Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Unter DNK Kriterium 6 REGELN UND PROZESSE und im Nachhaltigkeitsbericht 2017 berichten wir ausführlich zum Thema des gesetzes- und richtlinienkonformen Verhaltens. Die Einhaltung aller gesetzlich relevanten Regeln und darüber hinaus der freiwillig gesetzten Verpflichtungen, Vorschriften und Richtlinien wird durch das Compliance-Management – neben dem Risikomanagement und der internen Revision eine der Säulen unseres Kontrollsystems – sichergestellt. Zur Einhaltung der Regeln haben wir eine interne Stabsstelle eingerichtet und einen externen Compliance-Beauftragten bestellt, die für – auch anonyme – Meldungen nicht regelkonformen Verhaltens zuständig sind. Insbesondere beschreibt unser Verhaltenskodex die Regeln und ethischen Standards.
Gemäß § 15 Abs. 1 des Gesellschaftsvertrages in der Fassung vom 1. Dezember 2009 verpflichtet sich die STADT UND LAND, eine Erklärung der Geschäftsführung entsprechend § 161 AktG in Verbindung mit den Bestimmungen des Gesellschafters Land Berlin zum Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) abzugeben. Insofern sind wir dem Berliner Corporate Governance Kodex in der jeweils gültigen, von der für die Beteiligungsführung zuständigen Stelle des Landes Berlin herausgegebenen Fassung verpflichtet. Diese Erklärung ist Bestandteil des Konzernlageberichts.
Die DSGVO haben wir zum Anlass genommen, unsere bestehenden Datenschutzstandards gemeinsam mit dem externen Datenschutzbeauftragten zu überprüfen und zu verbessern. Auch die interne Datenschutzdokumentation wurde seitdem vollständig überarbeitet und aktualisiert.
Im Jahr 2016 erfolgte erstmals ein erfolgreiches Audit nach ICG-Standard (Initiative Corporate Governance der dt. Immobilienwirtschaft e. V.). Im Berichtsjahr, 2017 wurde überprüft, ob die Empfehlungen aus dem Erstaudit umgesetzt wurden. Dafür wurden Prozesse und Dokumente analysiert und Mitarbeiter interviewt. Ein wichtiger Teil der Überprüfung galt der Korruptionsprävention.
Es ging zudem darum, ob das neue Unternehmensleitbild in geeigneter Form in der Mitarbeiterschaft kommuniziert wurde. Die Zertifizierung wurde bestätigt und gilt nun für weitere drei Jahre. Damit ist belegt, dass wir das ICG-WerteManagementsystem erfolgreich in unsere Geschäftsprozesse
implementiert haben. Eine unserer Grundüberzeugungen ist die kontinuierliche Weiterentwicklung,
und so haben wir uns neue Ziele gesteckt, um ausgewählte Prozesse im Unternehmen kontinuierlich zu verbessern. Die sehr gut bewerteten bisherigen Schulungsmaßnahmen sollen durch E-Learning ergänzt, der Verhaltenskodex und die Regeln der Korruptionsprävention überprüft werden. Auch nutzen wir die Zeit zwischen den Audits – wie vom ICG in seiner Auditierungs- und Zertifizierungsordnung
gefordert – zur Selbstbewertung des Compliance-Management- Systems. Die Geschäftsführung der STADT UND LAND informiert regelmäßig den Aufsichtsrat zu compliancerelevanten Themen. Dieser wurde 2016 zu Compliance-Themen in der Immobilienwirtschaft geschult. Unsere Compliance-Regelungen sind für alle Mitarbeiter, für die Geschäftsführung und den Aufsichtsrat handlungsweisend.
Im Berichtsjahr nahmen insgesamt 187 Mitarbeiter an Schulungen und Workshops zum Thema Compliance teil, unter anderem auch an der wohnungswirtschaftlichen Variante des Simulationsspiels „Integrity Now!“.