6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Formalisierte Regeln und Prozesse werden im Rahmen des BIS-internen Handbuchs “Internes Kontrollsystem (IKS)“ festgehalten. Weitere Hilfestellungen zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften erfolgen durch Arbeitsablaufbeschreibungen / Aktenvermerke / Merkblätter. Das Handbuch und die Ablaufbeschreibungen / Vermerke sind auf einem firmeninternen Laufwerk verfügbar. Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, die Kontrollvorgaben und Bestimmungen einzuhalten, dies betrifft beispielsweise die Berücksichtigung von geltenden Antikorruptionsrichtlinien oder die Berücksichtigung der Datenschutzgrundverordnung. In Bezug auf ökologische Nachhaltigkeit gilt die Vorgabe, Dienstreisen nur in begründeten Ausnahmefällen mit dem PKW anzutreten. Die geregelten Arbeitsabläufe beinhalten lediglich einen Teil der Aufgaben, die erledigt werden. Auf eine vollständige Beschreibung aller Arbeitsabläufe inklusive der Kontrollen wird im IKS verzichtet, es werden nur wesentliche Arbeitsabläufe dokumentiert, auch, um den Handlungsspielraum für die Mitarbeitenden nicht zu begrenzen. Da ein IKS „lebt“, werden in zeitlichen Abständen und nach Bedarf Aktualisierungen und Ergänzungen vorgenommen. Nachhaltigkeit wird in unserem Büroalltag auch durch „ungeschriebene“ Regeln und technische Maßnahmen gelebt. Beispielsweise beziehen wir ausschließlich recyceltes Drucker- und Kopierpapier, und ein an den Schreibtischen angebrachter „Aus“-Schalter sorgt dafür, dass wir den Standby-Modus unserer Bürogeräte außerhalb der Dienstzeiten ausschalten können. Ein umfassendes Regelwerk zur Umsetzung unserer Nachhaltigkeitsstrategie ist jedoch nicht vorhanden – unsere Unternehmenskultur setzt auf Freiwilligkeit, in der Hauptsache werden Anreize zur Förderung von Nachhaltigkeit gegeben.