6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Die Nachhaltigkeitsstrategie wird in Form von Zielen, Maßnahmen, abgestimmten Regeln (Verhaltenskodex und Nachhaltigkeitsleitlinien), der Geschäftsstrategie und Anweisungen zum Ablauf von Prozessen (schriftlich fixierte Ordnung - SFO) konkretisiert. Daneben findet eine jährliche Überprüfung der Unternehmensstrategie mit den darin enthaltenen Zielen und Maßnahmen statt. An dem Überprüfungsprozess werden die Fachbereiche sowie der Verwaltungsrat eingebunden. Des Weiteren finden die Ziele und Maßnahmen Eingang in die entsprechenden Fachabteilungen für die zentralen Handlungsfelder (Produktverantwortung, soziale Verantwortung ggü. Beschäftigten etc.). Hierdurch können die einzelnen Maßnahmen durch die handelnden Bereiche umgesetzt werden, so dass am Ende die gesetzten Ziele erreicht werden.

Durch den Arbeitskreis Nachhaltigkeit wurden Nachhaltigkeitsleitsätze erarbeitet, die im Rahmen der Nachhaltigkeit für die gesamte IBB beschlossen und verankert wurden. Auch ein Verhaltenskodex, der auf die Nachhaltigkeit einzahlt, ist in der schriftlich fixierten Ordnung als grundlegendes Rahmenwerk für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbindlich.

Eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Themas Nachhaltigkeit und die Integration der Aspekte in den Arbeitsalltag werden im Arbeitskreis Nachhaltigkeit erarbeitet. Die Impulse zur Verbesserung sind vielfältig und kommen aus dem Arbeitskreis selbst oder werden von Beschäftigten aller Hierarchiestufen an den Arbeitskreis herangetragen sowie von externen Stakeholdern in den Arbeitskreis eingebracht. Nach der Analyse und Bewertung des Themas durch die Arbeitskreismitglieder und hausinterner Prüfung auf die sinnvollste Umsetzungsmöglichkeit werden Verbesserungen in die IBB integriert. Je nach Umfang werden die entsprechenden Kompetenzträger und Stakeholder in den Prozess eingebunden. 

Die schriftlich fixierten Ordnung (SFO) wird ebenfalls regelmäßig auf Aktualität durch die Betriebsorganisation überprüft. Das Verfahren erfolgt gemeinsam mit den betroffenen Fachbereichen. Die Inhalte der SFO sind unter den Leistungsindikatoren aufgeführt und kurz erläutert. Die Vorgaben für die Arbeitsprozesse werden in der Betriebsorganisation systematisch erfasst und mind. jährlich auf Aktualität überprüft (durch z. B. Revision, Compliance, andere, betroffene Fachbereiche).

Weiterhin unterzieht sich die IBB auch externen Prüfungen durch unabhängige Dritte. Die Prüfungen können freiwilligen oder gesetzlichen Ursprung haben und werden in allen Handlungsfeldern der Nachhaltigkeit vorgenommen. Im Rahmen der Geschäftsethik& Produktverantwortung kann die IBB beispielsweise intern durch die interne Revision oder durch externe Stellen, wie z. B. den Europäischen Rechnungshof, den Bundes- oder Landesrechnungshof (Produktabhängig) überprüft werden. Der Eigentümer der IBB, das Land Berlin, hat ebenfalls jederzeitige Einsichts- und Prüfungsrechte. Programme, die EU-Mittel enthalten, können daneben auch durch die EU-Kommission oder von ihr Beauftragte überprüft werden. Innerhalb der Handlungsfelder „soziale Verantwortung gegenüber den Beschäftigten“ sowie „Umweltschutz & Ressourceneffizienz“ erfolgen z. B. Zertifizierungen durch Externe, Audits oder ebenfalls Prüfungen durch das Land Berlin.