Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Als Akteur der Wirtschafts- und Technologieförderung in Berlin gilt für Berlin Partner der formale Rechtsrahmen aus gesetzlichen Bestimmungen und unserem Gesellschaftervertrag. Unser Corporate Governance Kodex enthält darüber hinaus Leitlinien für das Zusammenwirken von Aufsichtsrat und Geschäftsführung. Dabei verpflichtet sich Berlin Partner zu Rechenschaftspflicht, Verantwortlichkeit, Vertraulichkeit, Professionalität und Transparenz sowie der Gleichstellung von Männern und Frauen.
Alle Mitarbeiter*innen sind zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien verpflichtet. Zwei Compliance-Beauftragte sind zeitanteilig mit Compliance-Aufgaben des Unternehmens beauftragt; sie berichten direkt an die Geschäftsführung.
Die Risiken der Gesellschaft von Berlin Partner werden im Rahmen eines Drei-Linien-Modells gemanagt:
Die zentralen Risikofelder und die entsprechenden Regelungen sind in Richtlinien abgebildet, die in einem Organisationshandbuch im Intranet der Gesellschaft zusammengefügt wurden. Diese Risikofelder nebst korrespondierenden Richtlinien und Regelungen werden durch die jeweiligen Risikoverantwortlichen regelmäßig inhaltlich überprüft und Maßnahmen zur Einhaltung umgesetzt.
Um das Risikomanagement unternehmensweit zusammenzuführen (zweite Linie) besteht zudem ein Risikomanagement-Board mit eigener Geschäftsordnung. Mitglieder sind die jeweiligen Richtlinien- und Risikoverantwortlichen im Unternehmen, die im Board zu den Maßnahmen rund um das Management der Richtlinien und zu geänderten Normen berichten. Das Risikomanagement- Board tagt quartalsweise unter dem Vorsitz des Prozessverantwortlichen für Risikomanagement. Zur Unterstützung und Dokumentation des Risikomanagements hat die Gesellschaft ein digitales Risiko- und Compliance-Management-System.
Als dritte Linie besteht eine Interne Revision, welche an die Geschäftsführung berichtet. Seit 2019 arbeitet die Revision mit einem externen Dienstleister zusammen, der die Prüfungen durchführt (4-5 Prüffelder pro Jahr).
Über das operative Management der Richtlinien, die Unternehmens-Compliance und das Risikomanagement sowie die Interne Revision wird sichergestellt, dass die wesentlichen Prozesse und Risikofelder einer laufenden Überprüfung unterliegen. Schwachstellen werden aufgedeckt und Prozesse darauf basierend stetig weiter verbessert.
Erstmalig wurde über das Jahr 2019 ein Risiko- und Compliance-Bericht erstellt. Mit der Vorlage des Jahresabschlusses berichtet die Geschäftsführung einmal jährlich zur Einhaltung des Corporate Governance Kodex an den Aufsichtsrat und die Gesellschafterversammlung in Form einer Entsprechenserklärung.
Interessenkonflikte, die sich bei Geschäftsführung, Aufsichtsrat und Mitarbeiter*innen im Rahmen ihrer Tätigkeit bei Berlin Partner ergeben, sind transparent zu machen. Die Mitglieder der Geschäftsführung unterliegen während ihrer Tätigkeit für Berlin Partner einem generellen Wettbewerbsverbot. Zuwendungen von Dritten (i.S. von interessensgebundenen Zahlungen) oder sonstige Vorteile sind grundsätzlich untersagt. Den konkreten Umgang mit Interessenkonflikten regelt unsere interne Richtlinie zur Korruptionsprävention.
Wesentliche Risiken in Bezug auf die Bekämpfung von Korruption und Bestechung sind Interessenkonflikte und sachwidrige Einflussnahmen; zu ihrer Vermeidung trifft unser Compliance-Grundsatz klare Aussagen. So sind alle Geschäfte zwischen Berlin Partner und Mitarbeiter*innen, ihnen nahestehenden Personen oder Unternehmen zu vermieden. Vorteilsannahme und -gewährung zu Zwecken von sachwidriger Einflussnahme auf Entscheidungen durch Berlin Partner-Mitarbeiter*innen sind auszuschließen.
Berlin Partner hat seit Anfang 2020 einen internen digitalen Compliance-Check, über den Mitarbeiter*innen mögliche Verstöße auch anonym melden können. Zudem sind wir dem Antikorruptionskodex des Landes Berlin verpflichtet. Unsere Mitarbeiter*innen werden im Onboarding-Prozess ausdrücklich zur Einhaltung unserer Richtlinien geschult. Zukünftig sollen Unterweisungen und Schulungen insbesondere zur Regulatorik mittels Lernmanagementsoftware systematisiert werden.
Umsetzung und Maßnahmen hinsichtlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden durch einen unabhängigen Datenschutzberater des TÜV Rheinland regelmäßig reviewt und auf seine Rechtskonformität überprüft. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte berichtet direkt an die Geschäftsführung. Mitarbeiter*innen werden in der DSGVO unterwiesen und anlassbezogen informiert sowie geschult. Neuigkeiten dazu werden zeitnah an die Belegschaft kommuniziert. Bei Verstößen oder im Verdachtsfall übernimmt der Datenschutzbeauftragte die Aufklärung, ggf. unter Einbezug des Justitiariats.