14. Arbeitnehmerrechte

Das Unternehmen berichtet, wie es national und international anerkannte Standards zu Arbeitnehmerrechten einhält sowie die Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen und am Nachhaltigkeitsmanagement des Unternehmens fördert, welche Ziele es sich hierbei setzt, welche Ergebnisse bisher erzielt wurden und wo es Risiken sieht.

Bei der AXICA ist der Mitarbeiter das höchste Gut. Die Organisation hat sich daher das Ziel gesetzt ein attraktiver Arbeitgeber zu sein, Mitarbeitende lange im Unternehmen zu halten, alle Mitarbeitenden nach ihren individuellen Wünschen und Einsatzaufgaben zu fördern, zu unterstützen und weiterzuentwickeln. Dazu gehört auch die Steigerung der Zufriedenheit eines jeden Mitarbeitenden, die Motivation eines jeden Teammitglieds, sich für sich selbst passende Strategie zu finden.
Da die AXICA ausschließlich in Deutschland ansässig ist, finden internationale Arbeitnehmenden Gesetze und Regeln keine Anwendung.
Die Arbeitnehmendenrechte, die die Gesetzgebung als Grundlage der Zusammenarbeit festgelegt hat, werden eingehalten.
Darüber hinaus werden weitere Vergünstigungen in das Arbeitsverhältnis integriert, das geht bis zu 40 Urlaubstagen bei langer Betriebszugehörigkeit, der Möglichkeit von Sabbatical, der Unterstützung bei für den Beruf benötigter Kleidung, einem 13/14. Monatsgehalt, Teamausflügen und -aktivitäten.

Die Mitarbeitenden sind das wichtigste Element in unserer Verpflichtung zur perfekter Dienstleistung und dementsprechend sind wir den Mitarbeitenden verpflichtet.

Ein Risiko liegt immer darin, das die Mitarbeitenden über alle Maßen und Möglichkeiten hinweg fordern. Zusätzlich hierbei die wirtschaftlichen Grundlagen außer Acht lassen, die zur Finanzierung und Gestaltung der Möglichkeiten benötigt werden. Hier werden gemeinsam mit den Mitarbeitenden im Dialog Risiken, Chancen und Möglichkeiten abgewogen.

Die AXICA verfolgt und kommuniziert ein sehr offenes Ideenmanagement, Mitarbeitenden wird viel Freiraum für neue Vorschläge gelassen. Eine neue Idee oder ein neues Produkt wird zunächst mit der Geschäftsführung besprochen und gemeinsam auf mögliche Auswirkungen bezüglich ökologischer, sozialer und ökonomischer Aspekte geprüft. Diese offene Ideenkultur ist uns äußerst wichtig und trägt zu einem langfrisitgen und nachhaltigen Bestehen der AXICA bei.

Work-Life-Balance:
Das Unternehmen investiert die Arbeitszeit einer Mitarbeitenden (30 Wochenstunden) und die Hilfe eines externen Beraters (20000 €/ 2020) um die Prozesse des Unternehmens so effizient, menschlich und nachhaltig umzugestalten, dass mit Beginn 2021 die Mitarbeitenden (ausgehend von 40 Wochenstunden) ihre Arbeitszeit auf 36 Stunden und spätestens Ende 2021 auf 32 Wochenstunden reduzieren können. Weitergehend wird das mobile Arbeiten zu konkreten Vereinbarungen eingeführt (2020). Die hierarchische Organisation des Unternehmens wird durch projektbezogene Arbeitsgruppen bis Ende 2021 abgelöst. Das Unternehmen unterstützt ab 2021 sowohl Jobticket, als auch Job Fahrrad als auch ein das betriebliche Gesundheitsmanagement (Sport und Präventionskurse).

Die Gesellschaft zeigt sich stets offen dafür, mit jedem Mitarbeitenden individuelle Absprachen und Programme zu erarbeiten, um die Zufriedenheit und Bindung im Team zu erhöhen. Um diesen Weg immer individuell, aber auch für das Team einsehbar und transparent zu gestalten, haben wir bisher die folgenden Strukturen und Funktionen implementiert und durch gelebte Praxis gefestigt:   Zur Steigerung der Zufriedenheit werden die folgenden Instrumente genutzt werden:   Bis Ende 2020 sollen die folgenden Parameter erfüllt sein:       Bis Ende 2021   Verantwortlich ist die Geschäftsführung.

15. Chancengerechtigkeit

Das Unternehmen legt offen, wie es national und international Prozesse implementiert und welche Ziele es hat, um Chancengerechtigkeit und Vielfalt (Diversity), Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Mitbestimmung, Integration von Migranten und Menschen mit Behinderung, angemessene Bezahlung sowie Vereinbarung von Familie und Beruf zu fördern, und wie es diese umsetzt.

