6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

In unserem Kanzleihandbuch werden unsere nachhaltige Kanzleistrategie, Kanzleipolitik, Aufbauorganisation sowie unser Kanzleileitbild beschrieben. Das Kanzleihandbuch wird in regelmäßigen internen und externen Audits überprüft und angepasst. Das Kanzleihandbuch ist allen Mitarbeitern bekannt und zugänglich, sie sind sensibilisiert, ihr Handeln nachhaltig auszurichten. Alle Mitarbeiter sind angehalten, Verbesserungsvorschläge in allen Themenbereichen einzubringen.

Für die Optimierung und Umsetzung neuer Nachhaltigkeitsziele ist unser Team „Ökoprofit/CSR“ zuständig. Durch regelmäßige Teamsitzungen wird sichergestellt, dass wesentliche nachhaltige Aspekte in der Kanzlei umgesetzt werden.

Durch regelmäßige Mitarbeiterbesprechungen und –schulungen, aber auch durch die interne Informationsplattform ist sichergestellt, dass alle Mitarbeiter über die neuen Maßnahmen informiert werden.  

Die Teilnahme an regelmäßigen Workshops des CSR und Ökoprofit bringen darüber hinaus neue Impulse und Ideen mit.  

Seit dem Jahr 2019 führen wir Kanzlei-Kennzahlen über unsere Verbräuche; die Ergebnisse daraus werden erstmals im Jahr 2020 analysiert und bewertet, neue Zielgrößen werden geschaffen und Lösungen erarbeitet.  

Im Rahmen einer regelmäßigen Mandantenbefragung in verschiedenen Bereichen und der im Anschluss daran stattfindenden Ergebnisanalyse nehmen wir die Anregungen und Verbesserungsvorschläge auf, beurteilen sie und setzen sie um. Die Mandantenbefragungen geben uns Ausschluss darüber, wie unsere Arbeit aus Mandantensicht wahrgenommen wird und wie zufrieden sie damit sind. Die Ergebnisse sind Basis für ein kontinuierliches Qualitätsmanagement.

Geplant ist der Ausbau des Beschwerdemanagements. Beschwerden von Mandanten sollen strukturiert erfasst werden. Ziel ist es, die Bedürfnisse der Mandanten aus den Beschwerden abzuleiten und daraus Optimierungspotentiale für unsere Prozesse zu generieren.  

Im Bereich Personal führen wir zur Sicherstellung des Know-Hows und zur langfristigen Bindung jährliche Mitarbeitereinzelgespräche, in denen entsprechende Karrierepfade definiert werden. Zahlreiche Aus- und Weiterbildungsangebote gewährleisten eine hohe fachliche und soziale Qualität.  

Bei auswärtigen Mandantenterminen sollte möglichst das E-Auto der Kanzlei genutzt werden. Bei der Vereinbarung von Terminen sollte geprüft werden, ob alternative Kommunikationsformen wie Telefontermine oder demnächst auch Videokonferenzen genutzt werden können, sodass Anfahrten vermieden werden können.