Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Verantwortlich für das Thema Compliance sind bei der ZWH die Geschäftsführung, der Vorstand, die Bereichsleitenden und deren Stellvertreter*innen, die Syndikusrechtsanwältin und die Datenschutzbeauftragte. In der ZWH ziehen Korruption und Gesetzesverstöße arbeits-, zivil- oder strafrechtliche Konsequenzen nach sich. Eine Reflexion zu bisher gesetzten Zielen kann nicht erfolgen, da das der erste Nachhaltigkeitsbericht der ZWH ist.
Die Mitarbeitenden besprechen sich bei Unsicherheit über ihre Entscheidungen mit den Bereichsleitenden, den Projektleitenden, der Datenschutzbeauftragten oder dem Personalleiter. Die Bereichs- und Projektleitenden der ZWH haben eine Vorbildfunktion und nehmen diese wahr. Sie stehen ihren Mitarbeitenden für Fragen zur Verfügung und helfen ihnen, ihre Aufgaben und Pflichten zu erfüllen. Außerdem wissen die Mitarbeitenden, dass sie Vorgänge, die auf eine strafbare Handlung (z. B. Diebstahl, Betrug oder Bestechung) oder auf einen systematischen Verstoß gegen Gesetze oder betriebsinterne Regeln hindeuten, den Bereichs- sowie Projektleitenden oder dem Personalleiter melden sollen. Hinweisgebende, die mögliche Verstöße nach bestem Wissen und in gutem Glauben melden, haben infolge der Meldung keine für sie nachteiligen Maßnahmen zu befürchten. Des Weiteren werden in Mitarbeitendenversammlungen und im Personal-Newsletter ZWH AH!KTUELL Änderungen von Gesetzen und Unternehmensrichtlinien kommuniziert sowie dokumentiert.
Bisher gibt es keinen verschriftlichten und öffentlich einsehbaren Verhaltenskodex, der für Mitarbeitende und Geschäftspartner*innen der ZWH gilt. Darüber hinaus fehlt eine verbindliche Vorgabe für die Ausgabe und Entgegennahme von Zuwendungen und Geschenken. Deshalb ist geplant, einen Verhaltenskodex für Mitarbeitende und Geschäftspartner*innen in 2021 zu entwickeln sowie in das Mitarbeitendenhandbuch zu integrieren. Der Verhaltenskodex wird u. a. Hinweise auf die Einhaltung der Allgemeinen Menschenrechte und verbindliche Vorgaben für die Ausgabe und Entgegennahme von Zuwendungen sowie Geschenken enthalten. Derzeit existiert eine IT-Policy, die für alle Mitarbeitenden und Personen, denen die Benutzung von PC und/oder mobilen Endgeräten und der Netzinfrastruktur der ZWH durch eine vertragliche Vereinbarung ermöglicht wird, verbindlich gilt. Die IT-Policy weist auf die Verpflichtungen im Umgang mit der IT-Infrastruktur der ZWH hin und dient dem Datenschutz sowie der Datensicherheit im Unternehmen. Neben der IT-Policy gibt es ein für alle Mitarbeitenden verpflichtendes Web-based Training zum Thema Datenschutz. Weiterhin ist in der ZWH geregelt, wer Zugang zu vertraulichen Unterlagen hat, wichtige Dokumente, die nicht für alle Mitarbeitenden einsehbar sein sollen, werden in abschließbaren Schränken gelagert und alle Geschäftsinformationen sind zusätzlich extern gesichert. Mit dem Vier-Augen-Prinzip wird in der ZWH sichergestellt, dass Verträge, Aufträge und Rechnungen unter Kontrolle erstellt bzw. bearbeitet werden.
Die ZWH hat ihre beiden Standorte in Düsseldorf und Berlin auf Korruptionsrisiken geprüft. Am Standort in Berlin (Haus des Deutschen Handwerks) gibt es ein System, das sicherstellt, dass nur Befugte die Büroräume betreten dürfen. Besucher*innen müssen sich zuerst an einer Pforte anmelden, bevor sie das Gebäude betreten dürfen. Danach werden die ZWH-Mitarbeitenden telefonisch über die Besucher*innen informiert. Der Zugang zu den Büroräumen auf der 3. Etage ist durch eine weitere Tür gesichert, die nur mit einem Chip geöffnet werden kann. Am Standort in Düsseldorf hat sich gezeigt, dass das System, das sicherstellt, dass nur Befugte die Firmenräume betreten können, verbesserungsbedürftig ist. Der Zugang wird derzeit über eine Gegensprechanlage geregelt. Wer sich darüber Zutritt zum Gebäude verschafft, hat auch die Möglichkeit, die Büroräume zu betreten. Deshalb wird der Zugang zu den Büroräumen in Düsseldorf dahingehend in 2021 verbessert, dass eine neue Schließanlage installiert wird.