Es gibt keinerlei Restriktionen hinsichtlich der Chancengerechtigkeit außer der geeigneten Qualifizierung für die vakante Position oder Aufgabe.
Es zählen die menschlichen Qualitäten, die Integration ins Team und die fachlichen Grundlagen.
Selbst bei fehlender Qualifizierung, aber der vorhandenen Möglichkeit und Bereitschaft zur Weiterbildung und entsprechender Qualifizierung herrscht Chancengleichheit.
Mittelfristig ist ein transparentes System - bis hin zum Lohn - mit eindeutig nachvollziehbaren Parametern angestrebt so das ein jeder Mitarbeitende absolut klar ersehen kann, wann unter welchen Voraussetzungen welche Vergütungsparameter greifen.
Mittelfristig meint, es muss eine Übergangsphase geschaffen werden, da es sich bei unserem Unternehmen auch um gewachsene Strukturen handelt, die angeglichen werden müssen. Auch wird eine Kommission aus den Reihen der Mitarbeitenden benötigt, die sich mit den Themen der Kompensation von vermeintlichen Ungerechtigkeiten kümmern müssen. Beispiel ist hier die Möglichkeit des mobilen Arbeitens für die Mitarbeitenden des Büros, im Gegensatz zu den Mitarbeitenden in der Küche, die keine solche Möglichkeit haben.

Unsere umgesetzten Ziele: Ziele:

16. Qualifizierung

Das Unternehmen legt offen, welche Ziele es gesetzt und welche Maßnahmen es ergriffen hat, um die Beschäftigungsfähigkeit, d. h. die Fähigkeit zur Teilhabe an der Arbeits- und Berufswelt aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zu fördern und im Hinblick auf die demografische Entwicklung anzupassen, und wo es Risiken sieht.

In der Gastronomie gibt es einen großen Fachkräftemangel, dem wir mit unserem Engagement begegnen möchten. Wir sind ein Ausbildungsbetrieb und bilden KöchInnen, Veranstaltungskaufleute und über die Ausbildung im dualen Studiengang zur/zum Eventmanager*In aus.Wir verwenden viel Aufmerksamkeit auf unsere Auszubildenden und ermutigen sie, wo möglich auch an Wettbewerben der DEHOGA oder auch IHK teilzunehmen.
Perspektivisch möchten wir unseren Betrieb auch weiter öffnen und in Kooperation einem Bildungsträger Praktikumsplätze für Menschen aus dem zweiten Bildungsweg anbieten.

Qualifizierung und Weiterbildung sehen wir als unser tägliches Werkzeug an, so wird das Budget für Weiterbildung im Jahr 2020 40.000 € betragen.
Im Jahr 2019 konnten bereits erfolgreiche Qualifizierungen zur/zum CSR Manager*In, Gewürzsommelier, Ausbilderin, Sommelier, Ernährungsberaterin, Social Media Managerin abgeschlossen werden. Der erfolgreiche Abschluss der Qualifikationen wird im team im Meeting geteilt, über die Social Media Kanäle auch öffentlich als Erfolg kommuniziert.

Weiterhin gab es diverse Workshops, Seminare oder Besuche von Fachvorträgen und Tages-Wissencamps.

Der Bedarf an Weiterbildung Qualifizierung wird in Gesprächen mit den Mitarbeitenden (1x Jährlich) ermittelt, budgetiert und entsprechend umgesetzt. Als Risiko haben wir hier für uns die Eigenmotivation und Eigenverantwortung der Mitarbeitenden ermittelt. Das Konzept des lebenslangen Lernens kann nur aufgehen, wenn die Dringlichkeit des Themas in allen Abteilungen gelebter Alltag wird.  

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 14 bis 16

Leistungsindikator GRI SRS-403-9: Arbeitsbedingte Verletzungen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Für alle Angestellten:
i. Anzahl und Rate der Todesfälle aufgrund arbeitsbedingter Verletzungen;
ii. Anzahl und Rate arbeitsbedingter Verletzungen mit schweren Folgen (mit Ausnahme von Todesfällen);
iii. Anzahl und Rate der dokumentierbaren arbeitsbedingten Verletzungen;
iv. die wichtigsten Arten arbeitsbedingter Verletzungen;
v. Anzahl der gearbeiteten Stunden.

b. Für alle Mitarbeiter, die keine Angestellten sind, deren Arbeit und/oder Arbeitsplatz jedoch von der Organisation kontrolliert werden:
i. Anzahl und Rate der Todesfälle aufgrund arbeitsbedingter Verletzungen;
ii. Anzahl und Rate arbeitsbedingter Verletzungen mit schweren Folgen (mit Ausnahme von Todesfällen);
iii. Anzahl und Rate der dokumentierbaren arbeitsbedingten Verletzungen;
iv. die wichtigsten Arten arbeitsbedingter Verletzungen;
v. Anzahl der gearbeiteten Stunden.

Die Punkte c-g des Indikators SRS 403-9 können Sie entsprechend GRI entnehmen und an dieser Stelle freiwillig berichten.


