5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Weiterhin gibt es im WeSustain Team keine eigene CSR-Abteilung oder einen hauptverantwortlichen CSR-Manager. Das WeSustain Team vereint ein allgemeines Verständnis für die Relevanz des Themas Nachhaltigkeit. Jeder Mitarbeiter hat bei uns die Aufgabe, Verantwortung für nachhaltigkeitsrelevante Themen zu übernehmen. Die Überprüfung und Anpassung der Ziele obliegen dem jeweiligen Mitarbeiter grundsätzlich selbst. Hierzu werden alle Mitarbeiter angehalten auch Weiterbildungsmaßnahmen im Bereich CSR (z.B. CR-Manager der Universität Bayreuth) in Anspruch zu nehmen, WeSustain finanziert diese Weiterbildungen vollständig und stellt die Mitarbeiter für den Zeitraum der Fortbildung frei.

Die oberste Verantwortung hat jedoch die Geschäftsführung. In wöchentlichen Meetings werden die relevanten Themen besprochen, der Fortschritt unseres Nachhaltigkeitsmanagements überprüft und bei Bedarf nachjustiert.

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Da sich die bekannten Regeln und Prozessen als effektiv erwiesen haben, halten wir weiterhin an dieser Struktur fest. In wöchentlichen Meetings werden die Regeln und Prozesse für unser CSR-Management festgelegt. Anpassungen geschehen in der Regel auf Veranlassung der Geschäftsleitung oder auf Vorschlag unserer Mitarbeiter.

Steuerung (exemplarisch):

Im wöchentlichen Teammeeting bringt ein Mitarbeiter für seinen Verantwortungsbereich (z.B. Datenschutz) einen Vorschlag zur Verbesserung der internen Abläufe ein. Dieser Vorschlag wird von den Anwesenden diskutiert und bewertet. Sollten sich keine einschlägigen Gegenargumente finden, kommt es zur Umsetzung dieser Maßnahme. Im nächsten Schritt werden die daraus abzuleitenden Maßnahmen erarbeitet und in unsere Management-Software bzw. unsere internen Arbeitsabläufe integriert.

Unser Risikomanagement ermöglicht uns proaktive Handlungen in Bezug auf Chancen und Gefahren. 

Vorgehensweise im Rahmen unseres Risikomanagements:
1. Risiko erfassen und Gefährdung einschätzen
2. Verantwortlichkeiten festlegen
3. Lösung entwickeln (Schadenshöhe und / oder Eintrittswahrscheinlichkeit minimieren)
4. Ressourcen bereitstellen
5. Lösung umsetzen
6. Fortschritt überprüfen
7. Situation neu bewerten

Wir kommunizieren mit Geschäftspartnern und Lieferanten grundsätzlich offen über die Herausforderungen, die uns bevorstehen.

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Die in den wöchentlichen Meetings definierten Ziele und Maßnahmen werden kontinuierlich überprüft und angepasst. Die entsprechenden Kriterien geben Aufschluss darüber, inwieweit die Nachhaltigkeitsziele erreicht wurden. Dafür nutzen wir das in unserer Software vorhandene Modul "Scorecards" und legen Maßnahmen fest, falls auf dem Weg zum Ziel Hindernisse auftreten oder ein Ziel im ersten Anlauf verfehlt wird.

Leistungsindikatoren haben wir in diesem Zusammenhang noch nicht bestimmt.

Die regelmäßigen Gespräche dienen ebenfalls als Kontrollmechanismus. Hier werden die relevanten Ziele in der Software nacheinander abgearbeitet. Die Konsistenz der Daten erreichen wir durch eine klare Definition der Erhebungsweise von Daten. Außerdem orientieren wir uns stets an den zuvor erfassten Informationen, sodass der Aussagewert gleichbleibt.

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator G4-56
Beschreiben Sie die Werte, Grundsätze sowie Verhaltensstandards und -normen (Verhaltens- und Ethikkodizes) der Organisation. Link

WeSustain hat die im Unternehmen geltenden Werte, Grundsätze sowie Verhaltensstandards und -normen bisher nicht schriftlich festgehalten, weil durch den schnellen Wachstumsprozess bisher andere Themen im Vordergrund standen. Wir halten uns aber schon jetzt an die 10 Prinzipien des UNGC.

