Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Compliance:
Die LBS Südwest unterliegt als Bausparkasse den nationalen Anforderungen wie bspw. dem Bausparkassengesetz, der Bausparkassenverordnung, dem Kreditwesengesetz sowie den einschlägigen Rundschreiben der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht aber auch europäischen Anforderungen.
Als Finanzinstitut hat die LBS Südwest aufsichtsrechtliche Vorgaben sowie spezialgesetzlich Regelungen zur Prävention und Bekämpfung von kriminellen Handlungen wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Betrug, Korruption, Insiderhandel, Marktmanipulation, Wirtschaftskriminalität und sonstigen strafbaren Handlungen einzuhalten. Darüber hinaus sind Regeln und Vorgaben bspw. zu Embargovorschriften und Finanzsanktionen zu beachten.
Die LBS Südwest hat gemäß den aufsichtsrechtlichen Vorgaben einen Compliance-Beauftragten benannt und eine Compliance-Funktion eingerichtet. Die Compliance-Funktion wirkt auf die Implementierung wirksamer Verfahren zur Einhaltung der wesentlichen rechtlichen Regelungen und Vorgaben hin (§ 1 Abs. 1 KWG; AT 4.4.2 MaRisk) und darauf, dass das Verbot von Insidergeschäften (BT 2.7 MaComp i.V.m. Art. 14 MAR) beachtet wird. Ziel ist es, alle relevanten Gesetze und Vorgaben jederzeit einzuhalten. Die Compliance-Funktion wirkt daher auch auf entsprechende Kontrollen zur Überwachung des regelkonformen Verhaltens hin.
Durch ein Rechtsmonitoring wird sichergestellt, dass neue bzw. geänderte Regelungen und Vorgaben fristgemäß in die Arbeitsabläufe aufgenommen und beachtet werden. Durch dieses Rechtsmonitoring werden die Bereiche auf neue rechtliche Entwicklungen frühzeitig hingewiesen und bei entsprechender Relevanz wirkt die Compliance-Funktion auf die Implementierung wirksamer Verfahren zur Einhaltung der rechtlichen Vorgaben hin.
Die Compliance-Funktion ist unabhängig vom operativen Geschäft, hat umfassende Befugnisse und einen uneingeschränkten Informationszugang. Weiter unterstützt und berät die Compliance-Funktion den Vorstand bei der Einhaltung rechtlicher Regelungen und Vorgaben. Sie erstattet sowohl jährlich als auch anlassbezogen Bericht an den Vorstand. Die Informationen werden auch der Internen Revision und dem Verwaltungsrat übermittelt.
Die LBS Südwest lebt und pflegt eine Compliance-Kultur. Sämtliche Mitarbeiter werden im Rahmen von Compliance-Schulungen auf das Erfordernis und die Erwartung, Regelungen (externe sowie interne Ge- und Verbote) stets einzuhalten, hingewiesen. Die Mitarbeiter werden mithin auf die Risiken einer Non-Compliance aufmerksam gemacht und über die in der LBS Südwest eingerichtete Compliance-Funktion mit den entsprechenden Ansprechpersonen informiert. Darüber hinaus werden die Mitarbeiter bezüglich der Einhaltung der kapitalmarktrechtlichen Wohlverhaltensregeln unterrichtet.
Um Compliance-Verstöße zu vermeiden bzw. diese zu ahnden, sind alle Mitarbeiter aufgefordert, sich mit ihren Fragen und Hinweisen an ihre Führungskräfte, Fachbereiche oder den Compliance-Beauftragten zu wenden. Damit Unregelmäßigkeiten früh erkannt werden können, gibt die LBS Südwest ihren Mitarbeitern darüber hinaus die Möglichkeit, auffällige Vorgänge oder Verstöße vertraulich und anonym anzuzeigen (sog. Hinweisgebersystem).
Datenschutz:
Die LBS Südwest und ihre Dienstleister erheben, verarbeiten und speichern personenbezogene Daten. Die Daten werden bspw. bei der Beratung von Interessenten und Kunden, bei Abschluss eines Bausparvertrags, im Kundenservice sowie in der Spar- und Darlehensbearbeitung benötigt. Darüber hinaus verarbeitet die LBS Südwest auch Daten ihrer Mitarbeiter, Handelsvertreter, Lieferanten, Dienstleister sowie sonstiger Vertragspartner.
Die LBS Südwest hat durch Implementierung entsprechender Verfahren bzw. Maßnahmen die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz (u.a. DSGVO) sichergestellt. Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist u.a. in einer Datenschutzleitlinie sowie in mehreren Arbeitsanweisungen geregelt. Zudem werden die Mitarbeiter durch Schulungen für das Thema Datenschutz sensibilisiert. Des Weiteren hat die LBS Südwest einen Datenschutzbeauftragten benannt. Dieser berichtet regelmäßig sowie anlassbezogen direkt dem Vorstand.
Geldwäsche:
Die LBS Südwest erwartet von ihren Mitarbeitern, dass sie stets sowohl Gesetze als auch andere externe und interne Regeln zur Verhinderung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und sonstigen strafbaren Handlungen befolgen. Für die Überwachung dieser Vorgaben ist in der LBS Südwest der Geldwäschebeauftragte zuständig. Er ist unabhängig vom operativen Geschäft, hat umfassende Befugnisse und einen uneingeschränkten Informationszugang.
Bausparkassen unterliegen als Finanzinstitute spezialgesetzlichen Regelungen zur Prävention und Bekämpfung von kriminellen Handlungen wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und sonstigen strafbaren Handlungen. Daneben sind Embargovorschriften und Finanzsanktionen einzuhalten.
Der Geldwäschebeauftragte stellt über Vorkehrungen und detaillierte Gegenmaßnahmen sicher, dass im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben gehandelt wird. Eine regelmäßige Bestandsaufnahme und Bewertung der rechtlichen Regelungen und Vorgaben ermöglichen eine Identifizierung von möglichen Risiken, die aus Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder sonstigen strafbaren Handlungen resultieren können. Auf neue rechtliche Entwicklungen werden die Geschäftsbereiche hingewiesen.
Weiter unterstützt der Geldwäschebeauftragte den Vorstand bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Er erstattet sowohl jährlich als auch anlassbezogen Bericht an den Vorstand.
Die wesentlichen rechtlichen Regelungen und Vorgaben werden eingehalten. Die Verfahren und Maßnahmen der LBS sind angemessen und wirksam. Besondere Risiken sind aktuell nicht erkennbar.