Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.
Zur Überwachung, Sicherstellung und Umsetzung der gesetzlichen Standards verfügt die VR Bank SWW eG über eine Abteilung Aufsichtsrecht/Compliance und ein entsprechendes Beauftragtenwesen. Hier werden im Rahmen von Berichten (beispielsweise Gesamtbank-, Risiko-, Personal-, Revisionsbericht, etc.) jeweils unterschiedlichste Kennzahlen ermittelt, die zur Planung und Kontrolle genutzt werden und eine kontinuierliche Leistungsverbesserung sicherstellen sollen.
Zur internen Steuerung sowie für die Kontrolle der nachhaltigen Entwicklung hat die Bank in der Balanced Scorecard bereits einen messbaren Nachhaltigkeitsindex (= erfolgreiche Rezertifizierung) festgeschrieben, den sie im Jahr 2020 mit konkreten Kennzahlen weiterentwickeln möchte. Dieser wird vierteljährlich anhand eines Soll-/Ist-Abgleichs überprüft und an den Vorstand sowie den Aufsichtsrat berichtet (siehe Ausarbeitung in Kriterium 6). Durch die regelmäßigen Sitzungen des Nachhaltigkeitsrats kann dieser die jeweilige Entwicklung innerhalb der Arbeitskreise erkennen und mögliche Maßnahmen ableiten. Des Weiteren lässt sich die Bank zur Sicherstellung einer nachhaltigen Entwicklung in regelmäßigen Abständen rezertifizieren und führt jährliche Zwischenaudits durch.
Im Jahr 2019 wurde eine interne Ideenbörse eingerichtet. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit eigene Ideen einzubringen, um die Bank in Bezug auf das Thema Nachhaltigkeit weiterzuentwickeln. Die Ideenbörse wird regelmäßig aktualisiert, sodass ebenfalls der Bearbeitungsstand der Themen zu erkennen ist.
Da sich die Bank der Relevanz des Themas Nachhaltigkeit bewusst ist, wird zur externen Kommunikation zusätzlich jährlich ein Nachhaltigkeitsbericht erstellt, welcher über die DNK-Datenbank veröffentlicht wird. Zur Sicherstellung der Zuverlässigkeit der Inhalte wird der Bericht nach Erstellung durch die Mitglieder der Arbeitskreise und des Nachhaltigkeitsrats von dem Büro des Deutschen Nachhaltigkeitskodexes, dem Institut für Nachhaltiges Banking, der Internen Revision und durch den Aufsichtsrat geprüft. Bei der Berichtserstellung greift das Projektteam auf ein speziell entwickeltes Datenmanagement zurück, in welchem die benötigten Daten sowie Kennzahlen festgehalten werden. Zur Gewährleistung der Konsistenz der Daten verfügt jede Kennzahl über eine eigene Beschreibung, welche Auskunft darüber gibt, wo diese Daten abzugreifen sind und in wessen Verantwortungsbereich dies fällt.