Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Der Begriff Compliance beschreibt innerhalb der Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen die Einhaltung aller gesetzlicher Vorschriften, regulatorischer Standards, vertraglicher Verpflichtungen sowie interner Selbstverpflichtungen. Neben der Qualität und Leistungsfähigkeit der Versicherungsprodukte ist gerade ein solches rechtskonformes und verantwortungsbewusstes Handeln im Umgang miteinander sowie gegenüber den Mitgliedern, Aktionären und Kunden des Versicherers Garant für die gute und sichere wirtschaftliche Position der Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen.
Die Beachtung gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Vorgaben schafft dabei dauerhaftes Vertrauen in die Geschäftstätigkeit und in die Dienstleistungen. Dieses in das Unternehmen und seine angebotenen Leistungen gesetzte Vertrauen der Kunden und Partner ist gerade in der Versicherungsbranche das wichtigste Kapital für die Wettbewerbsfähigkeit und letztlich den Erfolg. Insoweit ist die Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen bestrebt, alles zu vermeiden, was das Ansehen des Konzerns als von Verlässlichkeit und Integrität geprägtes Versicherungsunternehmen beschädigen könnte. Bezogen auf diese Zielsetzung wurde in der Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen (BGV) ein Compliance-Management-Systems (CMS) eingerichtet, welches sich neben den Anforderungen aus dem Versicherungsaufsichtsgesetz am IDW Standard PS 980 orientiert. Das CMS bezeichnet dabei die organisatorische Gesamtheit der in einem Unternehmen eingerichteten Funktionen, Maßnahmen und Prozesse, um Regelkonformität sicherzustellen und um seiner Legalitätsverpflichtung zu entsprechen. Es soll dazu dienen, Compliance-Risiken zu erkennen, zu bewerten bzw. zu steuern. Auf diese Weise sollen Gesetzesverstöße verhindert werden, um letztlich behördliche Maßnahmen oder auch kundenseitige Reaktionen sowie die damit verbundenen wirtschaftlichen Schäden zu vermeiden. Dies trägt letztlich zur Sicherung eines nachhaltigen Unternehmenserfolgs bei.
Das daran ausgerichtete Compliance-Programm stellt sich dabei wie folgt dar:
Die Compliance Funktion dient damit u.a. auch dazu, die Belegschaft zu sensibilisieren und vor der Verwicklung von Korruptions und Bestechungsfällen zu bewahren.
Grundsätze
Angelehnt an das Unternehmensleitbild der Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen bieten die Compliance-Grundsätze eine Richtschnur für regelkonformes und integres Verhalten.
Die Leitlinie Compliance legt die grundlegenden Prinzipien, Zuständigkeiten sowie Aufgabenfelder der Compliance-Funktion fest und beschreibt die Struktur der Compliance-Organisation, einschließlich der hierfür maßgeblichen Prozesse und Berichtswege. Die Leitlinie fungiert dabei auch als Geschäftsordnung der Compliance-Organisation. Sie gilt grundsätzlich auch für die Einhaltung der vermittlerrechtlichen und internen Vorgaben bei dem Vertrieb von Versicherungsprodukten. Sie steht neben der Beschreibung des CMS-V für die BGV-Gesellschaften und ergänzt diese, soweit diese keine spezielleren vertriebsspezifischen Regelungen enthält.
Richtlinie
Die Compliance-Richtlinie konkretisiert die Leitbild-Vorstellungen in Bezug auf ein rechtlich korrektes, verantwortungsbewusstes und an ethischen Grundsätzen orientiertes Verhalten aller Beschäftigten und dient der Klarstellung und Präzisierung bei der Umsetzung bereits bestehender gesetzlicher und sonstiger Vorschriften sowie interner Regelungen.
