14. Arbeitnehmerrechte

Das Unternehmen berichtet, wie es national und international anerkannte Standards zu Arbeitnehmerrechten einhält sowie die Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen und am Nachhaltigkeitsmanagement des Unternehmens fördert, welche Ziele es sich hierbei setzt, welche Ergebnisse bisher erzielt wurden und wo es Risiken sieht.

Geltende Arbeitsschutz-, Steuer-, Sozialversicherungs-, andere Arbeitnehmerschutzrechte sowie die Arbeitnehmermitbestimmungsrechte werden eingehalten. Eine gute vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Mitbestimmungsgremien sowie mit den Arbeitnehmervertretern/innen im Aufsichtsrat sind äußeres Merkmal hierfür.

Sowohl ein Betriebsrat, eine Jugend- und Auszubildendenvertretung als auch die Arbeitnehmervertretung im Aufsichtsrat der Bank im Rahmen der Anwendung des Drittelbeteiligungsgesetzes sind implementiert.

Eine Vielzahl von Betriebsvereinbarungen, sowohl bestehende als auch im Rahmen der Fusion neu gefasste, stehen als Beispiel für die vertrauensvolle Zusammenarbeit. Ergänzend besteht ein umfangreicher Katalog freiwilliger Sozialleistungen.

Für die Überprüfung der Einhaltung der geltenden Arbeitsschutz-, Steuer-, Sozialversicherungsgesetze erfolgen regelmäßige externe Kontrollen durch staatliche Stellen. In der Vergangenheit kam es zu keinen relevanten Feststellungen, der Bank wird durchweg ein ordnungsgemäßes Vorgehen bescheinigt.

Insbesondere die Arbeitsschutzvorschriften werden regelmäßig durch den institutionalisierten Ausschuss für Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheit, dem neben intern Beauftragten, der Personalleiter, ein Mitglied der Mitarbeitervertretung, ein externer Sicherheitsingenieur und der beauftragte Arbeitsmediziner angehören, evaluiert. Auch hier wird der Bank besondere Sorgfalt bestätigt.

Die arbeitsrechtliche Ordnungsmäßigkeit lässt sich daraus ableiten, dass es weder außergerichtliche noch gerichtliche Auseinandersetzungen zwischen Bank und Belegschaft gibt und die Mitbestimmungsgremien im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit umfangreich eingebunden werden und auch diesseits keine Beanstandungen erhoben werden. In regelmäßigen Abständen wird die Unternehmensleitung direkt durch die Mitbestimmungsgremien informiert.

Risikoanalyse von bankseitigen Veränderungen mit Wechselwirkungen auf die Belegschaft
In allen Projekten ist fester Bestandteil, dass der Personalbereich zumindest eingebunden wird. Die mitbestimmungsrechtlichen Aspekte sowie die allgemeinen arbeitsrechtlichen Aspekte werden durch diesen gewürdigt und ggfls. entsprechende Maßnahmen eingeleitet, z.B. Beteiligung der Mitbestimmungsgremien. Hierzu bedient sich der Personalbereich, sofern erforderlich, der rechtlichen Unterstützung des Arbeitgeberverbandes.


15. Chancengerechtigkeit

Das Unternehmen legt offen, wie es national und international Prozesse implementiert und welche Ziele es hat, um Chancengerechtigkeit und Vielfalt (Diversity), Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Mitbestimmung, Integration von Migranten und Menschen mit Behinderung, angemessene Bezahlung sowie Vereinbarung von Familie und Beruf zu fördern, und wie es diese umsetzt.

Die Vergütung der Mitarbeitenden ist, wie in Kriterium 8 beschrieben, angemessen ausgestaltet. In diesem Sachzusammenhang ist auch zu sehen, dass für die Besetzung von Stellen ausnahmslos die objektive Eignung relevant ist.

Eine Differenzierung nach Herkunft, Hautfarbe, Nationalität, Religionszugehörigkeit, Geschlecht oder körperlicher Behinderung ist weder nach der tariflichen noch nach der betrieblichen Vergütungssystematik zulässig.  

Die Bank steuert ihren Personalbedarf nicht entlang von Geschlechts-, Alters- Herkunfts- oder sonstigen Aspekten, sondern im Wesentlichen entlang der Qualifikation und der Qualifizierbarkeit. Allein auf die nachhaltige Steigerung der Anzahl der weiblichen Führungskräfte versucht die Bank durch gezielte Ansprache bei Vakanzen, hohe Flexibilität bei der Kombination von Führungsaufgabe, Teilzeit und flexiblem Arbeitsort positiv Einfluss zu nehmen. Eine planmäßige Quantifizierung und terminierte Umsetzung wurde nicht vorgenommen, da die interne Fluktuation in der aktuellen Marktlage dafür zu gering ist und die Anfangsaufstellung nach einer Fusion ohnehin eine „Wirkzeit“ erfordert und dann insgesamt evaluiert werden muss.
Im Rahmen der vorgesehenen mittelfristigen Nachfolgeplanung wird dieser Aspekt allerdings wieder relevant in Beachtung gebracht.

Die wesentlichen Kontrollorgane Betriebsrat, Jugend- und Auszubildendenvertretung, sowie Vertretung der Menschen mit Schwerbehinderungen sind im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben geschlechtsgemischt gewählt, soweit der Kreis der wählbaren Personen dies zugelassen hat.  

Der Herausforderung zur Vereinbarung von Familie und Beruf stellt sich die Volksbank in Südwestfalen durch ein modernes Zeitmanagement mit Vertrauensarbeit, d.h. der selbstbestimmten Aufzeichnung und Gestaltung der tariflichen Arbeitszeit. Hier geht die Bank bewusst in Vorlage mit dem Vertrauensvorschuss, den die Mitarbeitenden bisher auch rechtfertigen. Diese tägliche Arbeitszeitflexibilisierung erweitert sie durch eine über 30-prozentige Teilzeitquote. Nicht nur Familie und Beruf lassen sich somit besser vereinbaren, sondern auch dem Wunsch nach individueller Selbstverwirklichung kann Rechnung getragen werden.

16. Qualifizierung

Das Unternehmen legt offen, welche Ziele es gesetzt und welche Maßnahmen es ergriffen hat, um die Beschäftigungsfähigkeit, d. h. die Fähigkeit zur Teilhabe an der Arbeits- und Berufswelt aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zu fördern und im Hinblick auf die demografische Entwicklung anzupassen, und wo es Risiken sieht.

