20. Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten

Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.

Zielstellung der Vorstände der Sparkasse und der Weberbank ist ein stets rechtskonformes Verhalten der Vorstandsmitglieder, stellvertretenden Vorstandsmitglieder und Mitarbeitern. Das heißt, dass sowohl externe als auch interne Regeln und Gesetze befolgt werden. Die Mitarbeiter werden im Rahmen regelmäßiger Schulungen auf die relevanten Regelungen und Gesetze und die in beiden Häusern festgelegten Präventionsmaßnahmen hingewiesen. Darüber hinaus werden die Mitarbeiter bezüglich der Einhaltung der kapitalmarktrechtlichen Wohlverhaltensregeln unterrichtet. Dies bleibt eine Daueraufgabe und wird mit den folgenden Maßnahmen sichergestellt. 

Für die Überwachung der Einhaltung von Vorgaben und Regelungen sind in den Konzernunternehmen die Beauftragten für MaRisk-Compliance, Geldwäsche und Wertpapierhandelsgesetz (WpHG)-Compliance verantwortlich. Sie agieren unabhängig vom operativen Geschäft, haben umfassende Befugnisse und einen uneingeschränkten Informationszugang.

Die Beauftragten beider Häuser stellen durch geeignete Vorkehrungen (bspw. die Leitsätze für Mitarbeitergeschäfte und Schulungen sowie Gegenmaßnahmen) sicher, dass die Sparkasse und die Weberbank sowie deren Mitarbeiter im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben handeln. Eine regelmäßige Bestandsaufnahme und Bewertung der rechtlichen Regelungen und Vorgaben unter Nutzung der Verbandsunterstützung ermöglicht eine Identifizierung von möglichen Compliance-Risiken. Die Beauftragten identifizieren zudem mögliche Interessenskonflikte bzw. helfen bei deren Auflösung. Darüber hinaus wird auch die Einhaltung der internen Verhaltensregeln, wie etwa der „Richtlinie zur Behandlung von Zuwendungen in der MBS“, die Richtlinien „Spenden in der MBS“ sowie „Sponsoring in der MBS“ bzw. des „Code of Conduct” der Weberbank, vom Bereich Geldwäsche und WpHG-Compliance durch risikoorientierte Kontrollhandlungen geprüft. Sie beraten und geben Empfehlungen bezüglich Zuwendungen und Vergünstigungen und nehmen Hinweise bei Korruptionsvermutungen am Arbeitsplatz und im Tätigkeitsfeld im Rahmen eines sogenannten Hinweisgebersystems entgegen.

Um Compliance-Verstöße zu vermeiden, sind alle Mitarbeiter aufgefordert, sich mit ihren Fragen und Hinweisen an ihre Führungskräfte, die entsprechenden Fachbereiche oder den Bereich Geldwäsche und WpHG-Compliance zu wenden. Damit Unregelmäßigkeiten früh erkannt werden können, wird den Mitarbeitern der Sparkasse und der Weberbank die Möglichkeit gegeben, diese unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität im Rahmen eines Hinweisgebersystems anzuzeigen. Hinweisgeberstelle ist dabei die Beauftragte für Geldwäsche und WpHG-Compliance in der Sparkasse bzw. die Revisionsbeauftragte in der Weberbank. Beide sind im Rahmen dieses Prozesses weisungsfrei. Sie dürfen wegen der Erfüllung dieser Aufgaben nicht benachteiligt werden.

Die Korruptionsprävention in der Sparkasse und in der Weberbank erfolgt durch eine Vielzahl von Maßnahmen. In der Sparkasse wurden die zuvor genannten drei Richtlinien installiert und dem Verwaltungsrat zur Kenntnis gegeben. In der Weberbank gilt der Code of Conduct. Alle Richtlinien enthalten verbindliche Vorgaben für die Annahme und Gewährung von Zuwendungen, Geschenken sowie für Spenden und Sponsoring. Von weiterer besonderer Bedeutung für die Korruptionsprävention ist die Transparenz der Abläufe. Korruptionsversuche oder Korruptionsverdacht werden sanktioniert. Als Ansprechpartner fungieren dabei die Führungskräfte bzw. die Beauftragte für Geldwäsche und WpHG-Compliance in der Sparkasse bzw. die Revisionsbeauftragte in der Weberbank. Durch Dokumentation von Entscheidungen wird deren Nachvollziehbarkeit sichergestellt. Zudem verfügen die Sparkasse und die Weberbank über ein umfangreiches Internes Kontrollsystem (IKS). Für die Durchführung von Geschäften mit nahestehenden Personen bestehen klare Regelungen in beiden Unternehmen.

Die Beauftragte für Geldwäsche und WpHG-Compliance berichtet jährlich sowie ggf. anlassbezogen an die zuständigen Stellen der Einzelinstitute im Konzern. Das Themenfeld Korruption und Bestechung ist Bestandteil der jährlichen und ggf. anlassbezogenen Berichterstattung der Beauftragten für Geldwäsche und WpHG-Compliance an die Vorstände und das Aufsichtsorgan der Sparkasse und der Weberbank. Hierin wird u. a. über institutsspezifische Risiken, Ergebnisse der Risikoanalyse zur Korruptionsbekämpfung sowie Präventionsmaßnahmen berichtet. Der jährliche Tätigkeitsbericht informiert über die Gefährdungsanalyse, Aktivitäten der Beauftragten und aktuelle Entwicklungen im Unternehmen. Die Interne Revision und das Risikocontrolling erhalten die Berichte ebenfalls zur Kenntnis.

Wesentliche Risiken, die sich aus der Geschäftstätigkeit, Geschäftsbeziehungen oder Produkten und Dienstleistungen ergeben, bestehen nicht. Die Weberbank sensbilisiert ihre Mitarbeiter - einschließlich der Führungskräfte - anhand eines festgelegten Schulungsplans mit diversen Schulungen, die zum Teil Erfolgskontrollen vorsehen, über die an sie gerichteten Compliance-Anforderungen.