Spezialrichtlinien
Spezialrichtlinien geben Handlungsanweisungen und Prozessbeschreibungen zu compliance-relevanten Rechtsgebieten und zu Bereichen, die nach der Wesentlichkeitsanalyse mit Compliance-Risiken verbunden sind. Insbesondere die Spezialrichtlinie Zuwendungen und das damit verbundene Meldewesen dient in diesem Zusammenhang der Bekämpfung von Korruption und Bestechung bzw. der Vermeidung von dahingehenden Verdachtsmomenten. Dieses Compliance-Programm wurde allen Beschäftigten über das Intranet kommuniziert und erläutert. Neben der dortigen Veröffentlichung zur jederzeitigen Information erfolgen, insbesondere gegenüber den dezentralen Compliance-Verantwortlichen, regelmäßig Darstellungen und Schulungen zu compliance-relevanten Themen. Im Rahmen der zulässigen Delegation wurde ein Compliance-Beauftragter bestellt und ernannt. Dieser ist verantwortlicher Inhaber der Schlüsselfunktion Compliance. Er trägt die Verantwortung für die Implementierung wirksamer Verfahren zur Einhaltung der aufsichtsrechtlichen Vorgaben bzw. der rechtlichen Regelungen sowie für die Überwachung des Compliance-Systems. Der Compliance-Beauftrage ist direkt dem Vorstand unterstellt. Letzterer trägt im Rahmen seiner Verantwortung für eine ordnungsgemäße Geschäftsorganisation auch die Systemverantwortung für die Einrichtung, Umsetzung und Wirksamkeit der ComplianceFunktion, und zwar als nicht delegierbare Gesamt und Letztverantwortung.
Die Aufgabenfelder der Compliance-Funktion lassen sich wie folgt darstellen:
Die Compliance-Funktion führt zum einen jährlich eine ComplianceRisikoanalyse durch, in welcher beurteilt wird, wie hoch das Risiko ist, dass es zu einem Verstoß gegen externe (z.B. gesetzliche und behördliche) und interne Vorgaben innerhalb den Organisationseinheiten kommen könnte – hierzu zählt mithin auch das Risiko von Straftaten gegen den Wettbewerb. Des Weiteren werden Risiken im Zusammenhang mit Korruption und Bestechung im Rahmen der Dokumentation des Internen Kontrollsystems als Teil der zu identifizieren Fraud-Potentiale innerhalb der bestehenden Hauptprozesse der Aufbau- und Ablauforganisation aufgenommen. Die in den Fachbereichen vorgehaltenen Kontrollen werden hierbei als Risikosteuerungsmaßnahmen zur Vermeidung oder Minimierung von ComplianceRisiken berücksichtigt. Die Compliance Risiken aufgrund von Korruption oder Bestechung werden dabei regelmäßig nicht als hohe Risiken bewertet.
Darüber hinaus ergeben sich aus der Geschäftstätigkeit, den Geschäftsbeziehungen und den Produkten oder Dienstleistungen der Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen (BGV) keine wesentlichen Risiken, die sehr wahrscheinlich negative Auswirkungen auf die Bekämpfung von Korruption und Bestechung haben. Die Geschäftstätigkeit der Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen besteht im Vertrieb von Versicherungsverträgen an Privat, Firmen- und Kommunalkunden. Über den hierbei maßgeblich Vertriebsweg der Ausschließlichkeitsorganisation sind keine signifikanten Korruptionsrisiken erkennbar. In der Zusammenarbeit mit unabhängigen Versicherungsmaklern gibt die Rechtsordnung sowie der GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten, dem die Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen beigetreten ist, vor, dass keine finanziellen oder sonstigen Anreize geschaffen werden dürfen, die die Unabhängigkeit der Versicherungsmakler beeinträchtigen könnten.
Für sonstige Vertrags und Dienstleistungsbeziehungen (etwa in der IT, Facility-Management oder sonstigen Lieferanten) bestehen durch jeweilige Beschaffungs-, Zeichnungs- und Zahlungsrichtlinien diverse Vorgaben und Kontrollen (z.B. 4 Augen Prinzip, Einholung von Vergleichsangeboten, die korruptive Verhaltensweisen verhindern sollen.
Ergebnisse 2022
Für das Geschäftsjahr 2022 sind keine Bußgeldstrafen, Korruptionsfälle oder sonstige Regelverstöße zu konstatieren. Demnach wurden alle mit den beschriebenen Maßnahmen verbundene Ziele erreicht.