Leistungsindikator GRI SRS-403-10: Arbeitsbedingte Erkrankungen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Für alle Angestellten:
i. Anzahl und Rate der Todesfälle aufgrund arbeitsbedingter Erkrankungen;
ii. Anzahl der dokumentierbaren arbeitsbedingten Erkrankungen;
iii. die wichtigsten Arten arbeitsbedingter Erkrankungen;
b. Für alle Mitarbeiter, die keine Angestellten sind, deren Arbeit und/oder Arbeitsplatz jedoch von der Organisation kontrolliert werden:
i. Anzahl der Todesfälle aufgrund arbeitsbedingter Erkrankungen;
ii. Anzahl der dokumentierbaren arbeitsbedingten Erkrankungen;
iii. die wichtigsten Arten arbeitsbedingter Erkrankungen.

Die Punkte c-e des Indikators SRS 403-10 können Sie entsprechend GRI entnehmen und an dieser Stelle freiwillig berichten.

Leistungsindikator GRI SRS-403-9
a.
i. Es gab bisher keine Todesfälle
ii. Es gab keine arbeitsbedingten Verletzungen mit schweren Folgen.
iii. 8 Verletzungen
iv. Schnittverletzungen in der Küche und Arbeitswegeunfälle, da über 50% des Arbeitsweges mit dem Fahrrad zurück gelegt werden.
v. 71883 Stunden

b.
Es gibt keine Angestellten, die von uns kontrolliert werden.

Leistungsindikator GRI SRS-403-10

Es gab bisher keine Arbeitsbedingten Erkrankungen.

Leistungsindikator GRI SRS-403-4: Mitarbeiterbeteiligung zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Die berichtende Organisation muss für Angestellte und Mitarbeiter, die keine Angestellten sind, deren Arbeit und/oder Arbeitsplatz jedoch von der Organisation kontrolliert werden, folgende Informationen offenlegen:

a. Eine Beschreibung der Verfahren zur Mitarbeiterbeteiligung und Konsultation bei der Entwicklung, Umsetzung und Leistungsbewertung des Managementsystems für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz und zur Bereitstellung des Zugriffs auf sowie zur Kommunikation von relevanten Informationen zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz gegenüber den Mitarbeitern.

b. Wenn es formelle Arbeitgeber-Mitarbeiter-Ausschüsse für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz gibt, eine Beschreibung ihrer Zuständigkeiten, der Häufigkeit der Treffen, der Entscheidungsgewalt und, ob und gegebenenfalls warum Mitarbeiter in diesen Ausschüssen nicht vertreten sind.

a. Ein organisierter Arbeits- und Gesundheitsschutz steht für sozialen Fortschritt und eine wettbewerbsfähige Firma, denn gesunde Mitarbeiter sichern letztlich ihren Erfolg. Die Geschäftsführung der AXICA bekennt sich deshalb zu den gesetzlichen Bestimmungen zur Gewährleistung des Arbeits-und Gesundheitsschutzes. Dazu gehören die Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes und der Arbeitsschutzverordnungen, das Arbeitssicherheitsgesetz/das Berufskrankheitenrecht, Unfallverhütungsvorschriften und Verordnungen der Berufsgenossenschaften, Gefahrstoffverordnung und Bildschirmarbeitsverordnung.
Das Wohl der Mitarbeiter steht an oberster Stelle. Deshalb ist die Vermeidung von ergonomischen Belastungen in Büro und Küche, die Gefährdungen durch Arbeitsstoffe im Bereich Reinigung, Lärm, Unfallgefahren in der Küche, psychische Belastungen sowie solche im Büro und am Bildschirm eine Priorität. Regelmäßig finden in der AXICA Betriebsbegehungen, Gefährdungsbeurteilungen sowie Mitarbeiterunterweisungen und -schulungen statt.  
Dazu wurde gemäß §5 Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) in Verbindung mit der DGUV Vorschrift 2 „Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit“ eine Fachkraft für Arbeitssicherheit von extern bestellt. Diese hat die Aufgabe den Arbeitgeber beim Arbeitsschutz und somit der menschengerechten Gestaltung der Arbeit zu unterstützen. Ebenso wurde gemäß §22 SGB VII und DGVU Vorschrift 1 ein Sicherheitsbeauftragter bestellt, welcher für die Erkennung und Meldung sicherheitstechnischer Probleme und Mängel verantwortlich ist. Diese Position wird durch einen Kollegen des Teams bekleidet. Einmal jährlich finden demnach Schulungen und Fortbildungen statt, sodass dieser Kollege immer auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Vorgaben ist. Ein Betriebsarzt, der in allen Fragen des Gesundheitsschutzes berät und vorsorgt, ist gemäß §9 ASiG ebenfalls vorhanden.

b. Einmal jährlich gibt es ein Meeting zwischen der extern bestellten Fachkraft für Arbeitssicherheit und dem intern bestellten Sicherheitsbeauftragten, die gemeinsam die Arbeitsstätte begehen und Gefährdungsquellen begutachten und bewerten. Diese Ergebnisse werden der Geschäftsführung präsentiert und Empfehlungen werden ausgesprochen. Zum Beispiel werden in der Küche nun in den Messer-Schubladen der Stationen Schneid-Schutze nachgerüstet. Im Gesamten war der Nachbesserungsanspruch gering und viele Dinge sind in unserem Betrieb bereits umgesetzt und Standard.

