5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Das Nachhaltigkeitsmanagement der Aareal Bank Gruppe ist organisatorisch dem Bereich Investor Relations zugeordnet – mit direkter Berichtslinie der Konzernnachhaltigkeitsbeauftragten zum Vorstandsvorsitzenden. Damit unterstreichen wir die strategische Bedeutung von Nachhaltigkeit für unser unternehmerisches Selbstverständnis, steuern die praktische Umsetzung von höchster Stelle aus und stellen sicher, dass relevante ESG Informationen in die Kommunikation mit unseren Stakeholdern integriert werden.

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Die Konzernnachhaltigkeitsbeauftragte unterstützt den Vorstand bei der strategischen Weiterentwicklung der Nachhaltigkeitsleistung: Sie koordiniert und leitet die Sitzungen des Nachhaltigkeitskomitees und ist Ansprechpartnerin für alle Unternehmensbereiche. Sie leistet fachliche Unterstützung, überwacht die Nachhaltigkeitsleistung der Aareal Bank Gruppe und macht Vorschläge zur laufenden Aktualisierung des Nachhaltigkeitsprogramms in Absprache mit den betroffenen Bereichen und berichtet dem Vorstandsvorsitzenden regelmäßig über die Fortschritte in den einzelnen Handlungsfeldern.

Als Ansprechpartnerin für externe Stakeholder dokumentiert sie ihre Anliegen und informiert die Stakeholder über Aktivitäten. Zudem ist sie für die Nachhaltigkeitsberichterstattung und für die Teilnahme an entsprechenden Ratings und Rankings verantwortlich und informiert außerdem den Vorstand über externe und interne Entwicklungen bezüglich der für die Aareal Bank Gruppe wesentlichen Nachhaltigkeitsthemen. 

Das Nachhaltigkeitskomitee dient als Plattform für den Vorstand zur Weiterentwicklung des Nachhaltigkeitsprogramms und soll ein konzernweit abgestimmtes Vorgehen sicherstellen. Dafür werden für die Aareal Bank Gruppe Megatrends analysiert, Chancen und Risiken bewertet und entsprechende Maßnahmen durch seine Mitglieder umgesetzt. Weiter koordiniert das Komitee bereichsübergreifende Nachhaltigkeitsaktivitäten. Ihm gehören Vertreter der Bereiche Strategie, Portfoliomanagement & Controlling, Vertriebssteuerung, Kreditbearbeitung, Risikomanagement, Workout, Wohnungswirtschaft, Investor Relations, Finanzen, Treasury, Compliance, Personal, Facility Management, Einkauf und Unternehmenskommunikation an. Das Komitee tagt regulär vierteljährlich und bei besonderen Anlässen, unter Vorsitz der Konzernnachhaltigkeitsbeauftragten.

Seit 2016 berichtet die Konzernnachhaltigkeitsbeauftragte im Auftrag des Vorstands regelmäßig in den Sitzungen des Prüfungsausschusses sowie des Plenums über das gruppenweite Nachhaltigkeitsmanagement und bindet Mitglieder des Aufsichtsrats in die fortlaufende Überprüfung der Wesentlichkeitsanalyse ein.

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Nachfolgende Maßnahmen sichern die Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation:

Weil sich die Anforderungen der verschiedenen Anspruchsgruppen ändern können überprüfen wir die Ergebnisse der Ende 2015/Anfang 2016 durchgeführten Wesentlichkeitsanalyse fortlaufend. So haben wir im Berichtsjahr zehn ca. einstündige Experteninterviews, u. a. mit Mitgliedern des Aufsichtsrats, Kunden der Wohnungswirtschaft, einem Gutachter, einem Broker und einer NGO geführt sowie eine gruppenweite Validierung der Relevanz der Handlungsfelder durchgeführt. Im Fokus der Überprüfung standen wesentliche Sachverhalte gemäß §289c Absatz (3) HGB, d.h. alle für das Verständnis von Geschäftsverlauf und -ergebnis, der Lage des Konzerns sowie für das Verständnis der Auswirkungen der Geschäftstätigkeit auf die fünf Aspekte erforderlichen Angaben.

