Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
20.1. Compliance- und Antikorruptionsrichtlinien
Aufgrund der Art der Geschäftstätigkeit der INTER ist die Anfälligkeit für Korruption im Vergleich zu Unternehmen, die Aufträge im Wesentlichen durch die Teilnahme an Ausschreibungen erhalten, als eher gering einzuschätzen. Dennoch besteht eine große Anzahl an Dokumenten, die u.a. auch zur Verhinderung von Korruption beitragen:
- Leitlinie Compliance-Management-System
- Compliance-Kodex (insbesondere: Abschnitt 7.3)
- Compliance-Kompass (Orientierungshilfe zum Thema Compliance)
- Zentrale Arbeitsanweisung „Zentraler Einkauf und Materialwirtschaft“ nebst Anlage „Immobilien, Bau und Vermietung“
Mit dem Unternehmenshandbuch bieten wir eine Kategorie in unserem Intranet an, in der die oben genannten Dokumente, alle Zentralen Arbeitsanweisungen und weitere rechtsverbindliche Vorgaben zentral zu finden sind. Das Unternehmenshandbuch ermöglicht das schnelle Auffinden aktueller und gut verständlicher Dokumente. Damit stellt es eine wesentliche Erleichterung für das regelkonforme Handeln entlang unserer Geschäftstätigkeit dar. Die jeweils aktuellen Dokumente des INTER-Binnenrechts liegen im Unternehmenshandbuch ab, sodass unseren Mitarbeitern aktuelle und relevante Informationen zu gesetzestreuem Handeln zentral zur Verfügung stehen. Im Rahmen der Regulierung unserer Geschäftstätigkeit sehen wir darin auch einen wichtigen Faktor für unseren Unternehmenserfolg.
Die technische und organisatorische Betreuung und Weiterentwicklung des Unternehmenshandbuchs obliegen dem Bereich Organisationsentwicklung.
20.2. Prüfung der Einhaltung der Compliance- und Antikorruptionsrichtlinien
Die Einhaltung der Vorgaben zu Compliance wird folgendermaßen gewährleistet:
- Überwachung durch die Compliance-Funktion und den Leiter Compliance;
- Prüfungen der Internen Revision;
- Festlegung des Vier-Augen-Prinzips bei Rechnungsfreizeichnungen und anderen Vermögensverfügungen;
- Prüfung aller atypischen Verträge durch den Bereich Recht;
- Hinweisgeber-System beim Verdacht von Verstößen: Unser Hinweisgeber-System bzw. unsere Whistleblowing-Plattform können alle Mitarbeiter der INTER und der FAMK online unter https://compliance.inter.de/ in Anspruch nehmen.
20.3. Verantwortlichkeiten
Verantwortlich für das Thema regelkonformes Verhalten sind unser Leiter Compliance, der Anti-Fraud-Beauftragte und Bereichsleiter der Internen Revision, die Dezentralen Risikobeauftragten und der Geldwäschebeauftragter Der Leiter Compliance tauscht sich in regelmäßigen Abständen (mindestens alle 6 Wochen) mit dem zuständigen Ressortvorstand zu compliance-relevanten Sachverhalten aus und berät den Vorstand ggf. auch anlassbezogen.
20.4. Sensibilisierung der Mitarbeiter
Mit dem Intranetauftritt der Zentralen Compliance-Funktion steht unseren Mitarbeitern ein zentrales Informationsmedium für Compliance-Themen zur Verfügung. Darüber hinaus werden Führungskräfte und Mitarbeiter folgendermaßen für das Thema Compliance sensibilisiert:
- Präsenzschulung der Zentralen Compliance-Funktion zum Compliance Management System, Schulung neuer Mitarbeiter im Rahmen des Begrüßungstags, dezentrale Schulungen einzelner Fachbereiche auf Anfrage etc.;
- Präsenzschulung neuer Dezentraler Risikobeauftragter zur Erfassung von Compliance-Risiken sowie ggf. Schulung in den DRB-Foren;
- Verteilung des Compliance-Kodex und des Compliance-Kompass an alle Mitarbeiter;
- Compliance-Informationen im Intranet.
Zur Vermeidung von Risiken wie Diebstahl, Unterschlagung, Betrug und Geldwäsche hat die INTER Versicherungsgruppe ein Anti-Fraud-Management-System eingerichtet. Fraudgefährdete Organisationseinheiten wurden im Rahmen von Betrugs- und Gefährdungsanalysen durch die Interne Revision bezüglich Fraud-Risiken sensibilisiert.
20.5. Zielerreichung und Zielsetzungen
Mit der Etablierung von Compliance als selbständige Einheit im Unternehmen haben wir 2019 ein wichtiges Ziel erreicht: Zum 1. Juli 2019 wurde die Zentrale Compliance-Funktion aus dem Bereich Recht herausgelöst und agiert seitdem als selbständige Einheit, die direkt dem Vorstand unterstellt ist. Grund für diesen Schritt ist die Vermeidung von potenziellen Interessenskonflikten.
Im Jahr 2019 gab es, wie schon in den Vorjahren, keine Korruptionsfälle und Bußgelder bei der INTER.
Auch im Jahr 2020 wird regelkonformes Verhalten durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt, um das Risiko eines Compliance-Verstoßes so gering wie möglich zu halten.
20.6. Risiken
Ein Compliance-Risiko ist das Risiko eines Schadenseintritts zu Lasten der INTER Unternehmen infolge der Verletzung rechtlicher Vorgaben durch unternehmensangehörige Personen.
Compliance-Risiken sind insbesondere:
- öffentlich-rechtliche Maßnahmen (Strafen, Bußgelder oder andere behördliche Sanktionen gegen das Unternehmen oder unternehmensangehörige Personen)
- materielle Schäden (Verluste, entgangener Gewinn, zusätzlicher Verwaltungsaufwand)
- immaterielle Schäden in Form von Reputationsschäden („Imageschäden“)
infolge von Regelverstößen.
Innerhalb unseres Prüfkonzepts werden die Compliance-Risiken unternehmensweit in der INTER Risikomanagement-Software (IRS) durch die Dezentralen Risikobeauftragten (DRB) erfasst.
Die Zentrale Compliance-Funktion prüft, ob die von der Dezentralen Compliance-Funktion in der IRS erfassten Compliance-Risiken und der hierzu festgelegten risikoreduzierenden Maßnahmen und IKS (interne Verfahren zur Sicherstellung) plausibel und unter Risikogesichtspunkten zur Sicherstellung von Compliance geeignet und angemessen erscheinen. Für die Vollständigkeit und sachliche Richtigkeit der Erfassungen in der IRS sind die Mitglieder der Dezentralen Compliance- Funktion verantwortlich. Die Zentrale Compliance-Funktion prüft insoweit auf offenkundige Unvollständigkeit und Mängel.