5. Verantwortung

Die Verantwortlichkeiten in der Unternehmensführung für Nachhaltigkeit werden offengelegt.

Die Verantwortung eines systematischen Nachhaltigkeitsmanagements/ der Nachhaltigkeitsstrategie auf allen Ebenen des Unternehmens liegt bei der FRoSTA AG beim Vorstand. Im Unternehmen gibt es ein eigens eingerichtetes Nachhaltigkeitsteam, dass sich um Themen der Nachhaltigkeit kümmert u. engagiert Weiterentwicklung des Managements betreibt. Das Team berichtet regelmäßig an die Geschäftsleitung. Die Verantwortlichen für die Produkte der Marke FRoSTA, vom Einkauf über Produktentwicklung, Produktion und Brand Management, als auch unsere HR-Abteilung sind im Rahmen ihrer täglichen Arbeit für die Umsetzung der Strategie verantwortlich und involviert.

6. Regeln und Prozesse

Das Unternehmen legt offen, wie die Nachhaltigkeitsstrategie durch Regeln und Prozesse im operativen Geschäft implementiert wird.

Grundsätzlich sind alle Abläufe und Prozesse durch unser Qualitätsmanagement-System geregelt. Alle FRoSTA Werke sind ISO 9001, BRC (British Retail Consortium) und IFS (International Food Standard) zertifiziert. Speziell auf unsere Nachhaltigkeitsstrategie beziehen sich unsere „Entwicklungspolicy“, unsere „Einkaufspolicy“, unsere “car policy” sowie unsere Prozessbeschreibung zum Nachhaltigkeitsmanagement. In der Entwicklungspolicy  sind die Anforderungen des Reinheitsgebotes im Detail geregelt. Diese Regeln gelten verbindlich für die Neuentwicklung von FRoSTA Produkten. Eingebettet in die Entwicklungspolicy ist das Vorgehen zur Ermittlung der PCFs (Product Carbon Footprint). Bereits während der Entwicklung neuer Produkte können so CO2-Effekte erkannt und berücksichtigt werden. In der Einkaufspolicy sind unsere Anforderungen an alle Zutaten im Detail geregelt. Unsere Lieferanten unterschreiben unsere Einkaufsrichtlinien, in denen auch soziale Aspekte entlang der gesamten Lieferkette geregelt sind. Unser interner “Code of Conduct” definiert die Regeln, die für uns im Unternehmen für den Umgang miteinander und mit allen unseren Partner:innen außerhalb der FRoSTA AG verbindlich sind. Er zieht klare Grenzen und beschreibt, wie wir mit Überschreitungen umgehen. Die FRoSTA AG als Unternehmen sowie alle Mitarbeiter sind an unseren Verhaltenskodex gebunden, und jede:r von uns ist mitverantwortlich dafür, dass wir uns jederzeit an unseren Regeln messen lassen. Auch das gesamte Abfallmanagementsystem ist detailliert im QM-Handbuch geregelt. Unsere Nachhaltigkeitsziele werden aktiv intern kommuniziert.  

7. Kontrolle

Das Unternehmen legt offen, wie und welche Leistungsindikatoren zur Nachhaltigkeit in der regelmäßigen internen Planung und Kontrolle genutzt werden. Es legt dar, wie geeignete Prozesse Zuverlässigkeit, Vergleichbarkeit und Konsistenz der Daten zur internen Steuerung und externen Kommunikation sichern.

Intern werden wesentliche Verbräuche (Energie, Wasser, Abfall, Reinigungsmittel, Reisekosten) fortlaufend erfasst und in regelmäßigen Abständen, ausgewertet. Die produktbezogenen CO2-Fußabdrücke (Product Carbon Footprint = PCF) werden für alle Neuprodukte bei Produkteinführung im Internet veröffentlicht. Die Unternehmensklimabilanz wurde erstmals im Juni 2012 veröffentlicht und zuvor einem Critical Review durch die corsus – corporate sustainability corsus.de unterzogen. Dieses Critical Review wird bis heute regelmäßig wiederholt und die Expertise zu nachhaltigkeitsrelevanten Themen eingeholt. Unternehmensdaten des Personalmanagements, wie bspw. die Daten zur Mitarbeiter:innen-Fluktuation, Unfällen oder Krankheitsfällen werden durch unser HR-Team erhoben, um eine konsistente Datengrundlage zu ermöglichen. Die Kontrolle der sozialen Verantwortung erfolgt in regelmäßigen Abständen, indem der Erfolg der einzelnen Maßnahmen qualitativ bewertet und dokumentiert wird.

