. Hierfür arbeitet Werner & Mertz derzeit an der Implementierung eines Hinweisgebersystems und überarbeitet den Prozess der Berichterstattung.