Im Kontext von Personalarbeit heißt Nachhaltigkeit für uns in erster Linie
   
Verantwortung  

Die Volksbank in Südwestfalen übersetzt „Verantwortung“ mit Verantwortung für Kunden und Bank hinsichtlich einer zukunftsgerichteten Leistungsfähigkeit und hinsichtlich des Personals mit Berechenbarkeit im Vorgehen und mit dem Willen zur langfristigen Mitarbeiterbindung. Die Fluktuation liegt unter der des Gesamtmarktes. Die Fusion der beiden Vorgängerinstitute zur Volksbank in Südwestfalen erfolgte ohne Stellenabbau durch betriebsbedingte Kündigungen.     

Wertschätzung  

„Der Ton macht die Musik“, diese alte Redensart gilt heute mehr denn je. In einer Zeit der Globalisierung, der Digitalisierung und des vernetzten Denkens und Handelns besteht leicht die Gefahr den Einzelnen und seine Bedürfnisse zu übersehen.

Kontinuierliche Schulung der Führungskräfte hierzu und ein institutionalisiertes Personalentwicklungsgespräch sollen hier gegensteuern. Ganz am Anfang der fusionierten Bank stand die Entwicklung der langfristigen Vision und Mission für das neue Haus. Die Prüfung und Erarbeitung einheitlicher Führungsregeln ist der nächste logische Schritt. Eine transparente Information durch die Fach- und Führungskräfte sowie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Mitbestimmungsgremien sind weitere wichtige Bausteine.  

Transparenz des unternehmerischen Handelns ist der Volksbank in Südwestfalen ein wichtiges Anliegen, hier geht sie mit modernen Medien neue Wege über klassische Informationskanäle hinaus. Erste Vorstandswebinare zu Großprojekten oder der wirtschaftlichen Lage der Bank zeigten große Akzeptanz und ergänzen das Informationsrepertoire zeitgerecht.  

Diese exemplarisch genannten Verhaltensmaximen verdeutlichen, dass die Volksbank in Südwestfalen überzeugt ist, dass ihre nachhaltige Personalpolitik durch die ganzheitliche unverstellte Wahrnehmungsfähigkeit der Führungskräfte und durch ihre offene vertrauensvolle Kommunikation getragen wird.  

Der Weg wie die Volksbank in Südwestfalen zu Entscheidungen kommt ist ihr insofern genauso wichtig wie die Entscheidung selbst.    

Konkrete Maßnahmen

Moderne Arbeitgeber müssen sich allen Einflussfaktoren widmen und können die Verantwortung nicht delegieren oder ablehnen. Vermutlich können nicht alle Probleme gelöst werden, aber die Volksbank in Südwestfalen will hilfreiche Antworten für sich und ihre Mitarbeitenden suchen und weiterentwickeln.
   
bankseitige
Faktoren
externe Faktoren
stetiger
Fachkräftebedarf
Demographischer
Wandel
 
Um die Zukunftsfähigkeit der Bank zu sichern, müssen Antworten gefunden werden, da von zwei Seiten Druck aufgebaut wird: die Bank benötigt stetig neue Fachkräfte und der demographische Wandel, d.h. der schnell enger werdende Arbeitsmarkt, verschärft die Situation noch weiter.

 Wenngleich die Kostensituation es erforderlich machen würde, die Ausbildungsquote zu senken, hält die Volksbank in Südwestfalen sie überproportional hoch. Sie leistet damit auch einen strukturellen Beitrag zur Ausbildungssituation in ihrem Geschäftsgebiet. Die Betriebskultur, d.h. der achtsame Umgang miteinander, trägt in hohem Maße dazu bei, dass es gelingt, Mitarbeitende an die Bank zu binden. Die Fluktuation liegt weit unter dem Markt- und Branchenvergleich. Gleichzeitig versucht die Volksbank in Südwestfalen die Arbeitsfähigkeit durch Unterstützungssysteme wie z.B. das betriebliche Gesundheitsmanagement zu erhalten.  
 
bankseitige
Faktoren
arbeitnehmerseitige
Faktoren
schnell steigender Kostendruck durch die Niedrigzinsphase steigende
Arbeitsverdichtung
   
Der andauernde überdurchschnittliche Kosten- bzw. Ertragsdruck verlangt nach betriebswirtschaftlichen Antworten, die auch eine Arbeitsverdichtung nicht ausschließen. Eine fortlaufende Prozessoptimierung soll hier positiv auf die Belegschaft wirken und gleichzeitig den Kundennutzen erhöhen. Durch konsequentes Kostenmanagement in den Sachkosten versucht die Volksbank in Südwestfalen den unweigerlichen Druck auf die Personalkosten abzumildern. „Menschen statt Steine“, diese Kurzform beschreibt das Bestreben lieber mehr Menschen in Arbeit zu halten als Gebäude an vielen Standorten zu bezahlen.    

bankseitige
Faktoren
arbeitnehmerseitige
Faktoren
externe Faktoren
schnell „alterndes
Fachwissen“ und Digitalisierung
ständiger
Anpassungsdruck
Hohe Regelungsdichte
 des Gesetzgebers 
 
Die steigende Komplexität des Bankgeschäfts, oft auch getrieben von einer Regelungsflut des Gesetzgebers, erfordert eine (arbeits-)lebenslange Fortbildungsbereitschaft, um das erforderliche Wissen auf aktuellem Stand zu halten. Gleichzeitig ist aus der Soziologie bekannt, dass dauernde Veränderungsprozesse die Arbeits- und damit die Lebensqualität belasten. Die Digitalisierung erfordert nicht nur neue Lernthemen, sondern mehr und mehr neue Arbeitsmethoden.   Durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm unterstützt die Volksbank in Südwestfalen ihre Mitarbeitenden bei der Bewältigung dieser Herausforderung. Offener und transparenter Umgang mit Changemanagement-Prozessen und deren „besonderer Energie“, kann die Belastungen nicht aufheben aber deutlich abmildern; die Volksbank in Südwestfalen stellt sich auch dieser Verantwortung. Sowohl das „Großprojekt“ Fusion als auch das laufende Großprojekt der technischen Umstellung des bankinternen IT-Systems werden durch eine eigene Projektgruppe „Menschen und Kultur“ begleitet, um den Change-Management-Risiken konzeptionell bewusst und gezielt zu begegnen.    

arbeitnehmerseitige
Faktoren
externe Faktoren
längere
 Lebensarbeitszeit
Absenkung des
realen Rentenniveaus und Versorgungslücken bei der Krankenversicherung

Die Herausforderungen, die die Rentenpolitik aufgibt, brauchen nicht näher beschrieben zu werden. Die Volksbank in Südwestfalen nähert sich der Problematik gleich durch mehrere Maßnahmen. Der Demographie-Tarifvertrag schafft die Möglichkeit, drei Jahre vor der Regelaltersrente mit 67 die Arbeitszeit zu reduzieren, mit teilweisem Ausgleich des Lohnausfalls.
 

