Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.
Compliance- und Antikorruptionsrichtlinien:
Ziel der IB.SH ist es, Korruptionsfälle auszuschließen. Im nachstehenden Leistungsindikator GRI SRS-205-1 wird auf die Überprüfung auf Korruptionsrisiken und das Ergebnis der Überprüfung eingegangen.
Rechtswidrigem Verhalten, insbesondere Korruption, wird in der IB.SH risikoorientiert durch präventive Maßnahmen und Sensibilisierung sowie Prüfungen der Internen Revision entgegengewirkt. Zudem hat sich die IB.SH dem Corporate Governance Kodex des Landes Schleswig-Holstein (CGK-SH) unterworfen.
Den Vorstandsmitgliedern wie auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der IB.SH ist bewusst, dass sie im Rahmen ihrer Tätigkeit für die IB.SH persönliche und private Interessen nicht in den Vordergrund stellen oder von Dritten Vorteile fordern oder annehmen dürfen. Dies ist explizit in der Leitlinie "Verhaltenskodex für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der IB.SH" verankert. Für mögliche potenzielle Interessenkonflikte gelten die klaren Regelungen der Leitlinie mit festen Betragsgrenzen und eine offene Kommunikation, die die IB.SH, Dritte, Geschäftspartner und Beschäftigte schützen und geeignet sind, bei allen Beteiligten den Verdacht oder den Anschein möglicher Unredlichkeit und Inkorrektheit zu vermeiden. Sollte ein Interessenkonflikt vorliegen, dürfen Betroffene die Entscheidung nicht allein treffen. Sie sind verpflichtet, den Interessenkonflikt offenzulegen.
Als Kreditinstitut unterliegt die IB.SH ferner den Bestimmungen des § 25 h Abs. 1 KWG, der Institute verpflichtet, über Grundsätze und Verfahren zu verfügen, die der Verhinderung sonstiger strafbarer Handlungen, die zu einer Gefährdung des Vermögens des Instituts führen können, dienen. Einmal jährlich wird im Rahmen einer umfassenden Risikoanalyse die spezifische Gefährdungssituation erhoben und bewertet. Dabei werden die zur Prävention erforderlichen Maßnahmen beschrieben bzw. abgeleitet.
Bei der IB.SH wurde zudem ein Hinweisgebersystem implementiert. Das Hinweisgeberverfahren sieht die Einbeziehung eines externen Ombudsmannes vor. Liegen einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter Informationen vor, die die Zuverlässigkeit eines Beschäftigten in Frage stellen oder ggf. den Verdacht einer unregelmäßig erscheinenden oder strafbaren Handlung begründen, kann sich der Hinweisgeber, auch in anonymer Form, mit seinem Verdacht immer direkt an den externen Ombudsmann wenden.
Die Prüfungstätigkeit der Internen Revision erstreckt sich auf der Grundlage eines risikoorientierten Prüfungsansatzes grundsätzlich auf alle Aktivitäten und Prozesse der IB.SH, unabhängig davon, ob diese ausgelagert sind oder nicht. Hierbei wird auch überprüft, ob sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtskonform verhalten. Das eingesetzte Risk-Assessment-Verfahren ergibt für die Prüfungsfelder der IB.SH geringe Risiken (z.B. Interne Verwaltung und Betriebsservice) oder mittlere Risiken (z.B. Kredit- und Handelsprozesse); der Prüfungsturnus wurde daraufhin nach den aufsichtlichen Anforderungen festgelegt. Nach besonderen gesetzlichen und aufsichtlichen Anforderungen werden die Vorkehrungen zur Verhinderung von strafbaren Handlungen jedoch unabhängig von der Risikobewertung jährlich einer Überprüfung unterzogen.
Die IB.SH verfügt insgesamt über eine ordnungsgemäße Geschäftsorganisation, die die Einhaltung der vom Institut zu beachtenden gesetzlichen Bestimmungen und der betriebswirtschaftlichen Notwendigkeiten gewährleistet. Der Gesamtvorstand ist für die ordnungsgemäße Geschäftsorganisation der IB.SH verantwortlich. Er hat Beauftragte für Geldwäsche- und Betrugsprävention sowie Compliance benannt.
Sensibilisierung von Führungskräften und Beschäftigten:
Es werden turnusmäßig Schulungen zur Betrugsprävention für alle Beschäftigten der IB.SH durchgeführt.