Leistungsindikatoren zu den Kriterien 5 bis 7

Leistungsindikator GRI SRS-102-16: Werte
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. eine Beschreibung der Werte, Grundsätze, Standards und Verhaltensnormen der Organisation.

Unsere Kultur basiert auf starken Werten: Wir stellen allgemeines Interesse vor individuelles Interesse, wir setzen Maßstäbe, wir kommunizieren offen und klar, wir sprechen miteinander, nicht schlecht übereinander, wir sind offen für Veränderungen und gehen diese an. Unser Verhaltenskodex "Code of Conduct" muss von Lieferanten eingehalten werden 

8. Anreizsysteme

Das Unternehmen legt offen, wie sich die Zielvereinbarungen und Vergütungen für Führungskräfte und Mitarbeiter auch am Erreichen von Nachhaltigkeitszielen und an der langfristigen Wertschöpfung orientieren. Es wird offengelegt, inwiefern die Erreichung dieser Ziele Teil der Evaluation der obersten Führungsebene (Vorstand/ Geschäftsführung) durch das Kontrollorgan (Aufsichtsrat/Beirat) ist.

Unsere Kultur basiert auf starken Werten: Wir stellen allgemeines Interesse vor individuelles Interesse, wir setzen Maßstäbe, wir kommunizieren offen und klar, wir sprechen miteinander, ohne schlecht miteinander umzugehen, wir sind offen für Veränderungen und gehen sie an. 

Fast all unsere Mitarbeiter:innen sind am Unternehmenserfolg von FRoSTA beteiligt. Entweder über individuelle Bonusvereinbarungen oder über eine jährliche Zahlung, die sich am Erfolg des Gesamtunternehmen bemisst. Da dieser auch  davon abhängt, inwieweit wir unsere Nachhaltigkeitsziele umsetzen, ist jede/r Mitarbeiter:in entweder direkt oder indirekt an der Erreichung unserer Nachhaltigkeitsziele beteiligt. In allen Bonusregelungen, inklusive der Vorstandsverträge, befindet sich unser Qualitätsziel der Senkung unserer Reklamationsquote. 

In zahlreichen Bonusvereinbarungen finden sich konkrete Nachhaltigkeitsziele, wie z. B. die Reduktion von CO2e-Emissionen oder Ziele die sich auf Nachhaltigkeitsprojekte wie zum Beispiel die Entwicklung umweltfreundlicherer Verpackungen beziehen. Insbesondere in den Zielvereinbarungen und Vergütungen der Mitarbeiter des Einkaufs, der Produktentwicklung und der Qualitätssicherung sind Nachhaltigkeitsziele vereinbart. Die Beschaffung und Überprüfung nachhaltiger Rohwaren und Zutaten (also zum Beispiel MSC-zertifizierter Fisch, alle Zutaten ohne Zusatzstoffe und den strengen Regeln des Reinheitsgebotes entsprechend) sowie die Neuentwicklung von Tiefkühlgerichten ohne Zusatzstoffe machen das Kerngeschäft dieser Abteilungen aus und bilden gleichzeitig den Kern der Marke FRoSTA. 
Die Zielerreichung wird im Rahmen bewährter Steuerungselemente und durch ein internes Monitoring durch dieVerantwortlichen kontrolliert und mir der Geschäftsführung besprochen.

Alle Mitarbeiter:innen haben jedes Jahr die Möglichkeit zu vergünstigten Bedingungen FRoSTA Mitarbeiter:innenaktien zu erwerben, so zu Miteigentümern der FRoSTA AG zu werden und damit am langfristigen Erfolg von FRoSTA beteiligt zu sein (siehe auch: Online Publikationen – FRoSTA AG (frosta-ag.com), S. 21).

Im Rahmen einer „Senior Executive Tantieme“ ist das oberste Management darüber hinaus über ein Aktienbonusprogramm an der langfristigen und damit nachhaltigen Entwicklung des Unternehmens beteiligt. 

Alle Firmenwagenberechtigten haben die Wahl anstatt eines Firmenwagens ein Mobilitätsbudget zu wählen und über dieses frei zu verfügen. Der Anreiz auf umweltfreundlichere Transportmöglichkeiten umzusteigen und z. B. ein kleineres oder gar kein eigenes Fahrzeug zu wählen und insgesamt weniger zu fahren wird dadurch deutlich erhöht. Denn das nicht ausgegebene Budget darf privat verwendet werden.  

