20. Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten

Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.

Unter dem Begriff „Compliance Management“ sind alle Maßnahmen zu verstehen, die das rechts- und regelkonforme Verhalten des Unternehmens, seiner Organe sowie seiner Mitarbeiter:innen dauerhaft sicherstellen. Compliance war und ist für EDEKA Nord eine wichtige Voraussetzung, um die gesamte Unternehmensgruppe und alle Mitarbeiter:innen vor Schäden zu bewahren und die Reputation des gesamten EDEKA-Verbunds nachhaltig zu schützen.

Die Compliance-Richtlinie von EDEKA Nord ist deshalb in ausgewählten Fällen bewusst enger gefasst als die gesetzlichen Regelungen, um bereits den Anschein eines regelwidrigen Verhaltens zu vermeiden. Denn schon der Verdacht eines Verstoßes kann zu einer Schädigung der Reputation von EDEKA Nord bei unseren selbstständigen Kaufleuten, Endverbraucher:innen, Geschäftspartner:innen und in der Öffentlichkeit führen. Die Compliance-Richtlinie wurde im ersten Quartal 2021 fertiggestellt und soll durch Schulungen im darauffolgenden Halbjahr in den Regelprozess integriert werden.

Jede:r Mitarbeiter:in ist für die Einhaltung von Gesetzen und Regeln verantwortlich. Die Geschäftsführung und die Führungskräfte sind zusätzlich dafür verantwortlich, ihre Mitarbeiter:innen dabei zu unterstützen, die Vorgaben zu verstehen, anzuwenden und für ein Umfeld zu sorgen, das die ständige Einhaltung ermöglicht. Die Richtlinie gilt in allen Organisationseinheiten und Tochtergesellschaften von EDEKA Nord. Die Vorgaben sind für alle Mitarbeiter:innen verbindlich.

Zu einer erfolgreichen Umsetzung dieser Verhaltensrichtlinie gehört konsequentes Handeln bei Verstößen. Verstöße gegen gesetzliche oder unternehmensinterne Vorgaben können als Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten eingestuft werden und deshalb entsprechende arbeitsrechtliche Sanktionen zur Folge haben. Diese können bei schweren Verstößen bis zur fristlosen Kündigung reichen und strafrechtliche Verfolgung und Schadenersatzforderungen nach sich ziehen.

Geschäftspartner:innen laufen Gefahr, dass die Geschäftsbeziehung bei Verstößen unverzüglich beendet wird.

Die Prävention und das Erkennen von Verstößen werden durch interne Prozesse unterstützt, insbesondere durch die konsequente Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips und eine angemessene Funktionstrennung. Es gehört zu den organisatorischen Pflichten verantwortlicher Mitarbeiter:innen und Vorgesetzter, die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben sowie die Umsetzung der internen Kontrollen zu beachten. Ein externer Rechtsanwalt außerhalb unseres Geschäftsgebietes dient allen Mitarbeiter:innen als Ombudsperson. Bedrohungen, Gefahren und Korruption können so anonym aufgedeckt werden. Um diese Aufgabe erfüllen zu können, müssen bedeutsame Entscheidungen und Handlungen mit finanziellen Auswirkungen im Vier-Augen-Prinzip abgestimmt und nach den bestehenden Regeln freigegeben werden. Die Regeln zur Freigabe sind in der gesonderten Richtlinie R 1 (Kompetenzrichtlinie) festgehalten. Sie sind zweckgebunden umzusetzen. Alle Mitarbeiter:innen sind für die vollständige und wahrheitsgemäße Dokumentation der dienstlichen Ausgaben verantwortlich.

Die Konzernrevision ist eine Stabsstelle der Geschäftsführung. Sie prüft die Richtlinie gegen und übernimmt somit die Kontrollfunktion für die Einhaltung der erlassenen Regeln. „Risikomanagement und Compliance“ ist eine Stabsstelle im Geschäftsbereich Finanz- und Rechnungswesen. Die Compliance-Stelle untersteht fachlich und disziplinarisch dem zuständigen Geschäftsbereichsleiter. Von dieser Weisungsbefugnis ausgenommen sind Tätigkeiten und Untersuchungen der Compliance-Stelle mit Bezug zum Geschäftsbereich Finanz- und Rechnungswesen. In diesen Fällen untersteht die Compliance-Stelle direkt der Geschäftsführung. Sie ist verantwortlich für die Koordination, Verwaltung, Dokumentation und Weitergabe der Compliance-Informationen. Die Compliance-Stelle ist zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ihr anvertraute Informationen bzw. gemeldete Risiken oder Verstöße darf sie nicht an fremde Adressaten wie z.B. einen anderen Geschäftsbereich weitergeben. Werden Compliance-Risiken entdeckt, die nach Beurteilung der Compliance-Stelle von herausragender Bedeutung für EDEKA Nord sind, so berichtet sie direkt an die Geschäftsführung. Bezüglich dieser Meldungen unterliegt die Compliance-Stelle keinerlei Weisungsbefugnis seitens des für sie zuständigen Geschäftsbereichsleiters. 

Damit die Mitarbeiter:innen von EDEKA Nord stets auf dem aktuellen Stand hinsichtlich interner Regelungen und gesetzlicher Anforderungen sind, unterhält EDEKA Nord ein digitales Schulungssystem. Mit diesem System wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter:innen in regelmäßigen Abständen für sie relevante Pflichtkurse absolvieren. Die Durchführung der Schulungen der Mitarbeiter:innen wird seitens der Abteilungsleiter:innen dokumentiert und an die jeweiligen Geschäftsbereichsleiter:innen weitergereicht bzw. durch diese auch eingefordert. Führen Mitarbeiter:innen die zugewiesenen Pflichtkurse nicht aus, so melden die sogenannten Pflichtkursverantwortlichen dies den jeweiligen Vorgesetzten. Die Abteilung Interne Revision prüft im Rahmen ihrer Tätigkeit, ob die Pflichtkursverantwortlichen die Tätigkeit der Überwachung durchgeführt haben. Neueingestellte Mitarbeiter:innen haben die Pflichtkurse innerhalb der ersten fünf Werktage nach Eintritt zu belegen.

Zukünftig werden weitere Richtlinien der einzelnen Geschäftsbereiche der Geschäftsführung vorgestellt und durch diese verabschiedet. Ein Risiko für unser Unternehmen stellt das Thema Korruption und Bestechlichkeit dar. Das Compliance-Management inklusive der Richtlinien dient dem Zweck, derartige Risiken für EDEKA Nord zu minimieren und ihnen entgegenzuwirken.

Weitere Informationen zu konkreten Zielsetzungen im Bereich Compliance finden sich unter Kriterium drei "Ziele".