6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Nachhaltigkeit betrifft alle Bereiche der Barmenia. Themenspezifisch werden Regeln und Prozesse in den Fachbereichen definiert, realisiert und kontrolliert. So werden beispielsweise die Umsetzung der Ausschlusskriterien in der Kapitalanlage sowie die Anwendung nachhaltiger Kriterien im Einkauf überprüft.

Die Vielzahl der vorhandenen und teilweise gesetzlich vorgeschriebenen Prozesse kann an dieser Stelle nicht ausgeführt werden, da es den Berichtsrahmen überschreiten würde. Beispielhaft soll aber die Erstellung dieses nichtfinanziellen Berichtes aufgezeigt werden.

Prozess zur Erstellung der nichtfinanziellen Berichte
Der Nachhaltigkeitsbeauftragte koordiniert die Erstellung der nichtfinanziellen Berichte. Die in dem Schaubild genannten Fach- und Themenbereiche haben jeweils einen CSR-Koordinator benannt. Diese CSR-Koordinatoren ermitteln die wesentlichen Themen und koordinieren die Texterstellung in ihrem Bereich. Die Texte und Kennzahlen werden mit den jeweiligen Führungskräften abgestimmt und im Bereich Recht abschließend gefestigt.

Koordination nichtfinanzielle Berichte
Abb.: CSR-Koordinatoren in den Fachbereichen liefern dem Nachhaltigkeitsbeauftragten Inhalte für die Berichte


Der Vorstand prüft die Berichte und beschließt sie. Der Aufsichtsrat ist gesetzlich zur Prüfung verpflichtet. Ein Prüfgremium des Aufsichtsrates kontrolliert den nichtfinanziellen Bericht persönlich, indem er ein Managementgespräch führt und anschließend in den Fachbereichen Textinhalte kontrolliert und Stichproben nimmt. Der Gesamtaufsichtsrat prüft zu einem späteren Zeitpunkt die Berichte und beschließt sie, wenn die Korrektheit bestätigt werden kann. Die Berichte werden der Mitgliedervertretung vorgelegt, bevor sie veröffentlicht werden.

Die Zeitpläne zur Erstellung und für die Prüfungen des Berichtes sind durch die gesetzlichen Vorgaben eng gesteckt. Durch die bisherige gute und schnelle Zusammenarbeit mit dem Büro des Deutschen Nachhaltigkeitskodex konnte in den Vorjahren eine quantitative Prüfung auf DNK- und CSR-RUG-Konformität erfolgen. Diese ist aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Die detaillierte Erstellung des nichtfinanziellen Berichtes ist im Internen Kontrollsystem (IKS) der
Barmenia hinterlegt. Die vorab beschriebe Berichtserstellung wurde in Kurzform dargestellt.

Nach gesetzlichen Vorgaben bildet die Barmenia insgesamt ein umfangreiches Internes Kontroll-
system (IKS) ab.

Die Hauptabteilung Revision führt regelmäßig Prüfungen in den Fachbereichen durch.

Prozesse wurden auch unter Kriterium "5. Verantwortung" beschrieben.