5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Helmut Röse, Geschäftsführer der COM Software, ist Verantwortlicher für den Bereich „Nachhaltigkeit“: Im Speziellen für Nachhaltigkeit in der Unterneh-mensführung sowie im Allgemeinen für sämtliche ökologischen, wirtschaft-lichen und gesellschaftlichen Themen. Er ist somit auch der Ansprechpartner für diesen Bericht. Seine Kontaktdaten sind: Helmut.Roese@com-software.de.

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Vorab eine Information zum Verantwortungsbereich: Dieser Nachhaltigkeits-bericht wurde durch beide Gesellschafter verabschiedet. Fachlich liegt das Thema in der Verantwortung des Geschäftsführers.

Ein zentrales Ziel der Geschäftsführung liegt in folgendem Punkt: Es ist ihr wichtig, die Kenntnisse der Belegschaft zum Thema „Nachhaltigkeit“ durch jeden Bericht weiter zu vertiefen und zu ergänzen. So wird bei allen Mitarbei-tenden das Bewusstsein erweitert, in welchem Maß sich COM Software bereits heute im Sinne von CSR engagiert und auch, was sich im Vergleich zum Vorjahr getan hat.

Eigens zu diesem Zweck wird es wieder eine Belegschaftsversammlung geben, auf der die Mitarbeitenden über die neuen Erkenntnisse informiert werden. Dies wurde auch schon bei früheren Nachhaltigkeitsberichten umgesetzt. Insbesondere wird die Geschäftsführung den Aspekt der Treibhausgas-Emissionen durch die Fahrten zum Arbeitsplatz ansprechen – denn nur durch gemeinsame Anstrengungen aller Mitarbeitenden kann dieser reduziert werden.

Verbindliche Leitlinien und ethisch verantwortungsvolles Handeln werden bei COM Software großgeschrieben – sowohl gegenüber Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit, aber selbstverständlich auch im Umgang innerhalb der Fir-ma. Die Gesamtverantwortung für korrektes ethisches und integres Verhalten liegt somit beim Geschäftsführer. Eine offizielle Abteilung zu Fragen der Integrität im Unternehmen beziehungsweise ein Meldesystem für Verstöße gibt es dagegen nicht.

Da die interne Kommunikation und ein reger Austausch über alle operativen Prozesse zu den wesentlichen Grundlagen bei COM Software gehören, können beispielsweise in den Versammlungen der Mitarbeitenden Anliegen jeder Art an die Geschäftsführung gerichtet werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, dass die Geschäftsführung jederzeit direkt angesprochen werden kann. Im Jahr 2019 gab es jedoch keine kritischen Anliegen an die Geschäftsführung, über die berichtet werden müsste.

Ein Kontrollgremium gibt es für COM Software nicht, eine Leistungsbeurteilung der Geschäftsführung findet daher nicht statt. Aber die wesentlichen Prinzipien und Grundregeln des Handelns sind in einem speziellen Verhaltenskodex zusammengefasst: So zeichnete die Geschäftsführung bereits 2016 den „Code of Conduct“ des „Zentralverbands Elektrotechnik- und Elektronikindustrie e. V.“ (ZVEI) gegen und bestätigte diesen damit als allgemeingültige Handlungs-Grundlage. Zum Thema „Compliance“ verweisen wir zusätzlich auf das Kriterium 20 "Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten".

Thema „Datenschutz“: Es gibt einen externen Datenschutzbeauftragten; das übrige Risikomanagement wird durch die Geschäftsführung durchgeführt.

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Um den ökologischen Fußabdruck konkret messen zu können, wurde seit dem Berichtsjahr 2016 jährlich eine komplette CO2-Bilanz erstellt, die in diesem Jahr erneut berechnet wurde (siehe Leistungsindikatoren zu Kriterium 13, Datenquellen GEMIS 4.95 und andere). Dadurch können Veränderungen des Verbrauchs zu den Vorjahren bewertet werden und ggf. Maßnahmen zur weiteren Reduktion eingeleitet werden.

Das primäre Nachhaltigkeitsziel für dieses Jahr war es, den ökologischen Fußabdruck bezüglich Mobilität zu senken. Dabei half das im Vorjahr bestellte elektrische Geschäftsfahrzeug, welches im Februar 2019 geliefert wurde.