Die Beachtung gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Vorgaben schafft dabei dauerhaftes Vertrauen in die Geschäftstätigkeit und in die Dienstleistungen. Dieses in das Unternehmen und seine angebotenen Leistungen gesetzte Vertrauen der Kunden und Partner ist gerade in der Versicherungsbranche das wichtigste Kapital für die Wettbewerbsfähigkeit und letztlich den Erfolg. Insoweit ist die Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen bestrebt, alles zu vermeiden, was das Ansehen des Konzerns als von Verlässlichkeit und Integrität geprägtes Versicherungsunternehmen beschädigen könnte. Bezogen auf diese Zielsetzung wurde in der Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen (BGV) ein Compliance-Management-Systems (CMS) eingerichtet, welches sich neben den Anforderungen aus dem Versicherungsaufsichtsgesetz am IDW Standard PS 980 orientiert. Das CMS bezeichnet dabei die organisatorische Gesamtheit der in einem Unternehmen eingerichteten Funktionen, Maßnahmen und Prozesse, um Regelkonformität sicherzustellen und um seiner Legalitätsverpflichtung zu entsprechen. Es soll dazu dienen, Compliance-Risiken zu erkennen, zu bewerten bzw. zu steuern. Auf diese Weise sollen Gesetzesverstöße verhindert werden, um letztlich behördliche Maßnahmen oder auch kundenseitige Reaktionen sowie die damit verbundenen wirtschaftlichen Schäden zu vermeiden. Dies trägt letztlich zur Sicherung eines nachhaltigen Unternehmenserfolgs bei.
Das daran ausgerichtete Compliance-Programm stellt sich dabei wie folgt dar:
Die Compliance Funktion dient damit u.a. auch dazu, die Belegschaft zu sensibilisieren und vor der Verwicklung von Korruptions und Bestechungsfällen zu bewahren.
Grundsätze
Angelehnt an das Unternehmensleitbild der Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen bieten die Compliance-Grundsätze eine Richtschnur für regelkonformes und integres Verhalten.
- Aufrichtigkeit, Fairness und Integrität bestimmen unser Handeln.
- Wir beachten alle einschlägigen gesetzlichen Vorschriften, internen Richtlinien und Arbeitsanweisungen.
- Wir achten darauf, die Reputation unserer Unternehmen nicht zu beschädigen.
- Fairer Umgang mit den Kunden hat für uns höchste Priorität.
- Wir verhindern jegliche Art von Diskriminierung.
- Vertrauliche Informationen werden nicht weitergegeben.
- Wir tolerieren keine Form von Korruption und Bestechung.
- Geschenke und Vergünstigungen, die über den bei Geschäftsbeziehungen üblichen Wert hinausgehen, nehmen wir nicht an und gewähren wir auch nicht.
- Wir schützen das Eigentum unserer Unternehmen vor Verlust, Beschädigung, Missbrauch, Diebstahl und Unterschlagung.
- Nebentätigkeiten und Mandate sind anzeigepflichtig.
- Wir vermeiden Konflikte zwischen privaten und beruflichen Interessen. Um jeglichen Verdacht von Korruption zu vermeiden, müssen wirtschaftliche Beteiligungen von Mitarbeitern oder deren Familienangehörigen an Unternehmen potentieller Vertragspartner des Badischen Gemeinde-Versicherungs-Verbandes und seiner Tochterunternehmen offengelegt werden.
- Vorsätzliche oder fahrlässige Regelverstöße führen grundsätzlich zu arbeitsrechtlichen bzw. sonstigen Konsequenzen.
Die Leitlinie Compliance legt die grundlegenden Prinzipien, Zuständigkeiten sowie Aufgabenfelder der Compliance-Funktion fest und beschreibt die Struktur der Compliance-Organisation, einschließlich der hierfür maßgeblichen Prozesse und Berichtswege. Die Leitlinie fungiert dabei auch als Geschäftsordnung der Compliance-Organisation. Sie gilt grundsätzlich auch für die Einhaltung der vermittlerrechtlichen und internen Vorgaben bei dem Vertrieb von Versicherungsprodukten. Sie steht neben der Beschreibung des CMS-V für die BGV-Gesellschaften und ergänzt diese, soweit diese keine spezielleren vertriebsspezifischen Regelungen enthält.
Richtlinie
Die Compliance-Richtlinie konkretisiert die Leitbild-Vorstellungen in Bezug auf ein rechtlich korrektes, verantwortungsbewusstes und an ethischen Grundsätzen orientiertes Verhalten aller Beschäftigten und dient der Klarstellung und Präzisierung bei der Umsetzung bereits bestehender gesetzlicher und sonstiger Vorschriften sowie interner Regelungen.
