Die AXICA hat ein festes Team aus Geschäftsführung, Prokuristin und einer weiteren Kollegin benannt, um das Thema der Compliance im höchsten Steuerungskreis zu implementieren und so immer schnell handeln zu können.

Dieses Team ist zu den „Compliance Richtlinien“ geschult und hat die Aufgabe, die AXICA Richtlinien einmal im Jahr auf Aktualität zu prüfen, ggf. zu korrigieren und die Mitarbeitenden entsprechend auf diese Richtlinien und Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung zu schulen.Die AXICA schult ihre Mitarbeitenden mindestens einmal jährlich in Bezug auf allgemeingültige Compliance-Regeln und explizit auf marktspezifische Regeln (z.B. Pharma-Kodex).

Allgemeine Verhaltensanforderungen
Grundsätzlich gilt, dass der Code of Conduct als auch die Compliance Regeln, abgestimmt auf das Geschäftsfeld der AXICA, dem Unternehmen und den Mitarbeitenden moralisch-ethische, als auch gesetzliche Leitplanken geben, die kompromisslos einzuhalten sind. Dieses Verhalten verlangt die AXICA auch von PartnerInnen oder DienstleisterInnen.

Die AXICA nimmt Hinweise auf potenzielle Verstöße gegen Compliance-Regeln ernst. Diese Hinweise können von „außen“ über die Mail Adresse nachhaltigkeit@axica.de an das Unternehmen und intern auch anonym herangetragen werden. Die AXICA verpflichtet sich zur Beachtung aller Verbote und Vorschriften betreffend Korruption, Bestechung, Betrug und Erpressung. Die AXICA legt allerhöchsten Wert auf transparente nachvollziehbare, faire Zusammenarbeit, die niemals gegen Gesetze oder das moralisch-ethisch einwandfreie Verhalten untereinander verstößt. Die AXICA weist die ihr verbundenen Dienstleistungsunternehmungen und PartnerInnen auf die Konsequenzen, die bis zur Beendigung der Zusammenarbeit führen können, hin und bespricht das Thema einmal jährlich im Jahresgespräch.

Durch ein transparentes Beschwerdemanagement ersieht die GF jedwede Form von Unlautbarkeit.

Wir lassen all unsere LieferantInnen unseren Code of Conduct unterschreiben und gewähren somit die Einhaltung.

Neben den relevanten gesetzlichen Bestimmungen, hat die AXICA speziell folgende Themen als Compliance-relevant ausgemacht:

Arbeitsrecht:

• Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen
• Einhaltung der firmeninternen Regelungen, Festlegungen aus den Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen
• Das Anstellungsverhältnis ist schriftlich in Vertragsform fixiert, jede Form der „außerordentlichen Gratifikation, Bonusabrechnung oder etwaiger Zuwendung ist schriftlich dokumentiert
• Arbeitsverträge sind nur in Ausnahmefällen und mit einer eindeutigen, nachvollziehbaren Begründung zu befristen

Arbeitssicherheit:

• Es  werden alle Regelungen eingehalten
• Die Meldung bei der Berufsgenossenschaft ist einwandfrei.
• Es wird eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit einmal jährlich zum Audit eingeladen
• Intern gibt es einen Sicherheitsbeauftragten, der im Rahmen der Bestimmungen regelmäßig geschult wird
• Jährlich gibt es Unterweisungen für die Mitarbeiter wie im Ernstfall zu reagieren ist
• Alle 2 Jahre besteht die Verpflichtung für alle Mitarbeiter an einem Erste-Hilfe-Kurs teilzunehmen
• Hygieneschulungen sind Standard

Betriebsgenehmigungen/ Versammlungsstättenverordnung:

• Hier werden die gesetzlichen Bestimmungen zur Genehmigung von Veranstaltungen beachtet und durchgesetzt, ggf. auchgegenden Kundenwunsch
• Mitarbeiter werden regelmäßig im Bereich „Sachkundige Aufsichtsperson“ geschult
• Es gibt einen externen Brandschutzbeauftragten, der halbjährlich Audits durchführt
• Alle 5 Jahre werden die Brandschutzordnung und Betriebsgenehmigung geprüft

Datenschutz:

• Einhaltung der Regeln, die in Zusammenarbeit mit dem externen Datenschutzbeauftragen in Hinblick auf die DSGVOgetroffen wurden
• Hier findet eine jährliche Schulung für die Mitarbeitenden statt
• Das gilt sowohl in Hinblick auf Kundendaten, als auch auf interne Firmen-und/ oder Mitarbeiterdaten
• Elternzeit, Kündigungsschutz, Urlaub, Sonderurlaub etc. sind entweder gesetzlich geregelt und/ oder im Arbeitsvertrag (bzw. Zusatz) eindeutig geklärt

Gesundheitsschutz:

Es gibt einen extern beauftragten Betriebsarzt, der regelmäßig Schulungen und die freiwilligen Leistungen seitens des AG anbietet. Die Mitarbeitenden sind angehalten von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen. Die Gesundheit steht an oberster Stelle.
Der Arbeitgeber unternimmt große Anstrengungen die Belastungen des Arbeitnehmenden so gesundheitsschonend wie möglich zu gestalten, das gilt im physischen wie auch im psychischen Bereich.

Unser Unternehmen verfügt über eine externe Steuerberatungsgesellschaft, welches jährlich von einer unabhängigen Revision geprüft wird. 
Unser Unternehmen verfügt über einen Code of Conduct sowie eine/einen CSR Verantwortliche*N

Alle notwendigen Wartungen, Prüfungen werden zeitgerecht durchgeführt, Schulungen und Weiterbildungen angeboten.

Der Beirat der DZ BANK wacht als Aufsichtsorgan über die Aktivitäten der GmbH.
In Themen der Arbeitsgesetzgebung lasen wir uns von einem geeigneten Anwalt beraten.
Zum jetzigen Zeitpunkt wurden noch keine Ziele bei der Compliance definiert.