Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Einhaltung des Umweltrechts Die Hering Unternehmensgruppe führt mit kontinuierlichen Aktualisierungen ein computergestütztes Umweltrechtskataster bezüglich der Überprüfung der Einhaltung der einschlägigen Umweltschutzvorschriften sowie der Nebenbestimmungen der erteilten Genehmigungen. Beginnend im Jahr 2016, haben wir im Jahr 2017 die Implementierung des Umweltrechtskatasters mit Hilfe der Software VRIGHT im gesamten Unternehmen weiter vorangetrieben.
Unsere Anlagen betreiben wir entsprechend den Auflagen der Genehmigungen der zuständigen Behörden. Die Dokumentationen der durchgeführten Kontrollen und Analysen sind in unserem Managementsystem geregelt und dokumentiert.
Compliance-Managementsystem Durch die Einführung eines unternehmensspezifischen Compliance-Managementsystems Ende 2016 gewährleisten wir bei der Hering Unternehmensgruppe die Einhaltung von Rechtskonformität und gehen präventiv gegen Korruption und Bestechung vor. Dazu wurde ein Compliance Beauftragter (Leiter Rechtsabteilung) bestellt und eine Compliance-Richtlinie erlassen. Deren Inhalte finden sich sowohl im unternehmenseigenen Compliance-Handbuch als auch im Compliance-Handout wieder und sind im Intranet für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich.
Die Compliance-Richtlinie beschreibt u.a.,
- die Bedingungen zu denen der oder die Compliance Beauftragte mit welchen Rechten und Pflichten installiert wird,
- generelle Verhaltensmaßregeln, wie Integrität und Wohlverhalten gemäß Orga-Handbüchern, Arbeitsverträgen und jahrelanger Gepflogenheit im Unternehmen,
- das Vorgehen bei Verstößen und den Eskalationsprozess sowie
- Details zu Wettbewerbs- und Kartellrecht, Umwelt- und Arbeitsschutzrecht sowie Steuerrecht und Datenschutzrecht.
Die Compliance-Richtlinie wird nach Inkrafttreten im Jahr 2015 Ende 2018 erstmals evaluiert und bei Bedarf überarbeitet. Derzeit laufen halbjährliche interne Audits.
Regelmäßige Compliance-Schulungen sollen sicherstellen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Thema sensibilisiert sind. Dazu gibt es einen internen Schulungsplan, der zwischen dem Compliance Beauftragten und der Unternehmensleitung erarbeitet wurde. Dieser sieht Einführungsschulung für neu eingetretene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Grundschulungen und Schulungen mit Schwerpunktthemen für alle Mitarbeitenden vor – von der Unternehmens- bzw. Geschäftsleitung bis zum Bauleiter oder bei Bedarf auch Polier. Alle zwei Jahre werden die Compliance-Schulungen wiederholt.
Die Weiterbildung des Compliance Beauftragten, auch als Grundlage für durchzuführende Schulungen, ist durch jährliche Seminare, Schulungen und entsprechende Fachmedien gewährleistet. Zusätzlich zum Compliance-Beauftragten führt bei Bedarf auch die Unternehmensleitung Schulungen durch. Für die Zukunft wird geprüft, ob externe Personen bei bestimmten Schwerpunktthemen hinzugezogen werden.
Branchenbedingt liegen bei der Hering Unternehmensgruppe die Prüfungen bzw. Schulungen im Bereich Umwelt, Arbeitsschutz sowie Wettbewerbs- und Korruptionsprävention. Seit Bestehen des Compliance-Managementsystems gab es die meisten Vorfälle im Bereich Arbeitsschutz, die alle fachlich einwandfrei durch unseren Bereich FaSi (Fachkraft für Arbeitssicherheit) in Zusammenarbeit mit dem Compliance Beauftragten und Leiter der Rechtsabteilung bearbeitet wurden.
Verhalten am Markt Die Hering Unternehmensgruppe fühlt sich einem fairen und offenen Wettbewerb auf den Märkten ebenso verpflichtet wie der Geschäftsbeziehung mit anderen Geschäftspartnern, die über einen guten Ruf verfügen und ihrerseits möglichst auch für eine regelkonforme Auftretensweise im Markt bekannt sind. Die Hering Unternehmensgruppe wendet daher transparente Bewertungskriterien bei der Auswahl von Kunden und Lieferanten an.
• Zur Vermeidung von Korruption und Bestechung werden regelmäßig Schulungen durchgeführt und die Mitarbeiter sensibilisiert
• Ein geringes Restrisiko bleibt erhalten, da die Mitarbeiter und Verantwortlichen ggf. unbewusst aufgrund fehlender Rechtskenntnisse o. ä. handeln. Den Risiken wirken wir mit unseren Schulungen, Gesprächen und der Unterstützung unserer Rechtsabteilung entgegen.
• Bisher hatten wir noch keine Gesetzes- und richtlinienverletzendes Verhalten in unserem Unternehmen.