Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Sparkassen als Finanzinstitute unterliegen spezialgesetzlichen Regelungen zur Prävention und Bekämpfung von kriminellen Handlungen wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Betrug, Korruption, Insiderhandel, Marktmanipulation, Wirtschaftskriminalität und sonstigen strafbaren Handlungen. Daneben sind Regeln zum Datenschutz und Embargovorschriften/Finanzsanktionen einzuhalten. Die Prüfung der Angemessenheit und Wirksamkeit der Verfahren erfolgt durch die prozessunabhängige Interne Revision.
Die Abteilung Beauftragte stellt über Vorkehrungen und detaillierte Gegenmaßnahmen sicher, dass im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben gehandelt wird. Eine regelmäßige Bestandsaufnahme und Bewertung der rechtlichen Regelungen und Vorgaben unter Nutzung der Verbandsunterstützung ermöglicht eine Identifizierung von möglichen Compliance-Risiken. Auf neue rechtliche Entwicklungen werden die Geschäftsbereiche hingewiesen.
Wir erwarten von unseren Mitarbeitern, dass sie stets rechtskonform handeln, d. h., dass sie sowohl externe als auch interne Regeln und Gesetze befolgen. Für die Überwachung dieser Vorgaben ist in unserem Haus die Abteilung Beauftragte verantwortlich. Sie ist unabhängig vom operativen Geschäft, hat umfassende Befugnisse und einen uneingeschränkten Informationszugang.
Die Abteilung Beauftragte identifiziert zudem mögliche Interessenskonflikte und kontrolliert auch die Einhaltung der internen Verhaltensregeln. Weiter unterstützt und berät sie den Vorstand bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Die Abteilung Beauftragte erstattet sowohl halbjährlich als auch anlassbezogen Bericht an den Vorstand. Diese Informationen werden auch der Internen Revision zur Verfügung gestellt. Dem Verwaltungsrat werden die Jahresberichte zugeleitet. Die anlassbezogenen Berichte werden an den Verwaltungsrat weitergeleitet, sofern das Risiko bezüglich einer bestimmten monetären Schadenshöhe vorhanden ist oder bei dem das Risiko von gravierenden und nachhaltigen Imageschäden mit sehr hoher Außenwirkung besteht.
In unserem Haus pflegen wir eine Compliance-Kultur. Sämtliche bzw. betroffene Mitarbeiter werden im Rahmen regelmäßiger Schulungen auf die von der Sparkasse festgelegten Präventionsmaßnahmen in den oben genannten Bereichen hingewiesen. Darüber hinaus werden die Mitarbeiter bezüglich der Einhaltung der kapitalmarktrechtlichen Wohlverhaltensregeln unterrichtet.
Um Compliance-Verstöße zu vermeiden, sind alle Mitarbeiter aufgefordert, sich mit ihren Fragen und Hinweisen an ihre Führungskräfte, Fachbereiche oder die Abteilung Beauftragte zu wenden. Damit Unregelmäßigkeiten bzw. konkrete Verstöße früh erkannt werden können, geben wir unseren Mitarbeitern die Möglichkeit, diese vertraulich, ggf. auch anonym, anzuzeigen (sog. Hinweisgebersystem).
Die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben ist unser Ziel. Für die Überwachung dieser Vorgabe ist die Abteilung Beauftragte verantwortlich. Sie ist unabhängig vom operativen Geschäft, hat umfassende Befugnisse, einen uneingeschränkten Informationszugang und berichtet regelmäßig dem Vorstand über die Ergebnisse der durchgeführten Risikoanalysen. Aufgrund der benannten Vorkehrungen und Regelungen wird unser Compliance-System als funktionsfähig und wirksam erachtet. Dies wird auch daran deutlich, dass es bislang im Zuge interner wie auch externer Prüfungen keine schwerwiegenden Feststellungen gab. Deshalb verzichten wir auf konkretisierende Teilziele. Für das Jahr 2019 liegen keine Verstöße wegen rechtswidrigem Verhalten vor.