Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Für
uns ist gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten selbstverständlich. Um die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen, externer Regelwerke (z. B. Deutscher Corporate Governance Kodex, s. Kriterium 6) und interner Richtlinien sicherzustellen, gibt es in der ALH Gruppe eine Compliance-Organisation mit Compliance-Officer, Compliance-Komitee und Compliance-Verantwortlichen sowie ein Compliance-Management-System, das dem Prüfungsstandard IDW PS 980 entspricht und angemessen ist. Zusätzlich unterstützt eine Compliance-Stelle im Vertrieb die tägliche Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben und vertritt Vertriebspositionen in der Gruppe und in den Compliance-Organen. Unser Ziel ist es, durch einen ständigen und fortlaufenden Risikokontrollprozess (Identifikation, Analyse und Bewertung) potenzielle und auftretende compliance-relevante Schwachstellen in der Gruppe aufzudecken, um daraus Maßnahmen zu entwickeln, die eine Steuerung und Überwachung der entsprechenden Risikobereiche ermöglichen. Auch die Unternehmensführung ist in den Compliance-Prozess eingebunden. So verabschiedet sie beispielsweise die Compliance-Richtlinien und wird bei Verstößen informiert und konsultiert. Um Regelverstöße zu verhindern oder aufzudecken, sind zahlreiche Maßnahmen vorhanden, wie zum Beispiel:
- Durchführung von Risikoanalysen einschließlich der Entwicklung angemessener Kontrollmaßnahmen sowie regelmäßige Überprüfung der Compliance-Risiken
- Jährliche Interviews der Compliance-Officer mit den Compliance-Verantwortlichen sowie den Mitgliedern des Vorstands bzw. der Geschäftsführung
- Erstellung und Pflege von Risikoprofilen auf Bereichs- und Gesellschaftsebene
- Sofortige Meldepflicht der Compliance-Verantwortlichen, Vorstände und Geschäftsleiter
- Compliance- und Antikorruptions-Regelungen bzw. Richtlinien (z. B. die Richtlinie „Compliance-Funktion“)
- Regelmäßige und anlassbezogene Schulungen von Mitarbeitern sowie Hinweise an neue Mitarbeiter
- Funktionstrennungen
- Vollmachts- und Unterschriftenregelungen
- Genehmigungsverfahren
- Unabhängige Gegenkontrollen („Vier-Augen-Prinzip“)
- Berechtigungskonzepte
Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über ein Hinweisgeber-/Whistleblower-System, mit dem Mitarbeiter, aber auch Externe, über ein Hinweisportal Regelverstöße melden können. Auch die Leitsätze des GDV-Verhaltenskodexes (s. Kriterium 6) sind Bestandteil des bestehenden Compliance-Systems, um Kundenbeziehungen und Kundeninteressen im Vertrieb optimal zu schützen. Für jeden Teilaspekt des Vertriebs von Versicherungsprodukten sind Abläufe und Maßnahmen in unserem Compliance-Programm für den Vertrieb zusammengefasst.
Die ALH Gruppe hat ihr Compliance-Management-System in Hinblick auf die Schwerpunkte Korruptionsprävention, Betrugsprävention und Wettbewerbs-/Kartellrecht 2017 von externen Wirtschaftsprüfern überprüfen lassen. Im Ergebnis wurden den Gesellschaften bescheinigt, dass die Beschreibung ihres Compliance-Management-Systems dem Prüfungsstandard IDW PS 980 entspricht und angemessen ist. Vor dem Hintergrund, dass die Anforderungen an eine TAX-Compliance in den letzten Jahren durch neue Vorgaben der Rechtsprechung und der Steuerbehörden enorm gestiegen sind und deshalb strengere Maßstäbe als bisher zugrunde zu legen sind, wurde auch das Tax-Compliance-Management-System der ALH Gruppe von externen Wirtschaftsprüfern überprüft. Es ist wichtig, ein angemessen eingerichtetes Tax-Compliance-Management-System zu haben, denn es dient dem Schutz der Hallesche vor dem Vorwurf einer etwaigen Steuerhinterziehung. Darüber hinaus wurden die datenschutzrechtlichen Bestimmungen durch die Datenschutzgrundverordnung verschärft. Die ALH Gruppe lässt aus diesem Grund ihre Datenschutz-Compliance nach IDW PS 980 von Wirtschaftsprüfern überprüfen. Im Geschäftsjahr 2020 wurden keine wesentlichen Compliance-Verstöße registriert, die zu Bußgeldern oder sonstigen Sanktionen geführt hätten. Insbesondere fanden nach Auskunft aller Compliance-Verantwortlichen der Direktion und der Außenstellen keine kartellrechtswidrigen Absprachen, keine Geschäfte oder Transaktionen mit nahestehenden Unternehmen oder Personen zu marktunüblichen Bedingungen statt. Der Kodex für integre Handlungsweisen, der Corporate Governance Kodex (bis auf explizit ausgewiesene Ausnahmen) und der Verhaltenskodex für den Vertrieb von Versicherungsprodukten wurden eingehalten. Im Berichtsjahr wurden keine Compliance-Verstöße bei uns bekannt. Unser Bestreben ist es, auch in Zukunft die Compliance in der ALH Gruppe sicherzustellen und dem Corporate Governance Kodex, mit den extern ausgewiesenen Ausnahmen, zu entsprechen.