Die Auswahl der Berichtsinhalte und Leistungsindikatoren für jeden der im Rahmen der nichtfinanziellen Berichterstattung geforderten fünf Aspekte basiert auf den im Rahmen der Wesentlichkeitsanalyse identifizierten Kernthemen. Als Grundlage für die Erstellung des nichtfinanziellen Berichts dienten der Leitfaden zur Nachhaltigkeitsberichterstattung der Global Reporting Initiative GRI G4 sowie die Grundsätze des UN Global Compact und die UN Ziele für eine nachhaltige Entwicklung (Sustainable Development Goals). Ergänzende Leistungsindikatoren weisen wir auf auf underen Kennzahlenblättern auf unserer Internetseite (https://www.aareal-bank.com/verantwortung/fortschritte-berichten/kennzahlen/) aus, siehe ökonomische, Mitarbeiter- und ökologische Kennzahlen.

Die PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat den nichtfinanziellen Bericht 2017 einer Prüfung zur Erlangung begrenzter Sicherheit (limited assurance) unterzogen. Bereits seit 2015 lassen wir ausgewählte Nachhaltigkeitsdaten (siehe auch Kennzahlenblätter) prüfen.
Darüber hinaus wird die Aareal Bank Gruppe regelmäßig von unabhängigen Nachhaltigkeits-Ratingagenturen bewertet. Die Konzernnachhaltigkeitsbeauftragte stellt sicher, dass die Profile der Aareal Bank Gruppe jeweils akkurat und aktuell sind.

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator G4-56
Beschreiben Sie die Werte, Grundsätze sowie Verhaltensstandards und -normen (Verhaltens- und Ethikkodizes) der Organisation.

Grundsätze:

Die organisatorische Verankerung von Integrität und Compliance basiert auf den Grundsätzen guter Unternehmensführung, wie sie vom Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) empfohlen wird. In den jährlichen Geschäftsberichten der Aareal Bank Gruppe finden sich Informationen zur Entsprechung mit den Empfehlungen des DCGK. Des Weiteren ist die Aareal Bank Gruppe mit der Unterzeichnung des Global Compact der Vereinten Nationen die Verpflichtung eingegangen, das dort verankerte Prinzip 10 umzusetzen und jährlich über Fortschritte zu berichten. Nach dem Prinzip 10 sollen Unternehmen gegen alle Arten von Korruption eintreten, einschließlich Erpressung, Bestechung und Bestechlichkeit.

 

Set-up:

Um den komplexen Herausforderungen in unserem internationalen Geschäft gerecht zu werden, wurde die Einheit Compliance, die sich u.a. um die Prävention von Geldwäsche und Korruption, die Gewährleistung von Datenschutz und Informationssicherheit und den Umgang mit Interessenkonflikten kümmert, zu einem eigenständigen Stabsbereich aufgewertet und personell verstärkt. Die Compliance-Beauftragte ist der Geschäftsleitung unmittelbar organisatorisch und fachlich nachgeordnet. Sie ist der Geschäftsleitung gegenüber weisungsgebunden und berichtspflichtig. Andere Mitarbeiter besitzen kein Weisungsrecht gegenüber den Mitarbeitern des Bereichs Compliance und können auf deren Tätigkeit auch sonst keinen Einfluss nehmen.

 

Compliance-Management und Richtlinien:

Das an der Risikolage der Aareal Bank Gruppe ausgerichtete Compliance-Management-System erfüllt sämtliche rechtlichen Anforderungen und basiert auf den Grundsätzen guter Unternehmensführung, wie sie u. a. vom Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) empfohlen werden. Es umfasst einen konzernweit geltenden Code of Conduct, der verbindliche Regeln für gesetzeskonformes und ethisches Verhalten aller Mitarbeiter gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen definiert.

 

Eine gruppenweite Antikorruptionsrichtlinie, Richtlinien zur Prävention von Wirtschaftskriminalität und Maßnahmen zur Betrugsprävention sowie zur größtmöglichen Vermeidung bzw. Management von Interessenkonflikten sind die Grundlage für die Sensibilisierung der Beschäftigten und sind zugleich Richtschnur für korrektes Verhalten. Sie dienen dem vorbeugenden Schutz vor Korruptionsgefahren. Zudem werden sämtliche Mitarbeiter im Rahmen von Schulungen über die Anforderungen des Unternehmens hinsichtlich Compliance und Betrugsvermeidung sowie über mögliche Konsequenzen von Verstößen, ggf. auch arbeitsrechtliche Folgen unterrichtet. Darüber hinaus existiert ein vertraulicher Hinweisgeberkanal, über den Regelverstöße bzw. der Verdacht eines Regelverstoßes an den Bereich Compliance zu melden ist. Dem Meldenden wird Verschwiegenheit zugesichert.