Die Volksbank in Südwestfalen bietet weiterhin die Möglichkeit der Altersteilzeit, des „abgefederten“ Übergangs in den Ruhestand an. Um diesen Schritt den Mitarbeitenden aus finanzieller Sicht zu erleichtern, stellt sie für jeden Mitarbeitenden einen Beitrag für eine betriebliche Altersversorgung zur Verfügung.

Das Angebot von Teilzeitlösungen und vermehrt von Home-Office-Möglichkeiten versetzt die Mitarbeitenden mehr und mehr in die Lage, der eigenen Leistungsfähigkeit und den eigenen Lebensbedingungen angepasst, ihre Arbeit zu leisten.

Durch ein dezidiertes Gesundheitspräventionsangebot wird ein Beitrag zur Gesundheit der Mitarbeitenden geleistet. Diese können kostenlos die Informations-, Beratungs- und Unterstützungsangebote der Familiengenossenschaft
- rund um die Kinderbetreuung (z.B. zum Wunsch- und Wahlrecht der Eltern)
- zu Pflege und Demenz
- zur Unterstützung im Haushalt
- zu gesundheitlichen Fragestellungen (z.B. zu Burn Out, Sucht und Drogen)
- und zu anderen belastenden Lebenssituationen (z.B. Partnerschaftskonflikte, Trauer, Betreuungsprobleme bei Kindern und pflegebedürftigen Eltern etc.) nutzen.

Die Volksbank in Südwestfalen ermöglicht ihren Mitarbeitenden Zugang zu besonders günstigen Tarifen für eine Krankenzusatzversicherung, damit sie im Krankheitsfall unabhängig von ihrer finanziellen Situation optimale Hilfe in Anspruch nehmen können.

Qualifizierung  

Wie schon bei der Herausforderung schnell „alterndes Fachwissen“ und Digitalisierung erläutert, ist eine permanente Pflege des betrieblichen Wissenstandes erforderlich.

Die überdurchschnittlich hohe Ausbildungsquote sowie die strategische Absicht der Volksbank in Südwestfalen neben Bankkaufleuten auch weitere Ausbildungsberufe anzubieten, z.B. im IT-Bereich oder im Bereich der Immobilienvermittlung, trägt sowohl dem Anspruch auf qualifiziertes Fachpersonal (Fachkräftemangel) Rechnung als auch der positiven Wirkung auf das Durchschnittsalter der Gesamtbelegschaft.

Die Bank evaluiert jährlich den Qualifikationsstand jedes Mitarbeiters und stellt erhebliche Budgets für Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen zur Verfügung. Neben der fachlichen Eignung werden die Sozial- und Methodenkompetenzen der Fach- und Führungskräfte und die besonderen Anforderungen an Führungskräfte gezielt durch Maßnahmen in der Bank, bei genossenschaftlichen Akademien oder freien Bildungsträgern gefördert.    

Verlässlichkeit  

Planungen der Bank im Personalbereich erfolgen nicht kurzfristig reaktiv, sondern mittel- und langfristig. Hierbei werden Anzahl und Qualifikation der Beschäftigten regelmäßig evaluiert und zielgerichtet geplant. Die Personalstrategie folgt schlüssig aus der Gesamtbankstrategie und dient deren Zielerreichung. Der Planungshorizont beträgt in der Regel fünf Jahre. Jeder einzelne Mitarbeitende wird in den Blick genommen und in seiner Individualität wahrgenommen.

Zielgerichtete Personalentwicklung sichert der Bank qualifiziertes Personal und den Mitarbeitenden dauerhafte qualifizierte Arbeitsplätze und unseren Kunden eine hochqualifizierte Beratung.  

Vor dem Hintergrund eines zunehmenden Wettbewerbs, des demographischen Wandels und anhaltender Veränderungen auf dem Finanzdienstleistungssektor steigen ständig die Anforderungen an die nachhaltige Personalpolitik.
Besondere Herausforderungen betreffen die nachhaltige Sicherung der Beratungsqualität der Mitarbeitenden und der hiermit interdependenten Risikominimierung in den ständig steigenden regulatorischen Anforderungen.
Insbesondere die Mitarbeitenden im Privat- und Firmenkundengeschäft, im Immobiliengeschäft einschließlich der Baufinanzierung und im Bereich Private Banking wurden und werden weiterhin fortlaufend und intensiv mit Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen gefördert. Die Belegschaft ist somit den gesetzlichen und marktpolitischen Anforderungen in vollem Umfang gewachsen. Die Volksbank in Südwestfalen setzt auf die Eigeninitiative und das Engagement ihrer Mitarbeitenden: Angesichts besonderer Herausforderungen fordert sie einen hohen Einsatz, große Eigenständigkeit und Übernahme von Verantwortung für die Entwicklung der Bank und der eigenen Person. Sie fördert den Mut zu eigenständigen Entscheidungen durch größere individuelle Entscheidungsräume, gibt Raum für persönliche Weiterentwicklung und fördert diese durch gezielte Maßnahmen.

Insbesondere durch die Implementierung „gelebter“ Führungsleitlinien wird eine konsequente und nachhaltige Führungssystematik gewährleistet. Dabei bildet die Orientierung hin zum Mitarbeitenden eine tragende Säule, um mit unternehmerischem Selbstverständnis die betrieblichen und vertrieblichen Unternehmensziele in Zukunft zu erreichen  

Eine kontinuierliche Budgeterhöhung für Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen in den letzten Jahren und Planungsansätze für die Folgejahre sind Nachweis, Anspruch und Ansporn zugleich.  

Ausbildung  

Die Ausbildung ist ein wesentlicher Teil der Personalpolitik. Bisher wurden ausschließlich Bankkaufleute ausgebildet. Ab dem Jahr 2019 wird auch einen Ausbildungsplatz als „IT-Fachinformatiker Systemintegration“ angeboten.
Die Volksbank in Südwestfalen bildet innerhalb des Systems der dualen Ausbildung aus. Hierfür arbeitet sie sehr eng mit den regionalen Berufsschulen zusammen. Die Ausbildung umfasst i.d.R. 2,5 Jahre, während der die Auszubildenden einen möglichst umfassenden Einblick in alle Organisationsbereiche der Bank erlangen sollen, mit einem Schwerpunkt auf dem Kundenkontakt.

Innerbetrieblicher Unterricht mit Fachspezialisten sowie Schulungen an der Akademie des Genossenschaftsverbandes, gezielte Prüfungsvorbereitung und eine enge Begleitung durch die Ausbildungsleitung unterstützen die Auszubildenden während der gesamten Ausbildung.

Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit, dass sehr gute Auszubildende nach ca. einem Jahr ein ausbildungsbegleitendes Studium bei der FOM (Fachhochschule für Ökonomie und Management) aufnehmen können unter Übernahme der Kosten durch die Bank.  

