5. Verantwortung
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Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.
Die Gesamtverantwortung für die Nachhaltigkeit liegt beim Vorstand der HEAG, der aus zwei Mitgliedern besteht. Vorstand Prof. Dr. Klaus Michael Ahrend ist neben dem Thema Umwelt verantwortlich für die HEAG-Geschäftsfelder „Energie & Wasser“, „Telekommunikation & IT“, „Gesundheit & Soziales“ und „Entsorgung & Abwasser“. Vorstand Dr. Markus Hoschek ist verantwortlich für die Geschäftsfelder „Immobilien“, „Mobilität“ und „Kultur & Freizeit“. Projekte und Maßnahmen zum Thema Nachhaltigkeit werden, im Rahmen seiner Funktion als Energie- und Nachhaltigkeitsbeauftragter, von Dipl. Wirtsch.-Ing. Daniel Pfeffer koordiniert und umgesetzt.
6. Regeln und Prozesse
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Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.
Das interne Controlling erfolgt anhand der im Organisationshandbuch verankerten Nachhaltigkeitsgrundsätze für Einkauf und Personalpolitik. Ein wichtiges Instrumentarium zur Bewertung der Nachhaltigkeit auf Produkt- bzw. Herstellerebene sind anerkannte Zertifizierungssysteme im Bereich Umwelt und Soziales sowie internationalen Standards. Die Nichteinhaltung bzw. das Fehlen von Nachweisen aus geforderten Zertifizierungssystemen führt zur Überprüfung und möglicherweise Beendigung der Zusammenarbeit mit dem entsprechenden Lieferanten und/oder Dienstleister. Im Bereich der Personalpolitik fördert die HEAG die Gesundheit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Für die Beschäftigten besteht die Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge über die HEAG-Pensionszuschusskasse.
7. Kontrolle
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Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.
Intern werden wesentliche Verbräuche (Energie, Wasser, Reisekosten) fortlaufend erfasst und in regelmäßigen Abständen, soweit möglich quartalsweise, im Normalfall aber jährlich ausgewertet. Der unternehmenseigene CO2-Fußabdruck wird jährlich ermittelt. Zur Reduktion der CO2-Emission werden fortlaufend Maßnahmen abgeleitet und für nicht vermeidbare CO2-Emissionen bei der ENTEGA Energie GmbH CO2-Zertifikate zur Neutralstellung erworben. Die Datenqualität wird durch eine einheitliche Erfassungslösung gewährleistet. Für die Berechnung der CO2-Emissionen wird die ENTEGA Energie beauftragt.
Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7
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Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:
a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.
Entwickelte Leitbilder, Verhaltenskodex und Prinzipien liegen vor und sind intern im Organisationshandbuch der HEAG veröffentlicht. Die bereits zitierten Nachhaltigkeitsleitsätze
Nachhaltigkeitsleitsätze sind ebenfalls Bestandteil des Organisationshandbuchs aber auch auf der Homepage der HEAG veröffentlicht.
Darüber hinaus informiert ein halbjährlich erscheinender "Newsletter Nachhaltigkeit" über den schonenden Umgang mit natürlichen Ressourcen.
8. Anreizsysteme
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Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.
Ziele der Stadtwirtschaft werden in der Stadtwirtschaftsstrategie der Wissenschaftsstadt Darmstadt definiert und über Zielvereinbarungen für die Geschäftsleitungen der Stadtwirtschaftsunternehmen in der
Unternehmensstrategie verankert. Die Verankerung der Ziele erfolgt in der Regel über den Personalausschuss im Aufsichtsrat oder über den Aufsichtsratsvorsitzenden der Gesellschaft. Dabei werden im Besonderen auch Nachhaltigkeitsziele in den Zielvereinbarungen festgeschrieben und damit als erfolgsabhängiger Teil des Vergütungssystems berücksichtigt. Die formulierten Ziele für die Geschäftsleitung werden im Anschluss auf die nächste Führungsebene übertragen und auch dort in den entsprechenden Zielvereinbarungen mit den Führungskräften berücksichtigt.