 

Compliance-Schulungen:

Alle Mitarbeiter werden bereits bei ihrer Einstellung in einer Präsenzschulung über die Anforderungen des Unternehmens hinsichtlich Compliance und Betrugsvermeidung sowie über mögliche Konsequenzen bei Regelverstößen informiert. Ferner müssen sie webbasierte Lernprogramme und gegebenenfalls vertiefende Präsenzschulungen zu den Themen Compliance, Geldwäsche, sonstige strafbare Handlungen und Datenschutz absolvieren. Mehr zu unserem Compliance-Management und Compliance-Schulungen beschreiben wir auch in unserem nichtfinanziellen Bericht  2017.

 

Prüfprozesse vor Aufnahme einer Geschäftsbeziehung:

Mittels standardisierter „Know your customer“ und „Know your customer’s business“-Prozesse erheben wir Informationen zum Kunden und gegebenenfalls abweichenden wirtschaftlich Berechtigten, seiner Eigentümer-und Kontrollstruktur, seinem Geschäftsmodell sowie der Herkunft seiner Eigenmittel, etc., um den Risikogehalt der Geschäftsbeziehung zu evaluieren und den Umfang der anzuwendenden Kundensorgfaltspflichten festzulegen. Neue Lieferanten und Dienstleister werden ab einem Auftragsvolumen von > 10.000 Euro per Wirtschaftsauskunft überprüft. Hauptlieferanten werden in regelmäßigen Abständen mit einem Lieferantenbewertungssystem, das unter anderem seine Zuverlässigkeit und die Einhaltung der Vertragsbedingungen beurteilt, bewertet. Für neue Joint Ventures/Beteiligungen erfolgt eine financial due diligence und eine legal due diligence durch den Bereich Group Strategy.

 

Code of Conduct:

Unser Verhaltenskodex beinhaltet verbindliche Regeln für gesetzeskonformes und ethisches Verhalten aller Mitarbeiter gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen. Die Aareal Bank Gruppe möchte auf diese Weise dazu beitragen, das von den Stakeholdern entgegengebrachte Vertrauen zu bestätigen und zu stärken. Im Rahmen von Jahresplänen führt der Bereich Compliance Kontrollhandlungen zur Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften durch.

Im Einkauf bzw. dem Beschaffungsbereich haben wir seit 2016 den Code of Conduct für Lieferanten und Geschäftspartner  implementiert, der unser Commitment für die Menschenrechtsprinzipien des UN Global Compacts unterstreicht. Er gilt gruppenweit und verbindlich als Grundlage der Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten.

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Für die Entgeltgestaltung in der Aareal Bank Gruppe gelten übergreifende Vergütungsgrundsätze, die auf der Grundlage regulatorischer Vorgaben erstellt wurden und im Vergütungsbericht veröffentlicht sind.

Die Vergütungssysteme richten sich an jeweils spezifischen Vergütungsgrundsätzen aus. Alle Mitarbeiter erhalten neben einer festen Vergütung eine erfolgsorientierte variable Vergütung. Die Ziele werden an einer nachhaltigen Entwicklung des Unternehmens und am Risikoprofil orientiert. Bei sog. Risikoträgern, insbesondere leitenden Angestellten, wird der überwiegende Teil der variablen Vergütung nicht direkt, sondern zeitlich gestreckt ausgezahlt. Die Hälfte der variablen Vergütung wird zudem in virtuellen Aktien, ebenfalls zeitlich gestreckt, gewährt. Durch die spezifische Ausrichtung der Ziele und die Auszahlungsmodalitäten der variablen Bezüge werden negative Anreize zur Eingehung unverhältnismäßig hoher Risikopositionen vermieden.

Die Mitglieder des Vorstands erhalten ein festes Jahresgrundgehalt, eine erfolgsabhängige variable Vergütung. Der überweigende Teil der erfolgsabhängigen Vergütung wird auf der Grundlage einer mehrjährigen Bemessungsgrundlage ermittelt. Alle Zielvorgaben für die Mitglieder des Vorstands sind in die Gesamtbankstrategie eingebettet und auf die Erreichung der in den Geschäfts- und Risikostrategien niedergelegten Zielen ausgerichtet. Die Ziele setzen sich zusammen aus quantitativen und qualitativen Komponenten, die auch an nichtfinanzielle Parameter anknüpfen.