Die Auszubildenden gewinnt die Volksbank in Südwestfalen in der Regel aus dem Geschäftsgebiet der Bank, die Recruiting Bemühungen hierfür sind bei rückläufigem Bewerbermarkt deutlich gestiegen. Das Angebot von Praktikumsplätzen für Schüler hat sich langjährig als gute Recruiting Unterstützung erwiesen.  

Auch wenn die Bank bisher keine Übernahmegarantie nach der Ausbildung gibt, wurden
in der Vergangenheit alle erfolgreichen Absolventen in Arbeitsverhältnisse übernommen.

Eine Ziellandkarte für die umgesetzten Maßnahmen und deren Evaluation ist im Kontext mit der erst erfolgten Fusion noch nicht konkretisiert.




Leistungsindikatoren zu den Kriterien 14 bis 16

Leistungsindikator GRI SRS-403-9: Arbeitsbedingte Verletzungen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Für alle Angestellten:
i. Anzahl und Rate der Todesfälle aufgrund arbeitsbedingter Verletzungen;
ii. Anzahl und Rate arbeitsbedingter Verletzungen mit schweren Folgen (mit Ausnahme von Todesfällen);
iii. Anzahl und Rate der dokumentierbaren arbeitsbedingten Verletzungen;
iv. die wichtigsten Arten arbeitsbedingter Verletzungen;
v. Anzahl der gearbeiteten Stunden.

b. Für alle Mitarbeiter, die keine Angestellten sind, deren Arbeit und/oder Arbeitsplatz jedoch von der Organisation kontrolliert werden:
i. Anzahl und Rate der Todesfälle aufgrund arbeitsbedingter Verletzungen;
ii. Anzahl und Rate arbeitsbedingter Verletzungen mit schweren Folgen (mit Ausnahme von Todesfällen);
iii. Anzahl und Rate der dokumentierbaren arbeitsbedingten Verletzungen;
iv. die wichtigsten Arten arbeitsbedingter Verletzungen;
v. Anzahl der gearbeiteten Stunden.

Die Punkte c-g des Indikators SRS 403-9 können Sie entsprechend GRI entnehmen und an dieser Stelle freiwillig berichten.


Leistungsindikator GRI SRS-403-10: Arbeitsbedingte Erkrankungen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Für alle Angestellten:
i. Anzahl und Rate der Todesfälle aufgrund arbeitsbedingter Erkrankungen;
ii. Anzahl der dokumentierbaren arbeitsbedingten Erkrankungen;
iii. die wichtigsten Arten arbeitsbedingter Erkrankungen;
b. Für alle Mitarbeiter, die keine Angestellten sind, deren Arbeit und/oder Arbeitsplatz jedoch von der Organisation kontrolliert werden:
i. Anzahl der Todesfälle aufgrund arbeitsbedingter Erkrankungen;
ii. Anzahl der dokumentierbaren arbeitsbedingten Erkrankungen;
iii. die wichtigsten Arten arbeitsbedingter Erkrankungen.

Die Punkte c-e des Indikators SRS 403-10 können Sie entsprechend GRI entnehmen und an dieser Stelle freiwillig berichten.

Arbeitsunfälle (inklusive Wegeunfälle): 4
Arbeitsbedingte Todesfälle: 0
Gesundheitsquote: Die Ermittlung der Gesundheitsquote für die Bank, ist aufgrund der fusionsbedingten Zusammenlegung unterschiedlicher Systeme aktuell nicht ohne erheblichen manuellen Aufwand möglich. Die eingerichteten Systeme lassen diese Auswertung in der Zukunft selbstverständlich zu.  

Leistungsindikator GRI SRS-403-4: Mitarbeiterbeteiligung zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Die berichtende Organisation muss für Angestellte und Mitarbeiter, die keine Angestellten sind, deren Arbeit und/oder Arbeitsplatz jedoch von der Organisation kontrolliert werden, folgende Informationen offenlegen:

a. Eine Beschreibung der Verfahren zur Mitarbeiterbeteiligung und Konsultation bei der Entwicklung, Umsetzung und Leistungsbewertung des Managementsystems für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz und zur Bereitstellung des Zugriffs auf sowie zur Kommunikation von relevanten Informationen zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz gegenüber den Mitarbeitern.

b. Wenn es formelle Arbeitgeber-Mitarbeiter-Ausschüsse für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz gibt, eine Beschreibung ihrer Zuständigkeiten, der Häufigkeit der Treffen, der Entscheidungsgewalt und, ob und gegebenenfalls warum Mitarbeiter in diesen Ausschüssen nicht vertreten sind.

Die Bank erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit. Die enge Zusammenarbeit im Ausschuss für Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheit mit den zuständigen externen Stellen, dem Personalbereich und der Mitarbeitervertretung ist genauso selbstverständlich wie die nahezu beanstandungsfreien Prüfungsergebnisse. Das Nichtvorhandensein von Betriebsunfällen in Folge möglicher Arbeitssicherheitsmängel ist der beste Beweis des Erfolgs unseres Bemühens. Insofern wird auf Kriterium 14 des Berichts verwiesen.

Mitarbeitende, die keine Angestellten sind, unterfallen uneingeschränkt den betriebsverfassungsrechtlichen Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechten. Wie alle anderen Mitarbeitenden auch, sind sie für die betrieblichen Mitbestimmungsgremien wählbar und wahlberechtigt.

Leistungsindikator GRI SRS-404-1 (siehe G4-LA9): Stundenzahl der Aus- und Weiterbildungen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. durchschnittliche Stundenzahl, die die Angestellten einer Organisation während des Berichtszeitraums für die Aus- und Weiterbildung aufgewendet haben, aufgeschlüsselt nach:
i. Geschlecht;
ii. Angestelltenkategorie.

Die Anzahl der Seminartage lag bei der Volksbank in Südwestfalen im Durchschnitt bei 2,21 Tagen pro Mitarbeiter.  

Leistungsindikator GRI SRS-405-1: Diversität
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Prozentsatz der Personen in den Kontrollorganen einer Organisation in jeder der folgenden Diversitätskategorien:
i. Geschlecht;
ii. Altersgruppe: unter 30 Jahre alt, 30-50 Jahre alt, über 50 Jahre alt;
iii. Gegebenenfalls andere Diversitätsindikatoren (wie z. B. Minderheiten oder schutzbedürftige Gruppen).

b. Prozentsatz der Angestellten pro Angestelltenkategorie in jeder der folgenden Diversitätskategorien:
i. Geschlecht;
ii. Altersgruppe: unter 30 Jahre alt, 30-50 Jahre alt, über 50 Jahre alt;
iii. Gegebenenfalls andere Diversitätsindikatoren (wie z. B. Minderheiten oder schutzbedürftige Gruppen).

