Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Die Sparkasse Rhein-Nahe hat diverse Verfahren und organisatorische Maßnahmen zur Einhaltung von rechtskonformem Verhalten implementiert. Zu dem im Jahr 2017 implementierten Ethikkodex mit verbindlichen Verhaltensregeln wurde im Jahr 2018 ein weiterer Verhaltenskodex zur Risikoorientierung geschaffen, der die Schaffung eines unternehmensweiten Bewusstseins für den Umgang mit Risiken (z.B. Missbrauch von Insiderwissen, Veruntreuung oder Geldwäsche) zum Ziel hat. Zudem existieren verbindliche Regeln zur Annahme von Geschenken in einer Geschenkerichtlinie.
Ziel ist es, alle rechtlichen und aufsichtsrechtlichen Regelungen einzuhalten und neue Anforderungen fristgerecht umzusetzen.
Sparkassen unterliegen speziellen gesetzlichen Anforderungen. Durch entsprechende Vorgaben und Regeln wird das Einhalten durch unsere Mitarbeiter eingefordert und sichergestellt.
Für die Überwachung dieser Anforderungen ist der Bereich Beauftragtenwesen mit den Themen
- Geldwäscheprävention/Verhinderung sonstiger strafbarer Handlungen zu Lasten des
Instituts
- Wertpapier- und MaRisk-Compliance
verantwortlich. Die Funktionen des Datenschutz- sowie des Informationssicherheitsbeauftragten
werden durch externe Mitarbeiter wahrgenommen.
Die Mitarbeiter des Bereichs Beauftragtenwesen agieren unabhängig vom operativen Geschäft, haben umfassende Befugnisse und einen uneingeschränkten jederzeitigen Informationszugang. Über regelmäßige Bestandsaufnahmen und Risikoanalysen in den jeweiligen Themenbereichen werden Handlungsfelder identifiziert, mögliche Interessenkonflikte aufgedeckt und daraus resultierend Maßnahmen entwickelt, um die Risiken zu vermeiden oder zu minimieren. Die ermittelten Risiken und abgeleiteten Handlungsfelder stehen im Rahmen von Überwachungsplänen permanent im Fokus. So werden Risiken aus der Geschäftstätigkeit, der Geschäftsbeziehung und aus Produkten oder Dienstleistungen durch Monitoring-Systeme sowie Risiken aus dem Wertpapierbereich im Rahmen der Marktmissbrauchs- und Insiderüberwachung identifiziert und bearbeitet. Neue Handlungsfelder aufgrund neuer rechtlicher Regelungen werden den Fachbereichen übermittelt und durch den Bereich Beauftragtenwesen in der Umsetzung begleitet und die Einhaltung der Fristen überwacht. Durch die Nähe zum Kunden und die guten Kenntnisse der Geschäftsbeziehung (KYC – Know your customer) sind bisher keine wesentlichen Schadensfälle entstanden. Die Mitarbeiter werden mittels Sensibilisierungsveranstaltungen regelmäßig auf die Einhaltung der Erfordernisse hingewiesen. Dies erfolgte auch im Jahr 2019 im Rahmen von Präsenzveranstaltungen für Kundenberater- und –betreuer zu den Themen Geldwäscheprävention, Datenschutz und Wertpapiere sowie durch web-basierte Trainings in den Themen Verhinderung Geldwäsche, sonstige strafbare Handlungen, Datenschutz und Informationssicherheit. Auf diese Themen wird bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern ein besonderes Augenmerk gelegt.
Der Vorstand wird regelmäßig im Rahmen von Jour-Fixe-Terminen anlassbezogen sowie über die Jahresberichte zu allen Themen aus dem Bereich Beauftragtenwesen informiert. Diese Berichte werden auch der Internen Revision sowie, sofern aufsichtsrechtlich gefordert, dem Verwaltungsrat zur Verfügung gestellt.
Darüber hinaus haben alle Mitarbeiter seit 2014 die Möglichkeit, über das Hinweisgebersystem Verstöße vertraulich anzuzeigen. Ansprechpartnerin für diese Meldungen ist die Bereichsleiterin Beauftragtenwesen.