§ 25d Abs. 12 KWG verlangt, dass der Aufsichtsrat die angemessene Ausgestaltung der Vergütungssysteme des Vorstands und der Mitarbeiter überwacht. Dies erfolgt im Rahmen einer jährlichen Überprüfung der Vergütungssysteme, die durch Vorstand und Aufsichtsrat durchgeführt wird.

 

 

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator G4-51a
Vergütungspolitik – Berichten Sie über die Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und die leitenden Führungskräfte.

Informationen zur Vergütungspolitik finden Sie in unserem jährlich aktualisierten Offenlegungsbericht im Internet, der Informationen zur Vergütungspolitik des Vorstandes sowie der gemäß Institutsvergütungsverordnung definierten weiteren Risk Taker erläutert, die dem Personenkreis der leitenden Führungskräfte entsprechen.

 

Siehe auch Geschäftsbericht der Aareal Bank Gruppe 2017, S. 80 (pdf).

 

Leistungsindikator G4-54
Nennen Sie das Verhältnis der Jahresvergütung des höchstbezahlten Mitarbeiters in jedem Land mit signifikanten geschäftlichen Aktivitäten zum mittleren Niveau (Median) der Jahresgesamtvergütung aller Beschäftigten (ohne den höchstbezahlten Mitarbeiter) im selben Land.

Dieser Leistungsindikator wird derzeit nicht berichtet. Die Vergütungen der höchstbezahlten Mitarbeiter (Vorstände) sind im Vergütungsbericht offengelegt. Die Vergütung von Vorstand und Mitarbeitern wird regelmäßig im Rahmen eines Benchmarkings auf Angemessenheit überprüft.

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Die Aareal Bank Gruppe steht kontinuierlich im Dialog mit ihren Stakeholdern. Ziel ist es, die Anforderungen und Erwartungen der verschiedenen Anspruchsgruppen zu verstehen, Anregungen aufzugreifen und Erkenntnisse in die Geschäfts- und Entscheidungsprozesse einzubinden. Dies begreifen wir als Chance – aus diesem Grund ist uns ein offener, vertrauensvoller und regelmäßig geführter Austausch auf Augenhöhe ein wichtiges Anliegen.

So haben wir im Berichtsjahr zehn ca. einstündige Experteninterviews, u.a. mit Mitgliedern des Aufsichtsrats, Kunden der Wohnungswirtschaft, einem Gutachter, einem Broker und einer NGO geführt sowie eine gruppenweite Validierung der Relevanz der Handlungsfelder über eine online Befragung der Vertreter des Nachhaltigkeitskomitees und weiterer Fachbereiche durchgeführt. Über ein Screening der Anforderungen externer Ratingagenturen haben wir die Interessen der  Investoren und Analysten im Blick.

 

Die für das Unternehmen und das Kerngeschäft relevanten Anspruchsgruppen und wie wir mit ihnen in Dialog treten, zeigt die Grafik "Stakeholder-Engagement der Aareal Bank Gruppe". Dies sind die Gruppen, die für unser Geschäft bedeutsam sind und mit denen wir regelmäßig in Kontakt stehen.

 

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator G4-27
Nennen Sie die wichtigsten Themen und Anliegen, die durch die Einbindung der Stakeholder aufgekommen sind, und wie die Organisation auf jene wichtigen Themen und Anliegen reagiert hat, einschließlich durch ihre Berichterstattung. Nennen Sie die Stakeholdergruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen jeweils angesprochen haben.

Die wichtigsten Themen und Anliegen, die durch die Einbindung unserer Stakeholder aufkommen, integrieren wir fortlaufend in unsere Wesentlichkeitsmatrix, die auch unter Kriterium 2 in dieser Entsprechenserklärung aufgeführt ist.

Im Geschäftsjahr 2017 wurden uns erneut die essenntielle Bedeutung der Profitabilität des Geschäftsmodells sowie des Risiko- und Kundenbeziehungsmanagements gespiegelt. Daneben wurde, insbesondere vor dem Hintergrund der Veränderungsprozesse während der Umsetzung unseres Zukunftsprogramms Aareal 2020, den Handlungsfeldern Attraktiver Arbeitgeber, Integrität des unternehmerischen Handelns und Know-how-Management eine besonders hohe Relevanz zugeschrieben.

