20. Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten

Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.

Die Arbeit des AWI als Stiftung des öffentlichen Rechts ist in die gültigen Gesetze und Vorschriften auf Bundes- und Landesebene eingebunden. Für die Umsetzung besteht eine austarierte Struktur an Regelwerken für gesetzes- und regelungskonformes Verhalten, das die Bekanntmachung und Einhaltung der Gesetze im täglichen Arbeitsleben gewährleisten soll. Als Forschungseinrichtung obliegt die Arbeit außerdem wissenschaftlichen Richt- und Leitlinien.

Die Akteure, die am AWI Kontroll- und Beratungsfunktionen wahrnehmen, sind in ihren Aufgaben und Funktionsbezeichnungen vielfältig: Die Innenrevision ist für die Sicherstellung eines ordnungsgemäß und effektiv funktionierenden Verwaltungs- und Kontrollsystems zuständig. Hinzu kommen eine Rechtsabteilung, die Stabsstellen „Health, Safety and Environment“ (HSE) und „Umweltpolitik“ sowie zahlreiche Beauftragte, u.a. Ansprechpersonen für das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, Korruption, Datenschutz, Exportkontrolle, Risikomanagement etc. 

Sogenannte Ombudspersonen sind als Vertrauensperson für die Sicherstellung guter wissenschaftlicher Praxis zuständig. Hinzukommt kommt das Risk Assessment Committee als Beratungseinheit zu möglichen Risiken von Forschungsprojekten im Zuge der Antragstellung.

Zur Gewährleistung der Standards und Maßnahmen zählen detaillierte Jahresabschlussprüfungen (Wirtschaftsprüfer), Revision und Kontrollprozesse sowie Beratungs- und Schulungsangebote (u.a. Fort- und Weiterbildungen). Code of Conducts regeln die Belange der Mitarbeitenden und die Zusammenarbeit untereinander. Seit 2020 bestehen Verschwiegenheitserklärungen bei sensiblen Vergabeverfahren. Alle Ansprechpersonen für gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten sind im Intranet sowie Internet transparent einsehbar.

Aktive Aufklärungsarbeit erfolgt durch damit beauftragte Stellen. Falls ein Verstoß gegen Gesetze sanktioniert werden muss, greifen personalrechtliche Maßnahmen und bedarfsweise eine Unterstützung der Behörden bei strafrechtlicher Aufarbeitung schwerer Fälle.

Als wesentliche Risiken mit möglichen negativen Auswirkungen für den Institutsbetrieb gelten eine allgemeine Verringerung der Wertschätzung der Wissenschaft, ein Rückgang der Zuwendungen (institutionelle Förderung und Drittmittel) sowie nicht nutzbare Forschungsinfrastrukturen. Auch mangelndes Risikomanagement und damit oder mit anderen Auslösern verbundene Reputationsschäden werden als Risiken angesehen.

Die Umsetzung der bestehenden Regelungen unterliegen kontinuierlicher (Selbst-)Überprüfung: Intern durch die Innenrevision sowie extern durch das Kuratorium als Aufsichtsrat, durch die Zuwendungsgeber und die Helmholtz-Gemeinschaft. Außerdem erfolgen Überprüfungen durch den Europäischen Rechnungshof (EuRH), den Bundesrechnungshof (BRH) und Wirtschaftsprüfer.

Insgesamt liegt die Gesamt­ und Letztverantwortung für die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben beim Direktorium. Es kann die Gesamt­ bzw. Letztverantwortung nicht delegieren, überträgt allerdings Unternehmerpflichten in Bezug auf Arbeitsschutz auf Führungskräfte. Verschiedene weitere interne wie externe Akteure beraten und unterstützen das Direktorium im Bereich Compliance. 

Die beschriebenen Maßnahmen und Strukturen haben zu einer starken Sensibilisierung für die Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten geführt. Konkrete Zielsetzungen für den Bereich Compliance wurden nicht definiert.