Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Die Einhaltung aller gesetzlichen Regelungen und unternehmensinternen Vorgaben ist wesentlicher Bestandteil der Unternehmenspolitik und ausdrückliches Ziel der Risikostrategie von ROLAND. Im Rahmen des Governance-Systems ist deshalb ein Compliance-Management-System (CMS) implementiert, welches allen Mitarbeitern dabei helfen soll, Rechtsverstöße im Unternehmen zu vermeiden sowie zu erkennen, aufzudecken und möglichst kurzfristig zu beheben. Zur Steuerung und Überwachung des CMS wurde die Rolle der Compliance-Funktion eingerichtet und mit den entsprechenden Kompetenzen und Zuständigkeiten ausgestattet. So erfolgt in einem mindestens jährlichen Rhythmus eine systematische Bewertung der Angemessenheit und Wirksamkeit der von ROLAND getroffenen Maßnahmen zur Verhinderung von rechtswidrigem Verhalten und Korruption. Der gesamte Vorstand wird von der Compliance-Funktion regelmäßig im Rahmen des Risiko- & Compliance-Komittees sowie ad-hoc in anderen Gremien über relevante Entwicklungen und Erkenntnisse informiert. Über alle Feststellungen eines Geschäftsjahres wird außerdem ein Compliance-Jahresbericht erstellt und an die Vorstände adressiert. Alle Mitarbeiter werden regelmäßig durch Schulungen für Compliance-relevante Sachverhalte sensibilisiert. Es wurden 2019 bei ROLAND keine wesentlichen Korruptionsrisiken identifiziert.
Im Jahr 2019 wurden als potentiell wesentliche Risiken die Nichtbeachtung des Ausschlusses der Leistungspflicht bei sanktionierten Ländern, die Nichteinhaltung der GDV-Leitsätze, Ressourcen-Engpässe, Outsourcing-Risiken und die Nichtbeachtung arbeitsrechtlicher Vorschriften ermittelt. Allen potentiellen Risiken wird durch angemessene Maßnahmen und Kontrollen begegnet; gleichzeitig wird dies im Rahmen der aufsichtlichen Berichtspflichten kommuniziert. Soweit eine präventive Verhinderung eines Verstoßes gegen externe oder interne Anforderungen nicht gelingt, dient das Compliance-Management-System der Früherkennung, Aufdeckung, Behandlung und Dokumentation von Verstößen. Aus Compliance-Vorfällen werden Verbesserungsmaßnahmen für bestehende Strukturen abgeleitet, um zukünftige Vorfälle dieser Art weitestgehend zu vermeiden. Zur Aufdeckung von Verstößen dient ein eingerichtetes Hinweisgebersystem, welches allen Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, die Nichteinhaltung von externen oder internen Vorgaben anonym einem externen Vertrauensanwalt zu melden.
Ein Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften und interne Vorgaben kann für ROLAND und für einzelne Mitarbeiter beträchtliche zivil-, straf- und arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Eine effiziente Compliance-Kultur erfordert, dass ROLAND hinreichend deutlich kommuniziert, dass Verstöße gegen Compliance-Vorgaben sanktioniert werden und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. In einem abgestuften Verfahren werden angemessene Sanktionen je nach Art, Schwere, Folgen und Häufigkeit des Verstoßes ergriffen. Es wurden 2019 weder Korruptionsfälle oder sonstige Fälle einer Nicht-Compliance festgestellt noch signifikante Bußgelder oder nicht-monetäre Strafen gegen eines der Gruppenunternehmen oder die Gruppe insgesamt erlassen.