Die Prüfung der Zielerreichung der Geschäftsleitung erfolgt zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres wiederum im Aufsichtsgremium der entsprechenden Gesellschaft durch den Personalausschuss bzw. den Aufsichtsrat.
Leistungsindikatoren zu Kriterium 8
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Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:
a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.
b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.
Die Vergütung des Aufsichtsrats der HEAG betrug in 2018 für 15 Mitglieder insgesamt 109 TEUR. Die Vergütung setzt sich aus Sitzungsgeld und Tantieme zusammen.
Die Vergütung für die beiden Vorstandsmitglieder der HEAG betrug insgesamt 679 TEUR. Die Vergütung setzt sich aus einem fixen und einem variablen Vergütungsbestandteil zusammen.
Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:
a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.
Das Verhältnis zwischen Jahresvergütung des höchstbezahlten Mitarbeiters und dem mittleren Einkommen beträgt ca. 4,4.(vgl. Vj. 4.6)
9. Beteiligung von Anspruchsgruppen
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Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.
Die wichtigsten Anspruchsgruppen der HEAG wurden aus der Beteiligungsstruktur abgeleitet. Der Aufsichtsrat der HEAG setzt sich zusammen aus Arbeitnehmervertreterinnen und -vertretern (Beschäftigte der HEAG) sowie Arbeitgebervertreterinnen und -vertretern. Die Arbeitgebervertretung setzt sich zusammen aus Vertreterinnen und Vertretern der Stadtverordnetenversammlung sowie der Sparkasse Darmstadt. Daraus leitet die HEAG folgende wesentliche Anspruchsgruppen ab: Beschäftigte, Stadtverordnete sowie die Darmstädter Bürgerschaft, die die politischen Vertreterinnen und Vertreter für die Stadtverordnetenversammlung wählt. Mit allen Anspruchsgruppen steht die HEAG in einem offenen Dialog. Neben institutionalisierten Mitarbeitergesprächen besteht für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jederzeit die Möglichkeit einen Gesprächstermin mit ihrer/seiner Führungskraft zu vereinbaren. Mittels des jährlich erscheinenden Darmstädter Beteiligungsberichts sowie des HEAG-Geschäftsberichts wird der regelmäßige Dialog mit Bürgerschaft und Politik gepflegt. Darüber hinaus wird jährlich das Stadtwirtschaftsforum ausgerichtet. Diese Veranstaltung dient den gewählten Vertreterinnen und Vertretern der Wissenschaftsstadt Darmstadt dazu, sich über die Tätigkeitsschwerpunkte und die strategische Ausrichtung der Unternehmen der Darmstädter Stadtwirtschaft (113 mit mindestens 20 % mittelbarer und unmittelbarer Beteiligung der Wissenschaftsstadt Darmstadt) zu informieren. Über Nachhaltigkeitsthemen der Darmstädter Stadtwirtschaft informiert der Klimabericht, der erstmalig in 2015 veröffentlicht wurde.
Leistungsindikatoren zu Kriterium 9
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Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:
a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind einbezogen bei der quartalsweisen Berichterstattung an den HEAG-Aufsichtsrat sowie den Magistrat der Wissenschaftsstadt Darmstadt. Mit Hilfe des betrieblichen Vorschlagswesens steht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit offen, aktiv betriebliche Verbesserungsvorschläge einzubringen und aktiv voranzutreiben. Durch ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die HEAG u.a. dazu angeregt worden ein Dienstfahrrad anzuschaffen sowie sich als fahrradfreundlicher Betrieb zertifizieren zu lassen. Außerdem ist die HEAG auf Vorschlag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Umweltallianz Hessen beigetreten.