Spezialrichtlinien
Spezialrichtlinien geben Handlungsanweisungen und Prozessbeschreibungen zu compliance-relevanten Rechtsgebieten und zu Bereichen, die nach der Wesentlichkeitsanalyse mit Compliance-Risiken verbunden sind. Insbesondere die Spezialrichtlinie Zuwendungen und das damit verbundene Meldewesen dient in diesem Zusammenhang der Bekämpfung von Korruption und Bestechung bzw. der Vermeidung von dahingehenden Verdachtsmomenten. Dieses Compliance-Programm wurde allen Beschäftigten über das Intranet kommuniziert und erläutert. Neben der dortigen Veröffentlichung zur jederzeitigen Information erfolgen, insbesondere gegenüber den dezentralen Compliance-Verantwortlichen, regelmäßig Darstellungen und Schulungen zu compliance-relevanten Themen. Im Rahmen der zulässigen Delegation wurde ein Compliance-Beauftragter bestellt und ernannt. Dieser ist verantwortlicher Inhaber der Schlüsselfunktion Compliance. Er trägt die Verantwortung für die Implementierung wirksamer Verfahren zur Einhaltung der aufsichtsrechtlichen Vorgaben bzw. der rechtlichen Regelungen sowie für die Überwachung des Compliance-Systems. Der Compliance-Beauftrage ist direkt dem Vorstand unterstellt. Letzterer trägt im Rahmen seiner Verantwortung für eine ordnungsgemäße Geschäftsorganisation auch die Systemverantwortung für die Einrichtung, Umsetzung und Wirksamkeit der ComplianceFunktion, und zwar als nicht delegierbare Gesamt und Letztverantwortung.
Die Aufgabenfelder der Compliance-Funktion lassen sich wie folgt darstellen:
Die Compliance-Funktion führt zum einen jährlich eine ComplianceRisikoanalyse durch, in welcher beurteilt wird, wie hoch das Risiko ist, dass es zu einem Verstoß gegen externe (z.B. gesetzliche und behördliche) und interne Vorgaben innerhalb den Organisationseinheiten kommen könnte – hierzu zählt mithin auch das Risiko von Straftaten gegen den Wettbewerb. Des Weiteren werden Risiken im Zusammenhang mit Korruption und Bestechung im Rahmen der Dokumentation des Internen Kontrollsystems als Teil der zu identifizieren Fraud-Potentiale innerhalb der bestehenden Hauptprozesse der Aufbau- und Ablauforganisation aufgenommen. Die in den Fachbereichen vorgehaltenen Kontrollen werden hierbei als Risikosteuerungsmaßnahmen zur Vermeidung oder Minimierung von ComplianceRisiken berücksichtigt. Die Compliance Risiken aufgrund von Korruption oder Bestechung werden dabei regelmäßig nicht als hohe Risiken bewertet.
Darüber hinaus ergeben sich aus der Geschäftstätigkeit, den Geschäftsbeziehungen und den Produkten oder Dienstleistungen der Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen (BGV) keine wesentlichen Risiken, die sehr wahrscheinlich negative Auswirkungen auf die Bekämpfung von Korruption und Bestechung haben. Die Geschäftstätigkeit der Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen besteht im Vertrieb von Versicherungsverträgen an Privat, Firmen- und Kommunalkunden. Über den hierbei maßgeblich Vertriebsweg der Ausschließlichkeitsorganisation sind keine signifikanten Korruptionsrisiken erkennbar. In der Zusammenarbeit mit unabhängigen Versicherungsmaklern gibt die Rechtsordnung sowie der GDV-Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten, dem die Unternehmensgruppe BGV Badische Versicherungen beigetreten ist, vor, dass keine finanziellen oder sonstigen Anreize geschaffen werden dürfen, die die Unabhängigkeit der Versicherungsmakler beeinträchtigen könnten.
Für sonstige Vertrags und Dienstleistungsbeziehungen (etwa in der IT, Facility-Management oder sonstigen Lieferanten) bestehen durch jeweilige Beschaffungs-, Zeichnungs- und Zahlungsrichtlinien diverse Vorgaben und Kontrollen (z.B. 4 Augen Prinzip, Einholung von Vergleichsangeboten, die korruptive Verhaltensweisen verhindern sollen.
Ergebnisse 2022
Für das Geschäftsjahr 2022 sind keine Bußgeldstrafen, Korruptionsfälle oder sonstige Regelverstöße zu konstatieren. Demnach wurden alle mit den beschriebenen Maßnahmen verbundene Ziele erreicht.