In unserer Berichterstattung orientieren wir uns eng an den im Stakeholder-Dialog identifizierten Themen – so bilden die zwölf Handlungsfelder die zwölf Kapitel unseres online Nachhaltigkeitsberichtes 2017. Hier beschreiben wir im Detail die Bedeutung des jeweiligen Handlungsfelds, sowie die Maßnahmen, die wir bereits umgesetzt haben bzw. wir zur Zeit umsetzen oder für die Zukunft planen.

Auch unser im Internet veröffentlichtes Nachhaltigkeitsprogramm orientiert sich an den zwölf Handlungsfeldern.

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Im Segment Strukturierte Immobilienfinanzierungen berücksichtigen wir bei der grundsätzlichen Beurteilung des Geschäftsumfelds von Ländern, in denen wir tätig sind oder tätig werden wollen, ökonomische Aspekte wie z. B. die Veränderung des Bruttoinlandsprodukts, die Arbeitslosenquote und die Zinsentwicklung. Neben volkswirtschaftlichen Aspekten und Aspekten der Immobilienmärkte betrachten wir die Rechtssicherheit, die Markttransparenz sowie das Korruptionsniveau des jeweiligen Landes.

Bei der Kreditvergabe prüfen wir im Zuge der Objektbewertung folgende nachhaltigkeitsrelevante Aspekte einer Immobilie:

- die ökonomische Qualität, z.B. hinsichtlich der Lage, des Vermietungsstands, der Umsetzung der Nutzeranforderungen und der Wirtschaftlichkeit der Grundrisse
- die technische Qualität, z.B. Aspekte der Konstruktion, der verwendeten Materialien, des Brand-, Wärme- und Schallschutzes, der gebäudetechnischen Ausstattung und der Raumqualität (in Form des thermischen, akustischen und visuellen Komforts)
- die funktionale Qualität, z.B. Erreichbarkeit und Verkehrsanbindung, Zugänglichkeit und Barrierefreiheit
- die Life-Cycle-Qualität, z.B. aufgrund der flexiblen Nutzungsmöglichkeiten, der Wiedervermietbarkeit, der Drittverwendungsfähigkeit und der Angemessenheit der Aufwendungen für den Werterhalt
- die soziokulturelle Qualität, z.B. hochwertige Architektur, städtebauliche Qualität und potenzielle Nutzer
- die ökologische Qualität, z.B. im Rahmen der Altlasten und Kontaminationsprüfung sowie der Energieeffizienz

Mit unseren Lösungen im Geschäftssegment Consulting / Dienstleistungen stellen wir unseren Kunden aus der Immobilien-, Wohnungs-, Energie- und Entsorgungswirtschaft Instrumente mit hohem Mehrwert für das Management ihres jeweiligen Geschäfts zur Verfügung. Diese tragen dazu bei, Prozesse und Abläufe zu verschlanken, zu beschleunigen und effizienter zu gestalten. Sie ermöglichen es unseren Kunden außerdem, neue Leistungen zu entwickeln und ihre eigene Nachhaltigkeitsbilanz zu verbessern.
Mehr zu Aspekten der Nachhaltigkeit in unseren beiden Segmenten Strukturierte Immobilienfinanzierungen und Consulting/Dienstleistungen beschreiben wir auch in unserem online Nachhaltigkeitsbericht 2017.

Zukunftsorientierte Innovationen
Wer in einer Welt des Wandels überzeugen will, muss Trends verstehen, Impulse aufnehmen und neue Entwicklungen schnell umsetzen. Dafür haben wir entsprechende Strukturen und Plattformen geschaffen, wie z.B.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.

Seit 2012 unterziehen wir das gesamte Wertpapierportfolio der Aareal Bank Gruppe regelmäßig einer Nachhaltigkeitsanalyse. Die unabhängige Rating-Agentur oekom research hat uns zuletzt 2015 bestätigt, dass alle in unserem Treasury-Portfolio gelisteten Emittenten im Durchschnitt einen „Best-in-Class“-Status erreichen. Bei der Analyse werden auch von uns gesetzte Ausschlusskriterien wie z.B. Menschenrechtsverletzungen, Kinderarbeit und Verstöße gegen Presse- und Meinungsfreiheit berücksichtigt.