Leistungsindikator GRI SRS-404-1 (siehe G4-LA9): Stundenzahl der Aus- und Weiterbildungen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. durchschnittliche Stundenzahl, die die Angestellten einer Organisation während des Berichtszeitraums für die Aus- und Weiterbildung aufgewendet haben, aufgeschlüsselt nach:
i. Geschlecht;
ii. Angestelltenkategorie.

Gesamte Stunden 2019: 6732h
i.:
Gesamte Stunden 2019: Weiblich: 4795h; Männlich: 1937h
ii.:
Gesamte Stunden 2019: Angestellte: 6531h; Kontrollorgane: 200h

Bei insgesamt 37 Mitarbeitern

Leistungsindikator GRI SRS-405-1: Diversität
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Prozentsatz der Personen in den Kontrollorganen einer Organisation in jeder der folgenden Diversitätskategorien:
i. Geschlecht;
ii. Altersgruppe: unter 30 Jahre alt, 30-50 Jahre alt, über 50 Jahre alt;
iii. Gegebenenfalls andere Diversitätsindikatoren (wie z. B. Minderheiten oder schutzbedürftige Gruppen).

b. Prozentsatz der Angestellten pro Angestelltenkategorie in jeder der folgenden Diversitätskategorien:
i. Geschlecht;
ii. Altersgruppe: unter 30 Jahre alt, 30-50 Jahre alt, über 50 Jahre alt;
iii. Gegebenenfalls andere Diversitätsindikatoren (wie z. B. Minderheiten oder schutzbedürftige Gruppen).

a. Prozentsatz der Personen in den Kontrollorganen einer Organisation in jeder der folgenden Diversitätskategorien:
i. Weiblich: 57%, Männlich: 43%
ii. Unter 30 Jahre: 0%, 30-50 Jahre: 86%, Über 50 Jahre: 14%

iii.
Keine anderen Indikatoren sind für uns relevant

b.
i. Kontrollorgan: Weiblich: 57%, Männlich: 43%

Angestellte: Weiblich: 58%, Männlich: 42%
Auszubildende: Weiblich: 75%, Männlich25%
ii.
Kontrollorgan: Unter 30 Jahre: 0%, 30-50 Jahre: 86%, Über 50 Jahre:14%

Angestellte: Unter 30 Jahre: 4%, 30-50 Jahre: 69%, Über 50 Jahre: 27%
Auszubildende: Unter 30 Jahren: 100%, 30-50 Jahre: 0%, Über 50 Jahre: 0%
                           
iii. Gegebenenfalls andere Diversitätsindikatoren (wie z. B. Minderheiten oder schutzbedürftige Gruppen).  
Schwerbehindert: Weiblich: 0%, Männlich: 100%,
Kontrollorgan: 0%, Angestellter 100%, Auszubildende: 0%
Unter 30 Jahre: 0%, 30-50 Jahre: 100%, Über 50 Jahre: 0%

Leistungsindikator GRI SRS-406-1: Diskriminierungsvorfälle
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Gesamtzahl der Diskriminierungsvorfälle während des Berichtszeitraums.

b. Status der Vorfälle und ergriffene Maßnahmen mit Bezug auf die folgenden Punkte:
i. Von der Organisation geprüfter Vorfall;
ii. Umgesetzte Abhilfepläne;
iii. Abhilfepläne, die umgesetzt wurden und deren Ergebnisse im Rahmen eines routinemäßigen internen Managementprüfverfahrens bewertet wurden;
iv. Vorfall ist nicht mehr Gegenstand einer Maßnahme oder Klage.

Es wurden keine Diskriminierungsvorfälle registriert.

17. Menschenrechte

Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Strategien und Zielsetzungen für das Unternehmen und seine Lieferkette ergriffen werden, um zu erreichen, dass Menschenrechte weltweit geachtet und Zwangs- und Kinderarbeit sowie jegliche Form der Ausbeutung verhindert werden. Hierbei ist auch auf Ergebnisse der Maßnahmen und etwaige Risiken einzugehen.