Im Jahresdurchschnitt 2018 waren 607,75 Mitarbeiter inkl. Auszubildende beschäftigt. Das Durchschnittsalter der Mitarbeiter betrug 43 Jahre.  

Anteil Frauen in der Gesamtbelegschaft: 59,30%
(Gesamtbelegschaft 607,75 Mitarbeiter zzgl. 60 Reinigungskräfte)

Frauenquote in Führungspositionen: 15,10 %
Anteil von Frauen im Aufsichtsrat: 14,30%
Teilzeitquote: 31,30%
Schwerbehindertenquote: 4,11%
Ausbildungsquote 6,01%

Weitere Aufschlüsselungen nach Altersgruppen, Vergütungsgruppen oder Berufsfeldern waren auch vor dem Hintergrund der noch nicht abschließenden organisatorischen Aufstellung und der hohen Belastung noch nicht leistbar, sind aber zukünftig vorgesehen.

Leistungsindikator GRI SRS-406-1: Diskriminierungsvorfälle
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Gesamtzahl der Diskriminierungsvorfälle während des Berichtszeitraums.

b. Status der Vorfälle und ergriffene Maßnahmen mit Bezug auf die folgenden Punkte:
i. Von der Organisation geprüfter Vorfall;
ii. Umgesetzte Abhilfepläne;
iii. Abhilfepläne, die umgesetzt wurden und deren Ergebnisse im Rahmen eines routinemäßigen internen Managementprüfverfahrens bewertet wurden;
iv. Vorfall ist nicht mehr Gegenstand einer Maßnahme oder Klage.

Im abgelaufenen Jahr sind keine Fälle von Diskiminierung in der Belegschaft aufgetreten.

Ein Kunde hat einen Mitarbeiter wegen seiner Hautfarbe massiv diskriminiert. Die Bank hat dieses Verhalten unverzüglich schriftlich als völlig inakzeptabel kritisiert. Die Geschäftsbeziehung wurde beendet.

17. Menschenrechte

Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Strategien und Zielsetzungen für das Unternehmen und seine Lieferkette ergriffen werden, um zu erreichen, dass Menschenrechte weltweit geachtet und Zwangs- und Kinderarbeit sowie jegliche Form der Ausbeutung verhindert werden. Hierbei ist auch auf Ergebnisse der Maßnahmen und etwaige Risiken einzugehen.

Für die regional verwurzelte Volksbank in Südwestfalen sind die Achtung der Menschenrechte und der Ausschluss von Zwangs- und Kinderarbeit Teil ihres genossenschaftlichen Selbstverständnisses.

Die Volksbank in Südwestfalen verfolgt ein konsequentes Regionalprinzip, so werden
Geschäfte nur in Ländern und Regionen getätigt, in denen keine nennenswerten Risiken für die Verletzung der Menschenrechte bestehen. Mit der überwiegend regionalen Auswahl von Dienstleistern und Lieferanten sieht die Bank die Dokumentation von Nachhaltigkeitsstandards in ihrer Lieferkette bisher als nicht wesentlich an.  

Bei der Absicht neue Lieferketten in wesentlichem Ausmaß zu nutzen wird die Unternehmensführung in die Auswahl und Entscheidung direkt einbezogen, sodass das Management jederzeit über die Aktivitäten informiert ist und steuernd eingreifen kann.

Die Volksbank in Südwestfalen, auch in Bezug auf ihre Tochterunternehmen und externe Dienstleister, achtet jederzeit auf die Einhaltung der Menschenrechte. So wird z.B. zum Gleichbehandlungsaspekt auf das Kriterium 15. Chancengerechtigkeit verwiesen.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 17

Leistungsindikator GRI SRS-412-3: Auf Menschenrechtsaspekte geprüfte Investitionsvereinbarungen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Gesamtzahl und Prozentsatz der erheblichen Investitionsvereinbarungen und -verträge, die Menschenrechtsklauseln enthalten oder auf Menschenrechtsaspekte geprüft wurden.

b. Die verwendete Definition für „erhebliche Investitionsvereinbarungen“.

Sind für die Volksbank in Südwestfalen aufgrund ihrer regionalen Ausrichtung nicht wesentlich. Derzeit gibt es keinen Nachhaltigkeitsfilter bei den Eigenanlagen. 

Leistungsindikator GRI SRS-412-1: Auf Menschenrechtsaspekte geprüfte Betriebsstätten
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Gesamtzahl und Prozentsatz der Geschäftsstandorte, an denen eine Prüfung auf Einhaltung der Menschenrechte oder eine menschenrechtliche Folgenabschätzung durchgeführt wurde, aufgeschlüsselt nach Ländern.

Die Geschäftstätigkeit ist auf die Region ausgerichtet. An allen Geschäftsstandorten werden die Menschenrechte eingehalten.

Leistungsindikator GRI SRS-414-1: Auf soziale Aspekte geprüfte, neue Lieferanten
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Prozentsatz der neuen Lieferanten, die anhand von sozialen Kriterien bewertet wurden.

Sind für die Bank, als regional ausgerichtete Genossenschaftsbank, nicht wesentlich.

Leistungsindikator GRI SRS-414-2: Soziale Auswirkungen in der Lieferkette
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Zahl der Lieferanten, die auf soziale Auswirkungen überprüft wurden.

b. Zahl der Lieferanten, bei denen erhebliche tatsächliche und potenzielle negative soziale Auswirkungen ermittelt wurden.

c. Erhebliche tatsächliche und potenzielle negative soziale Auswirkungen, die in der Lieferkette ermittelt wurden.

d. Prozentsatz der Lieferanten, bei denen erhebliche tatsächliche und potenzielle negative soziale Auswirkungen erkannt und infolge der Bewertung Verbesserungen vereinbart wurden.

e. Prozentsatz der Lieferanten, bei denen erhebliche tatsächliche und potenzielle negative soziale Auswirkungen erkannt wurden und infolgedessen die Geschäftsbeziehung beendet wurde, sowie Gründe für diese Entscheidung.

Sind für die Bank, als regional ausgerichtete Genossenschaftsbank, nicht wesentlich.

18. Gemeinwesen

Das Unternehmen legt offen, wie es zum Gemeinwesen in den Regionen beiträgt, in denen es wesentliche Geschäftstätigkeiten ausübt.

Für die Volksbank in Südwestfalen gehört es zum genossenschaftlichen Selbstverständnis, die Region Südwestfalen zu fördern und mitzugestalten. Über ihr Kerngeschäft hinaus erreicht sie dies unter anderem dadurch, dass sie verlässlicher Kreditgeber für die regional ansässigen Unternehmen ist  – und dies in langfristig gewachsenen Vertrauensbeziehungen auch in schwierigen Zeiten.  