Im Bereich der sozialen Nachhaltigkeit können alle Mitarbeiter:innen über unser Intranet Vorschläge für Soziale Projekte machen, die im Rahmen unseres Spendenbudgets unterstützt werden. Die Entscheidung wird nicht von der Geschäftsleitung getroffen, sondern von einem Mitarbeiter:innengremium. Unsere Auszubildenden sind die internen und externen Botschafter:innen unseres größten Spendenprojektes mit Plan International in Ecuador. Sie berichten in ihren jeweiligen Abteilungen und auf unseren externen und internen Kommunikationskanälen über den Projektfortschritt und sind auch für die Kommunikation mit unserem Partner Plan International verantwortlich. 

Zur Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat verweisen wir auf unseren Geschäftsbericht 2020, S. 82 und S. 92. 

Leistungsindikatoren zu Kriterium 8

Leistungsindikator GRI SRS-102-35: Vergütungspolitik
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Vergütungspolitik für das höchste Kontrollorgan und Führungskräfte, aufgeschlüsselt nach folgenden Vergütungsarten:
i. Grundgehalt und variable Vergütung, einschließlich leistungsbasierter Vergütung, aktienbasierter Vergütung, Boni und aufgeschoben oder bedingt zugeteilter Aktien;
ii. Anstellungsprämien oder Zahlungen als Einstellungsanreiz;
iii. Abfindungen;
iv. Rückforderungen;
v. Altersversorgungsleistungen, einschließlich der Unterscheidung zwischen Vorsorgeplänen und Beitragssätzen für das höchste Kontrollorgan, Führungskräfte und alle sonstigen Angestellten.

b. wie Leistungskriterien der Vergütungspolitik in Beziehung zu den Zielen des höchsten Kontrollorgans und der Führungskräfte für ökonomische, ökologische und soziale Themen stehen.

Die Vergütungspolitik von FRoSTA basiert auf den gesetzlichen Anforderungen und in Abstimmung mit den Gewerkschaften und Betriebsräten. Unser Ansatz ist ein Vergütungssystem, das es unseren Mitarbeitenden ermöglicht, auf einem guten  Niveau zu leben. Zur Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat verweisen wir auf unseren Geschäftsbericht 2020, S. 82 und S. 92. 

Leistungsindikator GRI SRS-102-38: Verhältnis der Jahresgesamtvergütung
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. Verhältnis der Jahresgesamtvergütung der am höchsten bezahlten Person der Organisation in jedem einzelnen Land mit einer wichtigen Betriebsstätte zum Median der Jahresgesamtvergütung für alle Angestellten (mit Ausnahme der am höchsten bezahlten Person) im gleichen Land.

Bisher haben wir diese Daten nicht erhoben, sind aber aktuell dabei einen Monitoring-Prozess einzurichten, damit diese Daten bei kommenden Berichterstattung angegeben werden können.

9. Beteiligung von Anspruchsgruppen

Das Unternehmen legt offen, wie gesellschaftliche und wirtschaftlich relevante Anspruchsgruppen identifiziert und in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden. Es legt offen, ob und wie ein kontinuierlicher Dialog mit ihnen gepflegt und seine Ergebnisse in den Nachhaltigkeitsprozess integriert werden.

Im Rahmen der Durchführung unserer Nachhaltigkeitsworkshops wurden mit Hilfe einer Risikomatrix die gesellschaftlich und wirtschaftlich relevanten Gruppen determiniert. Bei dem kontinuierlichen Prozess der Erstellung der Matrix werden die Gruppen überarbeitet und neu justiert. Unsere relevanten Stakeholder sind unsere Kund:innen (Lebensmittelhandel), die Verbraucher:innen, unsere Mitarbeiter:innen, NGOs, unsere Lieferanten, die Verbraucherzentralen und die Presse. Mit allen diesen Gruppen pflegen wir einen intensiven Austausch und einen offenen Dialog, nehmen Kritik sehr ernst und freuen uns über Anregungen. 

Für unsere Mitarbeiter:innen haben wir eine Kommunikationsplattform eingerichtet. So ist ein Dialog über alle Hierarchiestufen möglich, was zusätzlich durch verschiedene andere Formate unterstützt wird. Bspw. nutzen wir das Tool "Icebreaker", um alle 2 Wochen zufällige Dialoge zwischen Mitarbeiter:innen zu initiieren. In regelmäßigen „Townhall-Meetings“ (analog an allen Standorten, oder auch virtuell während der Covid-19-Pandemie) werden alle Mitarbeiter:innen über Strategie, Ergebnisse und besondere Projekte informiert und auch um ausführliche Fragerunden zu ermöglichen.  