Die Bürgerinnen und Bürger der Wissenschaftsstadt Darmstadt, als weitere Stakeholder der HEAG, werden regelmäßig im Rahmen von Pressemitteilungen über die aktuellen Entwicklungen der HEAG informiert. Der jährlich erscheinende Beteiligungsbericht ermöglicht interessierten Bürgerinnen und Bürgern, sich einen Überblick über die wirtschaftlichen und gesellschaftsrechtlichen Entwicklungen der Unternehmen im HEAG- sowie Stadtkonzern zu verschaffen.
Jedes zweite Jahr veranstaltet die HEAG den Tag der Stadtwirtschaft in der Darmstädter Innenstadt. Im Rahmen dieser Veranstaltung stellen die kommunalen Darmstädter Unternehmen den Bürgerinnen und Bürgern ihre Produkte und Dienstleistungen vor.
10. Innovations- und Produktmanagement
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Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.
Die HEAG arbeitet eng mit den Darmstädter Forschungseinrichtungen zusammen. So wurde u.a. das öffentliche Symposium „Stadtleben“, eine Gemeinschaftsveranstaltung der TU Darmstadt, der Hochschule Darmstadt und der HEAG, im Jahr 2012 ins Leben gerufen. Im Rahmen dieser Veranstaltung präsentieren Professorinnen und Professoren der Technischen Universität und der Hochschule Darmstadt gemeinsame Forschungs- und Kooperationsfelder mit den Unternehmen der Stadtwirtschaft. Im Fokus des Symposiums standen in den vergangenen Jahren Forschungsergebnisse aus den Bereichen Elektromobilität, erneuerbare Energien und Energieeffizienz bei Gewerbe- und Privatimmobilien. Für das Jahr 2019 ist das 4. Symposium „Byts Brezeln“ geplant. Im Rahmen ihrer Mitgliedschaft im Klimaschutzbeirat der Wissenschaftsstadt Darmstadt gestaltet die HEAG aktiv die Klimaschutzziele der Wissenschaftsstadt Darmstadt mit und erkennt diese als Leitlinie für ihr unternehmerisches Handeln an.
Darüber hinaus kooperiert die HEAG mit HIGHEST, dem Gründerzentrum der TU Darmstadt und stellt interessierten Gründerinnen und Gründern eine Webseite zur Verfügung, die über die wichtigsten Schritte auf dem Weg zur Unternehmensgründung informiert. Die HEAG stärkt damit die Gründungskultur in der Region Rhein-Main-Neckar und fördert unternehmerisches Denken und Handeln.
Die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen der HEAG sind Veranstaltungen, Beratungsdienstleistungen sowie Berichterstattung an die städtischen Gremien sowie die Darmstädter Bürgerschaft. Veranstaltungen organisiert die HEAG mit regionalen Partnern unter Berücksichtigung einer klimabewussten Veranstaltungsorganisation. Bei allen Druckdokumenten wird auf CO2-neutralen Druck auf Recyclingpapier geachtet. Über die Tochterunternehmen der HEAG wird der soziale Wohnungbau, das Bewusstsein für nachhaltige Energieversorgung sowie für die Stärkung des ÖPNV gefördert.
Eine Evaluation der Produkte und Dienstleistungen im Hinblick auf den ökologischen und sozialen Nutzen erfolgt noch nicht.
Leistungsindikatoren zu Kriterium 10
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Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.
(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)
Die HEAG selbst legt langfristig keine Gelder für die betriebliche Altersvorsorge an. Die Geldanlage wird von der HEAG Pensionszuschusskasse übernommen. Die HEAG Pensionszuschusskasse legt konservativ an und erwirtschaftet auch in volatilen Märkten eine attraktive Kapitalverzinsung. Dabei finden auch Aspekte der nachhaltigen Unternehmensführung Berücksichtigung.
Die kurzfristige Geldanlage erfolgt in der Regel auf Festgeldbasis.