Um die Nachhaltigkeit in sozialen Themen sicher zu stellen, achtet die Geschäftsführung auf Indikatoren zur Zufriedenheit und Fluktuation der Belegschaft, Betriebszugehörigkeit und Fortbildungsmaßnahmen. Diese Indikatoren wurden zum Teil auch in die Unternehmensziele aufgenommen (siehe Kriterium 3).

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.

Als Grundlage für die langjährige und erfolgreiche Geschäftstätigkeit von COM Software gilt sicherlich folgender Aspekt: Nur durch eine vertrauensvolle und gleichzeitig auf Nachhaltigkeit ausgelegte Zusammenarbeit von Mitarbeitenden, Führungskräften und Geschäftsführung kann ein verlässliches „Fundament“ entstehen. Dies spiegelt sich in den grundlegenden Werten von COM Software wider: Verlässlichkeit, Wertschätzung und Partnerschaft.

Weitere Details, siehe Ausführungen oben zu den Kriterien 5 bis 7.

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Die Vergütung der Geschäftsführung hat sich in den letzten Jahren moderat entwickelt. Sie besteht aus einem Fixum sowie einem variablen Anteil von 25 Prozent, der vom Unternehmenserfolg abhängig ist.

Für die Teamleitenden gibt es keinen variablen Anteil. Nach dem umfassen-den Stakeholder-Dialog in 2019 werden CSR-Handlungsfelder, die durch die Wesentlichkeitsmatrix identifiziert wurden, teilweise in die Zielvorgaben für Führungskräfte einfließen. So wird zum Beispiel durch die Geschäftsführung geprüft, in wie weit die Weiterbildungsziele in den einzelnen Teams umgesetzt wurden.

Die Höhe der Vergütung für die einzelnen Mitarbeitenden legt der jeweilige Teamleitende in Absprache mit der Geschäftsführung fest.

Ein ökonomischer Anreiz für alle Mitarbeitenden besteht beim Thema „Altersvorsorge“: Diese wird in Form einer Gehaltsumwandlung gewährt.

Weitere ökologisch nachhaltige Benefits sind Jobtickets für den ÖPNV sowie der zur Verfügung gestellte Wasserspender zur Vermeidung von Plastikflaschen.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.

b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.

Wie oben in Kriterium 8 „Anreizsysteme“ beschrieben teilt sich das Gehalt in 75 Prozent Grundgehalt und 25 Prozent variablen Anteil auf. Aufgrund der Ge-schäftsform von COM Software als GmbH entfallen aktienbasierte Vergütungen.

Anstellungsprämien, Abfindungen oder Rückforderungen wurden in 2019 nicht vereinbart.

Altersvorsorgeleistungen werden für alle Mitarbeitenden sowie für die Geschäftsführung in Form einer Gehaltsumwandlung angeboten.

Der variable Anteil richtet sich ausschließlich nach dem Geschäftserfolg des Vorjahres, ist also leistungsbasiert.

Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.

COM Software ist ausschließlich in Deutschland tätig. Das Verhältnis der Jahresvergütung des höchstbezahlten Mitarbeiters zum sogenannten „mittleren Niveau“ liegt aktuell bei 1 : 3,22 und zeigt damit die geringe Spreizung der Gehälter. Das Verhältnis hat sich trotz der Einstellung neuer berufsbegleitend Studierender leicht verbessert.

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Das Thema „Anspruchsgruppen“ ist gleichermaßen relevant wie vielfältig. Aus diesem Grund hat COM Software 2015 erstmals eine detaillierte Analyse zu seinen Stakeholdern durchgeführt. Dabei wurden sogenannte „juristische und natürliche Personen“ identifiziert und entsprechend ihres Einflusses auf den IT-Dienstleister in Workshops und Umfragen bewertet.

Als wichtigste Stakeholder von COM Software kristallisierten sich folgende Personengruppen heraus:
Da ein reger, kontinuierlicher Austausch grundlegend ist, wurde der in den Vorjahren begonnene Stakeholder-Dialog mit den Mitarbeitenden auf eine breitere Basis gestellt. In 2019 wurde mit einem externen Berater die aktuelle Meinung der Mitarbeitenden zu den strategisch wichtigen Themen der COM Software aufgegriffen und diskutiert.

Der Austausch erfolgt auf vielfältige Art und Weise – für die wichtigsten Stake-holder wurde sogar eigens eine spezielle Kommunikations-Matrix entwickelt.