Mit unseren Verbraucher:innen suchen wir schon seit 2005 den direkten, ungefilterten Dialog über unseren FRoSTA-Blog. Hier geben wir Updates über aktuelle Themen, die uns bewegen und geben Verbraucher:innen die Chance, gehört zu werden. Auch über Social Media Plattformen, wie bspw. Facebook oder Instagram, stehen wir im regen Austausch mit unseren Konsument:innen. Diese Kanäle werden von unserem eigenen Team betreut. Wir beantworten hier viele Fragen auch zu den Nachhaltigkeitsaspekten unserer Produkte. Zur Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts haben sogar aktiv eine Fragerunde für Verbraucher:innen zu relevanten Nachhaltigkeits-Themen gestartet.  

Kurz nach dem Launch unseres Blogs 2005 führten wir als erste Lebensmittelmarke die Möglichkeit einer Produktbewertung auf unserer Homepage ein, und zwar ohne, dass die Bewertungen erst „überprüft“ und freigeschaltet werden müssen.  

Ein regelmäßiger Austausch mit unseren Lieferanten in Form von Gesprächen oder Besuchen zu allen Nachhaltigkeitsthemen entlang der Lieferkette, ist für uns von großer Wichtigkeit. Dazu gehören soziale Aspekte wie die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter:innen, die Rückverfolgung bis zum Feld, CO2-Berechnungen, nachhaltige Transportverpackungen und vieles mehr. 
 

Leistungsindikatoren zu Kriterium 9

Leistungsindikator GRI SRS-102-44: Wichtige Themen und Anliegen
Die berichtende Organisation muss folgende Informationen offenlegen:

a. wichtige, im Rahmen der Einbindung der Stakeholder geäußerte Themen und Anliegen, unter anderem:
i. wie die Organisation auf diese wichtigen Themen und Anliegen − auch über ihre Berichterstattung − reagiert hat;
ii. die Stakeholder‑Gruppen, die die wichtigen Themen und Anliegen im Einzelnen geäußert haben.

Wir tauschen uns sehr gerne und regelmäßig mit den für unser Geschäft relevanten NGOs aus. Dabei informieren wir oft schon zu einem frühen Zeitpunkt über relevante Projekte und holen das Feedback der NGOs ein. Mit Presseanfragen gehen wir sehr offen um. 

Neu in 2019 und 2020: Austausch mit gleichgesinnten Unternehmen/Marken zum CO2 Labelling und zur Unterstützung besonders betroffener Branchen durch die Corona Pandemie (“Lokalrunde”). Im Rahmen unserer Projekte zur Entwicklung umweltfreundlicher Verpackungen haben wir den Austausch mit  Recyclingunternehmen intensiviert, um von den Erfahrungen aus der Praxis zu lernen.  

Viele der Themen, mit denen wir uns befassen, wurden durch den Dialog mit unseren Stakeholder:innen (lokale Behörden, Nachbarn, NGOs, Mitarbeiter:innen, Verbraucher:innen, etc.) angeregt. Zum Beispiel die Themen Food Waste, Biodiversität, Verpackung, Klimaschutz und soziales Engagement. 

10. Innovations- und Produktmanagement

Das Unternehmen legt offen, wie es durch geeignete Prozesse dazu beiträgt, dass Innovationen bei Produkten und Dienstleistungen die Nachhaltigkeit bei der eigenen Ressourcennutzung und bei Nutzern verbessern. Ebenso wird für die wesentlichen Produkte und Dienstleistungen dargelegt, ob und wie deren aktuelle und zukünftige Wirkung in der Wertschöpfungskette und im Produktlebenszyklus bewertet wird.

Wir tragen Verantwortung für unsere Produkte und die Verbraucher:innen. Nachhaltigkeitsverantwortliche sind dafür zuständig, nachhaltige Innovationen zu fördern und bei Neuentwicklungen Nachhaltigkeitsaspekte besonders im Blick zu haben. Voraussetzung für erfolgreiche Innovationen in Nachhaltigkeit ist die Bereitschaft Risiko zu übernehmen sowie eine Unternehmenskultur, die es erlaubt Fehler zu machen und aus ihnen zu lernen. Das zeigen die folgenden Beispiele: 
 
Unsere wichtigste Innovation war die Einführung des FRoSTA Reinheitsgebots im Jahr 2003, mit dem wir die Nachhaltigkeit zum Kern unserer Marke gemacht haben. Bis heute sind wir die einzige Lebensmittelmarke, die so konsequent auf sämtliche Zusatzstoffe, Aromen und sonstige Zusätze verzichtet und gleichzeitig auf maximale Transparenz und 100% verantwortungsvolle Zutaten setzt. Seitdem werden alle neuen Produkte unter diesen strengen Maßgaben entwickelt. Diese Innovation war für uns eine große und auch riskante Investition. In den ersten Jahren brach unser Umsatz dramatisch ein. Heute wissen wir, dass es sich die nachhaltige Ausrichtung gelohnt und unseren Unternehmenserfolg langfristig ermöglicht hat. Diese Erkenntnis machte Mut für weitere Investitionen in Nachhaltigkeit.  
 