In einer abteilungsübergreifenden Team-Arbeit mit Beteiligung der Geschäftsleitung wurde für die Beschaffung der von uns zu verarbeitenden Lebensmittel und eingesetzten Produkte eine Arbeitsanweisung zur Wahrung und Beachtung aller Nachhaltigkeits-Aspekte erarbeitet. Die Wahrung der Menschenrechte, sozialverträgliche Abrietsbedingungen mindestens im Standard der deutschen Gesetzgebung, keine Kinderarbeit zu dulden und den Handel mit fair produzierten Produkten zu fördern steht besonders beim Bezug von Lebensmitteln an erster Stelle. Über eine SWOT-Analyse aller LieferantInnen wurden besonders nachhaltig agierende PartnerInnen herausgearbeitet. Bei den zweimal jährlich stattfindenden Gesprächen mit allen LieferantInnen geht es dann anhand eines Gesprächsleitfaden neben den Themen der Produkt- und/oder Servicequalität auch um die Einhaltung der Menschenrechte in der Lieferkette sowie die Beachtung der ökologischen Aspekte. Ein Sustainable Agreement mit all diesen Punkten wird von jedem unserer LieferantInnen jählich neu unterschrieben, zusätzlich unserem Code of Conduct entsprochen.

Über diese Maßnahmen und Absprachen mussten wir uns auch von weniger flexiblen LieferantInnen trennen. Einige Produkte konnten unserer Prüfung ebenso nicht genügen und wurden aus unserem Sortiment gestrichen. Dieser Eingriff in zum Teil gelernet Prozesse ist für uns das größte Risiko.
Die Akzeptanz dieses Vorgehens ist nicht bei allen KollegInnen gleich vorhanden. Eine lückenlose und direkte Kommunikation ist hier für uns die Basis dieser Umstellung.

Unser Ziel ist es einen verlässlichen LieferantInnen-Stamm zu pfelgen und im Jahr 2021 regelmäßig Schulungen und Informationen zu den Themen Menschenrechte, Arbeitsbedingungen und Lieferketten zu geben.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 17

Leistungsindikator GRI SRS-412-3: Auf Menschenrechtsaspekte geprüfte Investitionsvereinbarungen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Gesamtzahl und Prozentsatz der erheblichen Investitionsvereinbarungen und -verträge, die Menschenrechtsklauseln enthalten oder auf Menschenrechtsaspekte geprüft wurden.

b. Die verwendete Definition für „erhebliche Investitionsvereinbarungen“.

Unsere Betriebstätte liegt in Deutschland, wo hohe gesetzliche Standards hinsichtlich der Einhaltung von Menschenrechten gelten. Eine gesonderte Prüfung erfolgt deshalb nicht.

Leistungsindikator GRI SRS-412-1: Auf Menschenrechtsaspekte geprüfte Betriebsstätten
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Gesamtzahl und Prozentsatz der Geschäftsstandorte, an denen eine Prüfung auf Einhaltung der Menschenrechte oder eine menschenrechtliche Folgenabschätzung durchgeführt wurde, aufgeschlüsselt nach Ländern.

Unsere Betriebstätte liegt in Deutschland, wo hohe gesetzliche Standards hinsichtlich der Einhaltung von Menschenrechten gelten. Eine gesonderte Prüfung erfolgt deshalb nicht.

Leistungsindikator GRI SRS-414-1: Auf soziale Aspekte geprüfte, neue Lieferanten
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Prozentsatz der neuen Lieferanten, die anhand von sozialen Kriterien bewertet wurden.

100%

Wir haben nur einen neuen Lieferanten, dieser beliefert uns mit Kaffee. Bei der Auswahl dieses Lieferanten haben wir besonderen Wert auf soziale Kriterien und auf Siegel, wie Fairtrade geachtet.

Leistungsindikator GRI SRS-414-2: Soziale Auswirkungen in der Lieferkette
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Zahl der Lieferanten, die auf soziale Auswirkungen überprüft wurden.

b. Zahl der Lieferanten, bei denen erhebliche tatsächliche und potenzielle negative soziale Auswirkungen ermittelt wurden.

c. Erhebliche tatsächliche und potenzielle negative soziale Auswirkungen, die in der Lieferkette ermittelt wurden.

d. Prozentsatz der Lieferanten, bei denen erhebliche tatsächliche und potenzielle negative soziale Auswirkungen erkannt und infolge der Bewertung Verbesserungen vereinbart wurden.

e. Prozentsatz der Lieferanten, bei denen erhebliche tatsächliche und potenzielle negative soziale Auswirkungen erkannt wurden und infolgedessen die Geschäftsbeziehung beendet wurde, sowie Gründe für diese Entscheidung.

Leistungsindikator GRI SRS-414-2: Soziale Auswirkungen in der Lieferkette

a.:
15

b.:
2

c.:
Keine

d.:
6,7%

e.:
0%

Wir konnten zwei Lieferanten erkennen, welche erhebliche, tatsächliche und potenzielle negative soziale Auswirkungen auf uns haben. Infolge dessen haben wir mit einem Lieferanten Absprachen getroffen, sodass das Geschäftsverhältnis bestehen bleiben kann.
Für den anderen Lieferanten haben wir einen mehrmonatigen Plan entworfen, wie wir die Abnahmen reduzieren können, mit dem Ziel möglichst nachhaltig das Geschäftsverhältnis zu beenden.