Für Anregungen und kritische oder konstruktive Rückmeldungen der einzelnen Anspruchsgruppen ist COM Software jederzeit offen. So flossen die Fragen und Bedenken der wichtigsten Stakeholder zur Rolle des Unternehmens etwa in die Überarbeitung der Wesentlichkeitsmatrix ein und auch die Handlungsfelder der COM Software für dieses Jahr leiten sich daraus ab. Siehe hierzu Kriterium 3.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.

Siehe Ausführungen zu Kriterium 3 („Ziele“). Dort sind zentrale Handlungs-felder von COM Software aufgeführt, die aus dem Stakeholder-Dialog mit internen und externen Mitarbeitenden sowie mit der Geschäftsführung abgeleitet wurden.

In 2019 wurde ein umfangreicher Stakeholder-Dialog mit den Mitarbeitenden und mit einem externen Business Coach das sogenannte "Olympia Projekt" gestartet. Dabei wurden aus den Rückmeldungen der Belegschaft fünf Handlungsfelder (Ausbildung, Personalthemen speziell Recruiting, Unter-nehmenskultur, Marketing & Vertrieb und Business Development) identifiziert, über die intensiv diskutiert und an denen kontinuierlich gearbeitet wurde.

Die Meinungen der Mitarbeitenden waren dabei explizit gefragt: z. B. Wie kann die interne Kommunikation verbessert werden? Sollte es wieder einen News-letter geben? Braucht es ein Mentoringprogramm? um nur einige Aspekte zu nennen.

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

COM-Software gehört zu den Unternehmen, die nicht selbst ein Produkt herstellen. Als „nicht-produzierendes“ Unternehmen hat der IT-Anbieter somit kaum Möglichkeiten, durch gezieltes Produkt- oder Innovationsmanagement den Energieverbrauch des Unternehmens signifikant zu beeinflussen. Doch auch im unternehmenseigenen Aktionsradius gibt es Spielraum – so ist es der Geschäftsführung ein großes Anliegen, ihre Dienstleistungen möglichst nachhaltig und umweltschonend zu erbringen. Um dies umzusetzen, wurden beispielsweise bereits vor mehr als sieben Jahren die Server virtualisiert und seit 2016 wird jährlich eine CO2-Bilanz erstellt.

Und auch beim Thema „Weg zur Arbeit“ gibt es nachhaltige Möglichkeiten: Immer mehr Mitarbeitende nutzen das umweltfreundliche Jobticket, um zur Firma zu kommen und für Projektmitarbeitende wird eine BahnCard gestellt.

Um die Wirkung der Dienstleistungen in der Wertschöpfungskette zu verstehen, ist hier noch einmal die Übersicht der geschäftlichen Aktivitäten von COM Software aufgelistet: Um für die Zukunft bestmöglich aufgestellt zu sein, bewertet COM Software die Gewichtung ihrer eigenen, vielseitigen Dienstleistungen permanent neu. Was genau wird benötigt? Was wird von Kunden verstärkt gefragt und was weni-ger? Welche Dienstleistung gewinnt und welche verliert an Bedeutung? Aus diesem Grund setzt COM Software verstärkt auf das Thema Business Consul-ting (Prozesse zur Erhebung elektronischer Daten). Während sich dieser Zweig als zukunftsträchtig erweist, verliert Application Integration (Anwendungs-Management) und auch das System-Engineering (Systemanalyse) sukzessive an Bedeutung. Für die anderen Dienstleistungsbereiche des IT-Anbieters kann dagegen eine ähnliche Größenordnung wie in 2018 konstatiert werden.

Wie oben beschrieben, steuern die Kunden durch ihre Nachfrage das Angebot des IT-Dienstleisters. Die Geschäftsführung steht daher in engem, regelmäßigem Kontakt mit ihren Auftraggebern, um so neue Trends zeitnah aufgreifen zu können. Darüber hinaus werden, im Rahmen ihres Studiums, innovative Themen durch Studierende bearbeitet. Damit ist gewährleistet, dass Innovationen auch in die internen Prozesse bzw. in das Produktportfolio der COM Software einfließen.

Auch bei den Strategietagen 2019, dem sogenannten "Olympiaprojekt" wurde intensiv diskutiert, wie neue Themen und Kunden entwickelt werden können und da bestehende Geschäft nachhaltig weitergeführt werden kann.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.

(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)

COM Software hat keine Finanzanlagen und macht daher keine Auswahlprüfung.