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Unsere Handlungsmaxime auf allen Ebenen richten sich im Arbeitsumfeld, aber auch im zwischenmenschlichen Bereich, nach den Grundregeln eines nachhaltigen, verantwortungsvollen und kollegialen Verhaltens. Vergütungssysteme sind momentan noch nicht an das Erreichen von Nachhaltigkeitszielen gekoppelt. Durch die im Geschäftsmodell implizierte Nachhaltigkeit werden durch leistungsbezogene Vergütungssysteme jedoch indirekt positive Effekte hinsichtlich sozialer und ökologischer Nachhaltigkeit generiert. 

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator G4-51a
Vergütungspolitik – Berichten Sie über die Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und die leitenden Führungskräfte. Link

In dem Zusammenhang ist kein transparentes Verfahren bei uns im Einsatz. Einen festen Zusammenhang zur ökonomischen, ökologischen und gesellschaftlichen/sozialen Leistung gibt es nicht. Bisher ist dieses Thema für uns als Start-Up nicht mit einer hohen Priorität eingestuft worden.

Leistungsindikator G4-54
Nennen Sie das Verhältnis der Jahresvergütung des höchstbezahlten Mitarbeiters in jedem Land mit signifikanten geschäftlichen Aktivitäten zum mittleren Niveau (Median) der Jahresgesamtvergütung aller Beschäftigten (ohne den höchstbezahlten Mitarbeiter) im selben Land. Link

Ein Zusammenhang wird weder überwacht noch dokumentiert. Wir achten auf faire und angemessene Gehälter und bisher ist dieses Thema für uns als Start-Up nicht mit einer hohen Priorität eingestuft worden.

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Weiterhin stehen wir im ständigen Austausch mit Verbänden, Nichtregierungsorganisationen, Ministerien und Hochschulen. Ziel ist die enge Zusammenarbeit im sich sehr schnell verändernden Feld der Nachhaltigkeit und darüber hinaus auch speziell in deren Teilbereichen Umwelt und Energie.

Bei der Identifizierung unserer Stakeholder spielt die branchenspezifische Erfahrung unserer Geschäftsleitung, die gute Vernetzung in der IT- und Nachhaltigkeitsbranche sowie die gute Wahrnehmung unserer Mitarbeiter im täglichen Kontakt zu Externen eine große Rolle. Die Ergebnisse aus diesen Prozessen fließen unmittelbar in unsere Softwareentwicklung ein oder werden bzgl. einer Anpassung unserer Unternehmenskultur oder Geschäftstätigkeit intern diskutiert.

Entscheidend dabei ist, dass wir diesen Identifizierungsprozess kontinuierlich vorantreiben und auch zukünftig den Fortschritt in unserem Umfeld aktiv gestalten können. Aus diesem Grund legen wir viel Wert auf sensibilisierende Gespräche mit Mitarbeitern und nachhaltigkeitsrelevante Schulungen (z.B. CR-Manager Seminar in Bayreuth, DNK-Trainer Schulung).

Relevante Anspruchsgruppen sind für uns: Mitarbeiter, potentielle Mitarbeiter, Kunden, potentielle Kunden, externe Dienstleister und Lieferanten, Partner und Investoren, staatliche und nicht-staatliche Organisationen, die Politik und Medien.

Mit unseren Mitarbeitern und Kunden stehen wir in einem sehr engen, im Grunde täglichen Kontakt. Hier geht es sowohl ums Tagesgeschäft als auch um Grundsätzliches hinsichtlich Erwartungen und Feedback. Mit den anderen Anspruchsgruppen steht nur die Unternehmensspitze im regelmäßigen Kontakt (Quartalsmeetings und bei Bedarf). Es gibt aber derzeit keine strukturierten Stakeholder-Workshops.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator G4-27
Nennen Sie die wichtigsten Themen und Anliegen, die durch die Einbindung der Stakeholder aufgekommen sind, und wie die Organisation auf jene wichtigen Themen und Anliegen reagiert hat, einschließlich durch ihre Berichterstattung. Nennen Sie die Stakeholdergruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen jeweils angesprochen haben. Link

Folgende Anliegen sind an uns herangetragen worden:

Umgang
- Datensicherheit: Auswahl von Hosting-Partnern mit hohen Sicherheitszertifikaten (z.B. T-System), Datenschutzbeauftragten im eigenen Unternehmen, Schulungen aller Mitarbeiter
- Energiemanagement und Energieversorgung: Vorantreiben unseres Energiemanagements, Setzen von Zielen, Sensibilisierung der Mitarbeiter, sonstige Maßnahmen (Beleuchtung, BahnCards etc.)
- Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeiter: Jahresgespräche, interne Lösungen bevorzugt, Fokus auf fairem Gehalt (ggf. Anpassungen)
- Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen für unsere Mitarbeiter: kostenlose Schulungen (z.B. CR-Seminar in Bayreuth, IT-basierte Schulungen)
- Beziehungen zu Kunden und Partnern (Netzwerke): intensivere Gespräche und Zusammenarbeit, Feedback-Calls
- Werte und Ziele des Unternehmens: Erarbeiten eines Leitbilds (in Arbeit), Sensibilisierung der Mitarbeiter
- Branchentrends und Marktentwicklungen: fest integrierte Marktanalyse, Nutzen von Partnernetzwerken
- Unsere Innovationskultur: Budgetplanungen mit Fokus auf Neuentwicklungen, Integration verschiedener Kulturen und Biografien (mehr Input & Feedback), bessere kommunikative Vernetzung im Unternehmen

Stakeholdergruppen
-Mitarbeiter: täglich, in wöchentlichen Gruppenmeetings und in Einzelgesprächen.
-potentielle Mitarbeiter: unregelmäßig durch Stellenanzeigen, Kontakt zu Unis & Hochschulen, Bewerbungsgespräche
-Kunden: täglicher Support, Planungen, Feedback.
-potentielle Kunden: unregelmäßig aber mehrmals in der Woche, auf Messen und in Workshops, durch gezielte Akquise und Verkaufsgespräche.
-externe Dienstleister und Lieferanten: unregelmäßig, Tagesgeschäft, Jahresgespräche
-Partner und Investoren: unregelmäßig, Tagesgeschäft, Jahresgespräche
-staatliche und nicht-staatliche Organisationen: unregelmäßig, Tagesgeschäft, bei geplanten Aktionen und gemmeinnützigen Projekten (z.B. Förderung des lokalen Kinderhorts "Tintenklecks").
-Medien und Politik: unregelmäßig, mehrmals im Jahr im Rahmen der Medienarbeit und in zufälligen Gesprächen auf Messen und bei Veranstaltungen.

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Die nachhaltige Innovationskultur ist weiterhin von hoher Bedeutung für unser Unternehmen.
Derzeit arbeiten wir modellhaft an einer Software Unterstützung im Rahmen eines Smart City
Projekts in Deutschland. Ergebnisse werden für das Jahr 2018 erwartet.
 
Grundsätzlich ist die Fähigkeit, innovativ zu sein, eine Grundvoraussetzung für unsere Wettbewerbsfähigkeit als IT-Unternehmen. Wir arbeiten täglich an der Optimierung unserer Software
und scheuen uns dabei nicht, auch grundlegende Erneuerungen zu entwickeln. Dabei orientieren wir
uns grundsätzlich stark an den Erwartungen unserer Kunden.

Diese an den Bedürfnissen der Kunden ausgerichtete Innovationsfähigkeit ist die Grundlage für Kundenbindung sowie für eine zielgerichtete und nachhaltige Produktentwicklung. Aus diesem Grund betrachten wir unsere Innovationsfähigkeit langfristig als einen elementaren Faktor für unsere Wettbewerbsfähigkeit.

Durch die Einbindung dualer Ausbildungsprogramme profitiert WeSustain vom neusten Forschungsstand und Erkenntnissen, die unsere dualen Studenten aus den Hochschulen in unser Unternehmen tragen. Eine Kooperation mit Hochschulen darüber hinaus (z.B. Forschung an einem bestimmten Projekt) existiert derzeit noch nicht, ist aber noch in diesem Jahr im Rahmen eines Forschungsprojektes geplant.

Wir kennen die sozialen und ökologischen Wirkungen unserer Produkte und Dienstleistungen, diese werden uns oftmals in persönlichen Gesprächen und bei Befragung von unseren Kunden mitgeteilt.
Es gibt bei den Unternehmen sichtbare Veränderungen, dass unsere Software für das Nachhaltigkeitsmanagement entscheidende Veränderungsprozesse mit anstößt und dadurch eine große Hebelwirkung hat. Aufschluss und Sichtbarkeit darüber geben auch manche der mit unserem System entstandenen Nachhaltigkeitsberichte unserer Kunden.

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen. Link (Seite 38)

Ein derartiger Prozentsatz wird bei uns nicht erfasst oder berechnet. Dieses Thema steht aber bereits auf unserer Agenda.