18. Gemeinwesen

Das Unternehmen legt offen, wie es zum Gemeinwesen in den Regionen beiträgt, in denen es wesentliche Geschäftstätigkeiten ausübt.

Bisher gibt es kein Management-Konzept für die Belange des Gemeinwesen. Ein steter Austausch auf Augenhöhe mit unserem Umfeld - am Platz und in der Branche - ist uns sehr wichtig. Daher ist die AXICA Mitglied bei den Convention Partnern Berlin und setzt sich dort in der Sparte "Locations" für die Belange der Branche ein, unser Geschäftsführer Marc Mundstock war hier Gründungsmitglied und maßgeblich am Aufbau dieses Vereins beteiligt, der allen Protagonisten der Branche eine Plattform bieten soll. Dieses Engagement setzt sich in der Arbeit in Foren von visit berlin und im Jahr 2020 auch bei der Alarmstufe rot e.V. fort.
Als Anrainer am Pariser Platz sind wir ebenso in der Anrainer-Gemeinschaft aktiv, die von uns ebenso maßgeblich mitgestaltet wurde. Diese Initiative basiert auf dem Interesse einer Kollegin, die diese Idee mit den Anrainern am Platz umgesetzt hat.  Diese Gemeinschaft ruht derzeit, die AXICA hat aber die Domain an der Internetpräsenz erworben, um zukünftig verstärkt sich dem Campus Gedanken Pariser Platz zu widmen
Wir unterstützen regelmäßig gemeinnützige Veranstaltungen in unseren Räumen, mit Teil- oder Voll-Sponsoring und setzen uns mit unserem Charity-Lunch für die Gemüse-Ackerdemie ein. Die Einnahmen eines besonderen Tages in unserem Bistro einmal im Monat werden am Ende des Jahres, an diese Bildungsinitiative gespendet.
Des Weiteren sind wir im Jahr 2019 durch die Initiative "Sustainable Meetings Berlin" zu einem High Performer in einem Audit geprüft worden. So wollen wir unser Engagement im Bereich Nachhaltigkeit vergleichbar und transparent öffentlich einsehbar machen und mit gutem Beispiel in der Branche voran gehen. In 2020 wurde bei einem Überwachungsaudit noch einmal mehr eine Entwicklung mit einer entsprechend höheren Punktzahl bewertet
Für die planbare und transparente Umsetzung unseres Interesses an den Themen des Gemeinwohls implementieren wir ab 2019/2020 das System der Gemeinwohl-Ökonomie. Wir nutzen die erste Bilanzierung in 2021 Gemeinwohl als Managementsystem nachhaltig und nachvollziehbar in unserer Gesellschaft umzusetzen. Dieser Prozess findet in einer Peer Gruppe statt, die die Bilanzierung bis Mai 2021 abschließen wird.

Ab den Jahren 2020/2021 werden wir verstärkt darauf hinarbeiten, in weniger nachgefragten Zeiträumen unsere Location und auch unsere Expertise in den Bereichen Veranstaltungskonzeption und -umsetzung, Sinn- und Werteorientierten Organisationen zu fördernden bzw. Selbstkosten-Konditionen zur Verfügung zu stellen. Hierfür werden derzeit entsprechende Vorbereitungen getroffen, u.a. wird es ein Bedarfsevaluierung am Markt geben als auch eine extra freigestellte Kollegin für diesen Bereich.

Unsere Mitarbeitenden werden 2 Tage/ Jahr der Achtsamkeit als Arbeitszeit angerechnet bekommen, also Tage an denen sie soziale Projekte ihres Interesses einzeln oder als Team gemeinsam unterstützen.  
Anstatt Geschenke, die an unsere Gäste gehen, werden Bäume gepflanzt und Weiterbildung in Richtung eines gemeinsamem Miteinanders zum Wohle des Gemeinwesen werden ausdrücklich unterstützt.

Im Bereich der Aktivitäten des Gemeinwesens konnten wir in einem interdisziplinären Team keine Risiken für die AXICA herausarbeiten. Wir achten auf eine ausgeglichene Auswahl an Projekten und werden uns mit der Bilanzierung nach der Gemeinwohl-Ökonomie tiefer in die Kriterien der möglichen Risiken einarbeiten.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 18

Leistungsindikator GRI SRS-201-1: Unmittelbar erzeugter und ausgeschütteter wirtschaftlicher Wert
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. den zeitanteilig abgegrenzten, unmittelbar erzeugten und ausgeschütteten wirtschaftlichen Wert, einschließlich der grundlegenden Komponenten der globalen Tätigkeiten der Organisation, wie nachfolgend aufgeführt. Werden Daten als Einnahmen‑Ausgaben‑Rechnung dargestellt, muss zusätzlich zur Offenlegung folgender grundlegender Komponenten auch die Begründung für diese Entscheidung offengelegt werden:
i. unmittelbar erzeugter wirtschaftlicher Wert: Erlöse;
ii. ausgeschütteter wirtschaftlicher Wert: Betriebskosten, Löhne und Leistungen für Angestellte, Zahlungen an Kapitalgeber, nach Ländern aufgeschlüsselte Zahlungen an den Staat und Investitionen auf kommunaler Ebene;
iii. beibehaltener wirtschaftlicher Wert: „unmittelbar erzeugter wirtschaftlicher Wert“ abzüglich des „ausgeschütteten wirtschaftlichen Werts“.

b. Der erzeugte und ausgeschüttete wirtschaftliche Wert muss getrennt auf nationaler, regionaler oder Marktebene angegeben werden, wo dies von Bedeutung ist, und es müssen die Kriterien, die für die Bestimmung der Bedeutsamkeit angewandt wurden, genannt werden.