Die Volksbank in Südwestfalen ist streng demokratisch aufgebaut. Die rund 72.300 Eigentümer der Bank rekrutieren sich aus der heimischen Bevölkerung und der regionalen Wirtschaft. Sie wählen wiederum in der Vertreterversammlung demokratisch und kapitalunabhängig (pro Mitglied eine Stimme, unabhängig von der Beteiligungshöhe) den Aufsichtsrat, der den Vorstand bestimmt. Die Eigentümer werden am Gewinn der Genossenschaft angemessen beteiligt.  

Darüber hinaus zahlt sie ihre Steuern in der Region und lenkt sie nicht über Konzernstrukturen dahin, wo sich Steuern sparen lassen. Außerdem ist sie Arbeitgeber vor Ort und die Gehaltszahlungen an ihre Mitarbeitenden gelangen umfänglich in den regionalen Wirtschaftskreislauf. Die Volksbank in Südwestfalen ist also allein schon als regionales Unternehmen fester Bestandteil von Wirtschaft und Gesellschaft in Südwestfalen.  

Mit Spenden und Sponsoring engagiert sich die Volksbank in Südwestfalen gezielt dort, wo es vor Ort direkt hilft. Auch damit gibt sie ihren wirtschaftlichen Erfolg an die Region weiter. Bei der Entscheidungsfindung, welche Projekte und Tätigkeiten sie unterstützt, fokussiert sie sich auf ihr Geschäftsgebiet und schließt die Finanzierung von politischen Parteien und Institutionen sowie von Einzelpersonen grundsätzlich aus. Begünstigt werden vielmehr gemeinnützige und mildtätige Zwecke. Eine oft langjährige Unterstützung vieler unterschiedlicher Einrichtungen in ihrem Geschäftsgebiet zeichnet das Engagement der Volksbank in Südwestfalen in diesem Bereich aus. Es ist bewusst breit gefächert und reicht von Sportvereinen über Jugend- und Bildungseinrichtungen bis zu Kulturförderern. Rund 600.000 Euro fließen Jahr für Jahr als Spenden und Sponsoring in die Region. Kompetenzen Spenden und Sponsorings zuzusagen sind dezentral, also regional vor Ort, vergeben. Die Mitarbeiter oder Führungskräfte entscheiden dort innerhalb ihrer eingeräumten Budgets und Kompetenzstufen. Bei großen, umfangreicheren oder das gesamte Geschäftsgebiet betreffenden Engagements entscheidet der Vorstand. Es erfolgt eine jährlich rollierende Planung der Spenden- und Sponsoringaktivitäten.

Mit der Workshop-Reihe Azubi-FIT leistet die Volksbank in Südwestfalen seit 2010 einen Beitrag zur finanziellen Bildung in der Region. Das Angebot richtet sich an Auszubildende von Unternehmen aller Branchen – mit dem Ziel über Wissenswertes rund um das Thema Finanzen zu informieren. Das erworbene Wissen nützt im privaten Bereich genauso wie im Rahmen der Ausbildung. Neben Azubi-FIT ist unsere Bank Patengenossenschaft für zwei mit ihrer Hilfe gegründete Schülergenossenschaften und leistet somit einen weiteren Beitrag zur finanziellen Bildung von Jugendlichen in der Region. Diese Schülergenossenschaften sind eigenverantwortlich geführte Unternehmen, die ihre Produkte bzw.  Dienstleistungen sowohl schulintern als auch außerhalb der Schule vertreiben. Sie werden vom zuständigen genossenschaftlichen Prüfungsverband betreut, jährlich geprüft und in dessen zentralem Schülergenossenschaftsregister geführt. Im Weiteren erstreckt sich das schulische Engagement der Volksbank in Südwestfalen auf dauerhafte Kooperationen mit ausgewählten Schulen in der Region.  

Mit der bankeigenen Crowdfunding-Plattform www.VBinSWF.viele-schaffen-mehr.de stellt die Volksbank in Südwestfalen regional ein innovatives Finanzierungsmodell, bei dem mit der Unterstützung einer Vielzahl von Menschen Projekte realisiert werden können, zur Verfügung. Mit der Plattform soll die Bevölkerung der Region motiviert werden, sich gemeinsam für gemeinnützige Projekte zu engagieren und Vereine und Initiativen im Geschäftsgebiet zu stärken. Zwischenzeitlich konnten für 55 Projekte auf diesem Weg 271.148,39 € Euro gesammelt und zur Verfügung gestellt werden.  

Um das bürgerschaftliche Engagement von Vereinen und Institutionen zu würdigen, eine Kultur der Wertschätzung für ihr freiwilliges regionales Engagement zu stärken und die Menschen in ihrem Tun weiter zu motivieren, schrieb die Volksbank in Südwestfalen in 2017 erstmals den Preis für Ehrenamt, Ideen, Verantwortung und Engagement in der Region – kurz EIVER – aus. In 2018 entschied sie, den Preis erneut in 2019 auszuschreiben. Das Preisgeld wird auf insgesamt 30.000 Euro festgelegt. Bürgerschaftliches Engagement in der Region unterstützt die Volksbank in Südwestfalen durch Förderung von und aktive Mitarbeit in zwei Bürgerstiftungen im Geschäftsgebiet, außerdem sind die Mitarbeitenden vielfach ehrenamtlich aktiv.            

Die Volksbank in Südwestfalen pflegt einen regelmäßigen, offenen und fairen Dialog mit Ihren Stakeholdern. Dazu nutzt sie aktiv verschiedene Instrumente wie zum Beispiel das Beschwerdemanagement, regelmäßige Mitglieder- und Kundenbefragungen, Regionalbeiräte oder Marktanalysen um die Genossenschaft nachhaltig in der Region auszurichten und zu positionieren. Weitere Risiken zu Sozialbelangen wurden bisher nicht als wesentlich definiert (siehe dazu auch Kriterium 4 Tiefe der Wertschöpfungskette).

Leistungsindikatoren zu Kriterium 18

Leistungsindikator GRI SRS-201-1: Unmittelbar erzeugter und ausgeschütteter wirtschaftlicher Wert
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. den zeitanteilig abgegrenzten, unmittelbar erzeugten und ausgeschütteten wirtschaftlichen Wert, einschließlich der grundlegenden Komponenten der globalen Tätigkeiten der Organisation, wie nachfolgend aufgeführt. Werden Daten als Einnahmen‑Ausgaben‑Rechnung dargestellt, muss zusätzlich zur Offenlegung folgender grundlegender Komponenten auch die Begründung für diese Entscheidung offengelegt werden:
i. unmittelbar erzeugter wirtschaftlicher Wert: Erlöse;
ii. ausgeschütteter wirtschaftlicher Wert: Betriebskosten, Löhne und Leistungen für Angestellte, Zahlungen an Kapitalgeber, nach Ländern aufgeschlüsselte Zahlungen an den Staat und Investitionen auf kommunaler Ebene;
iii. beibehaltener wirtschaftlicher Wert: „unmittelbar erzeugter wirtschaftlicher Wert“ abzüglich des „ausgeschütteten wirtschaftlichen Werts“.

b. Der erzeugte und ausgeschüttete wirtschaftliche Wert muss getrennt auf nationaler, regionaler oder Marktebene angegeben werden, wo dies von Bedeutung ist, und es müssen die Kriterien, die für die Bestimmung der Bedeutsamkeit angewandt wurden, genannt werden.

