Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Rechts- und regelkonformes Verhalten hat bei der hanova einen sehr hohen Stellenwert.
Als ein Bestandteil des Risikomanagements steht Compliance über allen Geschäftsprozessen und -bereichen und steuert das unternehmerische Handeln, so dass bspw. vorsätzliches und kriminelles Handeln verhindert bzw. erschwert wird. Hierfür wurde bereits 2019 ein interner Compliance-Beauftragter ernannt. Ihm obliegt auch die regelmäßige Überprüfung der Effizienz der Compliance und die Aktualisierung des Verhaltenskodex.
Aktuell wird das Thema Compliance in allen drei Unternehmensbereichen (hanova WOHNEN, hanova GEWERBE und hanova SERVICES) weiter ausgebaut. Zudem wird mit dem Aufbau eines zertifizierten Compliance Management Systems (CMS) begonnen und voraussichtlich bis Ende 2021 finalisiert werden. Im Compliance Management wird unter anderem Wert auf die Einhaltung von Regeln, auf die ethischen Grundsätze des Unternehmens & auf die Korruptionsprävention gelegt.
Compliance wird zukünftig u.a. folgende Maßnahmen bei der hanova umfassen, die in Teilen bereits heute implementiert sind:
- Regelmäßiges Reporting gegenüber dem Aufsichtsrat
- Online -Seminare für Führungskräfte und Mitarbeiter über die Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten.
- Betriebsinterner Arbeitsschutzausschuss (ASA) trifft sich quartalsweise, um arbeitsschutzbetreffende Themen, wie vorrangig die Unfallverhütung, zu besprechen bzw. diese beständig zu überprüfen.
- Jährlich wird durch einen externen Prüfer das Datenschutzaudit pro Konzerngesellschaft durchgeführt.
- Zertifizierung DIN EN ISO 9001:2015ff für hanova WOHNEN (regelmäßige Rezertifizierung).
Die Geschäftsführung und die Abteilungsleiter sind gehalten, auf die Einhaltung des Verhaltenskodex in Ihrem Verantwortungsbereich hinzuwirken. Daher kommt deren Einhaltung der Verhaltensrichtlinien eine besondere Bedeutung zu.
Weitere interne Regelungen sind in diversen Arbeitsanweisungen festgehalten. Diese umfassen u.a. die Annahme von Geschenken, Alkoholverbot, Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit, Auskünfte an Dritte, Vergaberichtlinien und Prüfungsregelung sowie Sicherheitsunterweisungen.
Für die Wahrung der Datenschutzregelungen und -gesetze hat die hanova einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Bereits mit Vertragsunterzeichnung wird jeder neue Beschäftigte über die aktuellen Datenschutzrichtlinien aufgeklärt sowie dazu aufgefordert, die Verwendung der personenbezogenen Daten festzulegen. Die Ausrichtung der hanova auf DSGVO-konformes Verhalten wurde schon während der Parallelphase durchgeführt. Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erhalten laufende Informationen zum aktuellen Geschehen und werden in Fragen der DSGVO zusätzlich zum externen Datenschutzbeauftragten auch von einem internen Datenschutzkoordinator kurzfristig beraten. Fragen können so innerhalb der GOK-Gesellschaften schnell und ohne Mehraufwand geklärt werden.
Die eingesetzte Software stellt gemeinsam mit den Handelnden sicher, dass die Anonymisierung von Daten sowie ggf. vorliegende Auskunftsersuche und Löschungsanfragen kompetent und gesetzeskonform von allen Konzerngesellschaften der hanova beantwortet und entsprechend der gesetzlichen Regelungen umgesetzt werden.
Wesentliche Risiken aus unserer Geschäftstätigkeit mit negativen Auswirkungen auf die Korruptionsbekämpfung sehen wir nicht.