Leistungsindikator GRI SRS-201-1: Unmittelbar erzeugter und ausgeschütteter wirtschaftlicher Wert
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a.
Stichtag 31.12.2019 für unsere einzige Betriebsstätte in Berlin:
i. Erlöse 8.090.048,51 EUR
ii. Betriebskosten 6.279.207,09 EUR
Löhne und Leistungen für Angestellte 1.810.841,42 EUR
Zahlungen an den Kapitalgeber 0,00 EUR
Zahlungen an den Staat 593.179,31 EUR 
Investitionen auf kommunaler Ebene 0,00 EUR
iii. -593.179,31 EUR

19. Politische Einflussnahme

Alle wesentlichen Eingaben bei Gesetzgebungsverfahren, alle Einträge in Lobbylisten, alle wesentlichen Zahlungen von Mitgliedsbeiträgen, alle Zuwendungen an Regierungen sowie alle Spenden an Parteien und Politiker sollen nach Ländern differenziert offengelegt werden.

Wir arbeiten in Netzwerken, deren Sinn, Inhalt und Bedeutung Jahr für Jahr überprüft wird. In der Regel wird das Unternehmen durch den GF in diesen Netzwerken vertreten.

Derzeit sind das Berlin Partner, visit berlin convention partner, MICE Club, Außergewöhnlich Berlin, Green Chefs, die Anrainergemeinschaft Pariser Platz.

Hier geht es in erster Linie um den Austausch mit anderen Marktteilnehmenden und um die Stärkung von Themenfeldern im Umfeld des Marktes. Aber auch Weiterbildungen, Informationen und imagebildende Veranstaltungen werden besucht / durch die Teilnahme unterstützt.

Die Arbeit in politischen oder ähnlichen Organisationen, Organisationen, die nichts mit dem Markt und dem Geschäftsfeld zu tun haben, finden nicht statt.

Unterstützung, Sponsorings o.ä. erfolgen nur an Organisationen, deren Leumund einwandfrei ist und die werteorientiert arbeiten.


Wir haben die für uns wichtigsten Gesetze und Bestimmungen in unserer Compliance Richtlinie zusammengefasst und analysiert. Die relevantesten Gesetze für die AXICA sind:

Leistungsindikatoren zu Kriterium 19

Leistungsindikator GRI SRS-415-1: Parteispenden
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Monetären Gesamtwert der Parteispenden in Form von finanziellen Beiträgen und Sachzuwendungen, die direkt oder indirekt von der Organisation geleistet wurden, nach Land und Empfänger/Begünstigtem.

b. Gegebenenfalls wie der monetäre Wert von Sachzuwendungen geschätzt wurde.

Es wurden keine Spenden an Parteien getätigt.

20. Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten

Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.

Die AXICA hat ein festes Team aus Geschäftsführung, Prokuristin und einer weiteren Kollegin benannt, um das Thema der Compliance im höchsten Steuerungskreis zu implementieren und so immer schnell handeln zu können.

Dieses Team ist zu den „Compliance Richtlinien“ geschult und hat die Aufgabe, die AXICA Richtlinien einmal im Jahr auf Aktualität zu prüfen, ggf. zu korrigieren und die Mitarbeitenden entsprechend auf diese Richtlinien und Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung zu schulen.Die AXICA schult ihre Mitarbeitenden mindestens einmal jährlich in Bezug auf allgemeingültige Compliance-Regeln und explizit auf marktspezifische Regeln (z.B. Pharma-Kodex).

Allgemeine Verhaltensanforderungen
Grundsätzlich gilt, dass der Code of Conduct als auch die Compliance Regeln, abgestimmt auf das Geschäftsfeld der AXICA, dem Unternehmen und den Mitarbeitenden moralisch-ethische, als auch gesetzliche Leitplanken geben, die kompromisslos einzuhalten sind. Dieses Verhalten verlangt die AXICA auch von PartnerInnen oder DienstleisterInnen.