Die Volksbank in Südwestfalen weist für das Geschäftsjahr 2018 folgende Kennzahlen aus:
Bilanzsumme: 3,6 Mrd. Euro
Jahresergebnis vor Steuern: 19,6 Mio. Euro
Gewinnabhängige Steuern: 7,5 Mio. Euro – davon 3,8 Mio. Euro Gewerbesteuer die in der Region verbleibt
Dividendenzahlung: 1,16 Mio. Euro an die rund 72.300 Mitglieder
erfolgreiche Crowdfundings seit 2015: 55 Stück
Betrag der Crowdfundings seit 2015: 271.148,39 € Euro    

(Vorläufige Zahlen des Geschäftsjahres 2018 | Stand: Januar 2019)

19. Politische Einflussnahme

Alle wesentlichen Eingaben bei Gesetzgebungsverfahren, alle Einträge in Lobbylisten, alle wesentlichen Zahlungen von Mitgliedsbeiträgen, alle Zuwendungen an Regierungen sowie alle Spenden an Parteien und Politiker sollen nach Ländern differenziert offengelegt werden.

Die für Banken relevanten Gesetze sind u.a. KWG, WpHG, GwG, CRR sowie zahlreiche weitere Gesetze und Bestimmungen mit Bezug zum Finanzdienstleistungssektor.  

Im Rahmen des demokratischen Meinungsbildungsprozesses bringt sich die Volksbank in Südwestfalen über ihren Spitzenverband, den BVR, ein. Der BVR nimmt die Interessenvertretung der Genossenschaftsbanken insbesondere bei geschäftspolitischen, kreditwirtschaftlichen und aufsichtsrechtlichen Fragen gegenüber der Politik und zuständigen Regulierungs- und Aufsichtsbehörden auf nationaler und europäischer Ebene wahr.  

Zudem ist die Volksbank in Südwestfalen über den Regionalverband „Genossenschaftsverband – Verband der Regionen e.V.“ insbesondere auf Landesebene vertreten. Dazu beteiligt sich der Verband mit Stellungnahmen und schriftlichen Eingaben an Anhörungen und Konsultationen, führt Gespräche mit Ministern, Abgeordneten sowie Wirtschaftsvertretern und fördert den Austausch seiner Mitglieder mit der Politik.  

Die Volksbank in Südwestfalen vergibt grundsätzlich keine Spenden an politische Parteien oder Politiker. Auch liegen keine Mitgliedschaften in politischen Organisationen vor.  

Als unabhängiges Kreditinstitut unterliegt die Bank keiner kommunalen oder politischen Einflussnahme. Es sind dementsprechend keine wesentlichen Risiken aus politischer Einflussnahme ersichtlich.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 19

Leistungsindikator GRI SRS-415-1: Parteispenden
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Monetären Gesamtwert der Parteispenden in Form von finanziellen Beiträgen und Sachzuwendungen, die direkt oder indirekt von der Organisation geleistet wurden, nach Land und Empfänger/Begünstigtem.

b. Gegebenenfalls wie der monetäre Wert von Sachzuwendungen geschätzt wurde.

Im Berichtsjahr 2018 hat keine Partei von uns Spenden erhalten.

20. Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten

Das Unternehmen legt offen, welche Maßnahmen, Standards, Systeme und Prozesse zur Vermeidung von rechtswidrigem Verhalten und insbesondere von Korruption existieren, wie sie geprüft werden, welche Ergebnisse hierzu vorliegen und wo Risiken liegen. Es stellt dar, wie Korruption und andere Gesetzesverstöße im Unternehmen verhindert, aufgedeckt und sanktioniert werden.

Für die Volksbank in Südwestfalen ist das Vertrauen ihrer Mitglieder und Kunden und die Reputation im täglichen Geschäftsverkehr von entscheidender Bedeutung. Ein guter Ruf ist die Grundlage für das Vertrauen in die Integrität und Fachkompetenz der Organe, Führungskräfte und Mitarbeiter sowie in die hohe Qualität der am Markt angebotenen Dienstleistungen und Produkte. Zum Schutz der Mitglieder und Kunden, des Finanzmarktes allgemein und nicht zuletzt der Bank selbst, ist es wichtig, dass rechtliche Vorgaben, interne Verhaltensregeln und selbst vorgegebene Standards in Bezug auf Ethik, Moral und Fairness eingehalten und aktiv gelebt werden. Die Volksbank in Südwestfalen bekennt sich zur Nachhaltigkeit und zur gesellschaftlichen Verantwortung und hat diese Werte auch in ihren strategischen Zielen adressiert.

Regularien der Bank, die den genannten Aspekten Rechnung tragen, sind beispielsweise Regelungen zu Interessenkonflikten bei der Erbringung von Wertpapierdienstleistungen, Leitsätze für Mitarbeitergeschäfte, Vorgaben zur Geldwäscheprävention, Grundsätze zur Beschwerdebearbeitung, Grundsätze zu Vergütungssystemen, Vertriebsgrundsätze und Regelungen für die Annahme von Zuwendungen, Geschenken und Einladungen. Grundsätzlich dürfen die Mitarbeitenden der Volksbank in Südwestfalen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit weder für sich noch für Dritte Zuwendungen oder Einladungen fordern oder annehmen beziehungsweise gewähren. Ausgenommen hiervon sind kleinere Aufmerksamkeiten des täglichen Lebens, deren Annahme dem Gebot der Höflichkeit entspricht.  

Für die Sicherstellung des regelkonformen Verhaltens hat die Bank ein übergreifendes Compliance Governance System eingerichtet, das alle erforderlichen Maßnahmen umfasst, um Strukturen und Prozesse der Bank fortlaufend zu überwachen und Regelverstößen präventiv vorzubeugen.

Über geeignete Vorkehrungen und Maßnahmen stellt der Bereich Compliance sicher, dass im Einklang mit gesetzlichen und internen Vorgaben gehandelt wird. Strategische Grundlagen hierfür finden sich unter anderem in der Geschäfts- und Risikostrategie sowie im Unternehmensleitbild der Bank.