Die AXICA nimmt Hinweise auf potenzielle Verstöße gegen Compliance-Regeln ernst. Diese Hinweise können von „außen“ über die Mail Adresse nachhaltigkeit@axica.de an das Unternehmen und intern auch anonym herangetragen werden. Die AXICA verpflichtet sich zur Beachtung aller Verbote und Vorschriften betreffend Korruption, Bestechung, Betrug und Erpressung. Die AXICA legt allerhöchsten Wert auf transparente nachvollziehbare, faire Zusammenarbeit, die niemals gegen Gesetze oder das moralisch-ethisch einwandfreie Verhalten untereinander verstößt. Die AXICA weist die ihr verbundenen Dienstleistungsunternehmungen und PartnerInnen auf die Konsequenzen, die bis zur Beendigung der Zusammenarbeit führen können, hin und bespricht das Thema einmal jährlich im Jahresgespräch.

Durch ein transparentes Beschwerdemanagement ersieht die GF jedwede Form von Unlautbarkeit.

Wir lassen all unsere LieferantInnen unseren Code of Conduct unterschreiben und gewähren somit die Einhaltung.

Neben den relevanten gesetzlichen Bestimmungen, hat die AXICA speziell folgende Themen als Compliance-relevant ausgemacht:

Arbeitsrecht:
Arbeitssicherheit:
Betriebsgenehmigungen/ Versammlungsstättenverordnung:

Datenschutz:
Gesundheitsschutz:

Es gibt einen extern beauftragten Betriebsarzt, der regelmäßig Schulungen und die freiwilligen Leistungen seitens des AG anbietet. Die Mitarbeitenden sind angehalten von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen. Die Gesundheit steht an oberster Stelle.
Der Arbeitgeber unternimmt große Anstrengungen die Belastungen des Arbeitnehmenden so gesundheitsschonend wie möglich zu gestalten, das gilt im physischen wie auch im psychischen Bereich.

Unser Unternehmen verfügt über eine externe Steuerberatungsgesellschaft, welches jährlich von einer unabhängigen Revision geprüft wird. 
Unser Unternehmen verfügt über einen Code of Conduct sowie eine/einen CSR Verantwortliche*N

Alle notwendigen Wartungen, Prüfungen werden zeitgerecht durchgeführt, Schulungen und Weiterbildungen angeboten.

Der Beirat der DZ BANK wacht als Aufsichtsorgan über die Aktivitäten der GmbH.
In Themen der Arbeitsgesetzgebung lasen wir uns von einem geeigneten Anwalt beraten.
Zum jetzigen Zeitpunkt wurden noch keine Ziele bei der Compliance definiert.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 20

Leistungsindikator GRI SRS-205-1: Auf Korruptionsrisiken geprüfte Betriebsstätten
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Gesamtzahl und Prozentsatz der Betriebsstätten, die auf Korruptionsrisiken geprüft wurden.

b. Erhebliche Korruptionsrisiken, die im Rahmen der Risikobewertung ermittelt wurden.

Im Bereich der Korruption arbeiten wir präventiv und verfolgen Richtlinien, die in unserem Code of Conduct festgehalten sind. Somit war es bisher nicht nötig unsere Betriebsstätte gesondert zu überprüfen.

Leistungsindikator GRI SRS-205-3: Korruptionsvorfälle
Die berichtende Organisation muss über folgende Informationen berichten:

a. Gesamtzahl und Art der bestätigten Korruptionsvorfälle.

b. Gesamtzahl der bestätigten Vorfälle, in denen Angestellte aufgrund von Korruption entlassen oder abgemahnt wurden.

c. Gesamtzahl der bestätigten Vorfälle, in denen Verträge mit Geschäftspartnern aufgrund von Verstößen im Zusammenhang mit Korruption gekündigt oder nicht verlängert wurden.

d. Öffentliche rechtliche Verfahren im Zusammenhang mit Korruption, die im Berichtszeitraum gegen die Organisation oder deren Angestellte eingeleitet wurden, sowie die Ergebnisse dieser Verfahren.

Es gab bei uns keine Korruptionsvorfälle, da wir ein sehr erfolgreiches Risikomanagement verfolgen, sowie unsere Richtlinien im Code of Conduct festhalten und verfolgen.

Leistungsindikator GRI SRS-419-1: Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Erhebliche Bußgelder und nicht-monetäre Sanktionen aufgrund von Nichteinhaltung von Gesetzen und/oder Vorschriften im sozialen und wirtschaftlichen Bereich, und zwar:
i. Gesamtgeldwert erheblicher Bußgelder;
ii. Gesamtanzahl nicht-monetärer Sanktionen;
iii. Fälle, die im Rahmen von Streitbeilegungsverfahren vorgebracht wurden.

b. Wenn die Organisation keinen Fall von Nichteinhaltung der Gesetze und/oder Vorschriften ermittelt hat, reicht eine kurze Erklärung über diese Tatsache aus.

c. Der Kontext, in dem erhebliche Bußgelder und nicht-monetäre Sanktionen auferlegt wurden.

Es wurden keine Fälle von Nichteinhaltung der Gesetze und Vorschriften ermittelt, aufgrund unseres Erfolgreichen Risikomanagements, sowie der Festhaltung und Verfolgung unserer Richtlinien im Code of Conduct.