Die Basis für die Einschätzung und Minimierung möglicher Compliance-Risiken bildet die Risikoanalyse, in die auch die Tochterunternehmen der Volksbank in Südwestfalen mit einbezogen werden. Die Risikoanalyse wird mindestens jährlich bzw. anlassbezogen aktualisiert. Sie umfasst eine vollständige Bestandsaufnahme der institutsspezifischen Gefährdungssituation. Hierbei werden insbesondere die Bereiche Kundenstruktur, Geschäftstätigkeiten und -beziehungen, Prozesse, Personal, Produkte, Dienstleistungen, Vertriebswege und die IT/Organisation einbezogen. Darauf aufbauend erfolgt die Erfassung und Bewertung der kunden-, produkt- und transaktionsbezogenen Risiken. Dabei werden auch Risiken aus strafbaren Handlungen inklusive der Korruptionsrisiken erfasst. Typische Compliance-Risiken sind rechtliche Sanktionen (z. B. Strafen, Bußgelder), finanzielle Verluste (z. B. Haftungsrisiken, Prozessrisiken, sonstige wirtschaftliche Verluste) Image- und Reputationsschäden.

Mindestens jährlich bzw. anlassbezogen wird darüber hinaus mit Unterstützung des genossenschaftlichen Finanzverbundes eine Bestandsaufnahme und Bewertung aller für die Bank relevanten rechtlichen Regelungen und Vorgaben durchgeführt, um mögliche Risiken, die zu einer Vermögensgefährdung für die Bank führen können, rechtzeitig zu identifizieren und diesen mit geeigneten Mitteln zu begegnen.  

Der im Jahre 2018 strategisch und strukturell neu aufgestellte Stabsbereich Compliance ist unter anderem für die Themenkomplexe MaRisk-Compliance, WpHG-Compliance, Schutz von Kundenvermögen (Single Officer),  Datenschutz, Informationssicherheits-management, Arbeitsschutz sowie das anonyme Hinweisgebersystem (§ 25a KWG) zuständig. Er ist direkt dem zuständigen Vorstandsmitglied unterstellt, arbeitet unabhängig vom operativen Geschäft, hat umfassende Befugnisse und einen uneingeschränkten Zugang zu allen relevanten Sachverhalten und Informationen.

Über das anonyme Hinweisgebersystem wird den Mitarbeitenden der Bank die Möglichkeit gegeben, festgestellte Unregelmäßigkeiten bzw. Rechtsverstöße ohne Befürchtung eigener Nachteile vertraulich im Hause zu melden. Zudem überwacht der Bereich Compliance im Rahmen des Auslagerungsmanagements die von der Zentralbank für die Bank übernommenen Aufgaben der Geldwäschebekämpfung, der Abwehr von Terrorismusfinanzierung sowie der Prävention von betrügerischen Handlungen inklusive eines dafür eingerichteten Meldesystems (§ 25h KWG) und ist hierbei unterstützend tätig. Interne Regelungen stellen zudem sicher, dass Zahlungen, die auf mögliche Geldwäschehandlungen oder auf Verstöße gegen Sanktions- oder Embargovorschriften hindeuten können, fortlaufend überwacht und überprüft werden.
 

Die Unternehmensleitung wird durch den Stabsbereich Compliance regelmäßig und weisungsunabhängig über den Stand des Compliance Governance Systems informiert. Außerdem erfolgt ad hoc eine anlassbezogene Berichterstattung im Falle schwerwiegender Verstöße gegen Compliance-Vorschriften. Insbesondere im Rahmen der Umsetzung von neuen und sich ändernden Gesetzen, Richtlinien und Vorgaben wird der Stabsbereich Compliance in die Projektarbeit mit eingebunden und übernimmt diesbezüglich für die Geschäftsleitung bzw. die Prozess- und Projektverantwortlichen Beratungs- und Unterstützungsaufgaben sowie eine überwachende Funktion. Die Volksbank in Südwestfalen führt regelmäßig Schulungen bei allen Mitarbeitern durch, um diese wiederkehrend über Compliance-Themen zu informieren und zu sensibilisieren.

Aufgrund der Vielzahl von präventiven Maßnahmen, durchgeführten Kontrollhandlungen und nicht zuletzt der getroffenen organisatorischen Regelungen, die die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen gewährleisten, wurden in 2018 keine wesentlichen compliance-Risiken identifiziert, die sich aus der Geschäftstätigkeit, aus Geschäftsbeziehungen oder aus Dienstleistungen und Produkten ergeben oder die negative Auswirkungen auf die Bekämpfung von Korruption und Bestechung haben.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 20

Leistungsindikator GRI SRS-205-1: Auf Korruptionsrisiken geprüfte Betriebsstätten
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Gesamtzahl und Prozentsatz der Betriebsstätten, die auf Korruptionsrisiken geprüft wurden.

b. Erhebliche Korruptionsrisiken, die im Rahmen der Risikobewertung ermittelt wurden.

Im Rahmen des installierten internen Kontrollsystems und auf Basis der mindestens jährlich durchzuführenden Risikoanalyse werden alle Rechts-, Betrugs- und Korruptionsrisiken vollumfänglich auf Ebene der Gesamtbank regelmäßig erfasst und bewertet.

Leistungsindikator GRI SRS-205-3: Korruptionsvorfälle
Die berichtende Organisation muss über folgende Informationen berichten:

a. Gesamtzahl und Art der bestätigten Korruptionsvorfälle.

b. Gesamtzahl der bestätigten Vorfälle, in denen Angestellte aufgrund von Korruption entlassen oder abgemahnt wurden.

c. Gesamtzahl der bestätigten Vorfälle, in denen Verträge mit Geschäftspartnern aufgrund von Verstößen im Zusammenhang mit Korruption gekündigt oder nicht verlängert wurden.

d. Öffentliche rechtliche Verfahren im Zusammenhang mit Korruption, die im Berichtszeitraum gegen die Organisation oder deren Angestellte eingeleitet wurden, sowie die Ergebnisse dieser Verfahren.

Im Jahre 2018 sind keine Korruptionsfälle der Bank bekannt geworden.

Leistungsindikator GRI SRS-419-1: Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Erhebliche Bußgelder und nicht-monetäre Sanktionen aufgrund von Nichteinhaltung von Gesetzen und/oder Vorschriften im sozialen und wirtschaftlichen Bereich, und zwar:
i. Gesamtgeldwert erheblicher Bußgelder;
ii. Gesamtanzahl nicht-monetärer Sanktionen;
iii. Fälle, die im Rahmen von Streitbeilegungsverfahren vorgebracht wurden.

b. Wenn die Organisation keinen Fall von Nichteinhaltung der Gesetze und/oder Vorschriften ermittelt hat, reicht eine kurze Erklärung über diese Tatsache aus.

c. Der Kontext, in dem erhebliche Bußgelder und nicht-monetäre Sanktionen auferlegt wurden.

Es wurden keine Bußgelder bzw. Strafen wegen Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften verhängt.