Eine weitere Innovation war unser SAP-basiertes PCF-Berechnungssystem, das uns erlaubt, bereits während der Produktentwicklung die  CO2 Emissionen des Produktes zu berechnen und auf unserer Homepage (www.frosta.de) veröffentlicht. So entsteht eine transparente Informationsquelle über die Zusammenhänge zwischen Ernährung und Klimawandel. Das hat auch uns geholfen, den Anteil vegetarischer Gerichte zu erhöhen, denn Fleisch konnte als eine der Hauptquellen für einen hohen CO2-Wert identifiziert werden. Für unser im letzten Nachhaltigkeitsbericht 2018 veröffentlichtes Ziel, den Anteil an Fleisch an allen unseren Zutaten um 20% zu senken haben wir in 2020 die “VIER PFOTEN Atlas Challenge” gewonnen und die höchste Punktzahl in der Lebensmittelbranche erreicht. Wir haben den Anteil Fleisch an allen Zutaten von 2018-2020 um 22,4% reduziert. Außerdem haben wir in 2020 unser erste pflanzenbasierte Fischalternative auf den Markt gebracht (siehe „Fisch vom Feld“) - eine echte Innovation aus Gemüse!
 
Ein weiteres großes Innovationsfeld, mit dem wir uns in den letzten Jahren intensiv befasst haben, sind unsere Verpackungen. Dafür haben wir eine eigenen Entwicklungsabteilung für nachhaltige Verpackungen. Unser Idealbild sind Verpackungen, die mehrfach sortenrein recycelbar sind, aus Materialien bestehen, die keine Konkurrenz zur Lebensmittelproduktion darstellen und die, falls sie nicht sachgemäß in der Umwelt entsorgt werden, bioabbaubar sind.  
Nach über 3 Jahren Entwicklungszeit sind in 2020 die ersten FRoSTA Produkte im Papierbeutel auf den Markt gekommen. Dieser erste, unbeschichtete Papierbeutel für Tiefkühlprodukte kann im Altpapier entsorgt und recycelt werden und hat einen deutlich niedrigeren CO2 Fußabdruck als unser Kunststoffbeutel. Trotz dieses Erfolges hatten wir uns ursprünglich die Umstellung aller FRoSTA Produkte auf den Papierbeutel in 2020 vorgenommen. Dieses Ziel haben wir noch nicht erreicht, arbeiten aber weiter daran eine Lösung für alle Produkte zu finden. Für uns steht an erster Stelle, dass die Verpackungslösung einen wirklichen Fortschritt für die Umwelt bedeutet. Deshalb haben wir den neuen Papierbeutel auch einer externen ökobilanziellen Überprüfung unterzogen.  
 
Durch die Umstellung von Aluminium-Tray auf Papptrays bei unseren Schlemmerfilets sparen wir 500t pro Jahr Aluminium ein. Durch die Umstellung auf den beim Kunstoffbeutel 2016 auf sortenreines Material, haben wir eine CO2-Einsparung von 20% erreicht.  
 
Gemeinsam mit der Universität Witten/Herdecke, dem ZNU und unterschiedlichen Verbundpartner:innen beteiligen wir uns an dem wissenschaftlichen Forschungsprojekt „BioVal- Biodiversity Valuing & Valuation“, bei dem wir auf unseren Flächen und gemeinsam mit unseren Landwirt:innen Daten zur Biodiversität erheben werden, um Biodiversität in unsere Managemententscheidungen integrieren zu können. Das Ziel ist es, Maßnahmen zur Förderung von Biodiversität entlang der Produktlebenszyklen abzuleiten, diese im Management zu verankern und zu kommunizieren. Ein weiteres unserer Ziele, bis Ende 2021 100.000 m² ökologisch wertvolle Fläche zu schaffen und so einen Beitrag zum Biodiversitätsschutz zu leisten, konnten wir bis Ende 2020 zu 25% erreichen. 

Zusätzlich zu unseren Kolleg:innen, die in den Abteilungen Marketing, Produktentwicklung und Innovationsmanagement arbeiten, wo die Entwicklung von Produkt- und Prozessinnovationen zu den täglichen Aufgaben gehören, sind alle FRoSTA Mitarbeiter:innen aufgerufen, Ideen zur Verbesserung unserer Prozesse im Rahmen unseres Ideenmanagements einzureichen. Die Ideen der Mitarbeiter:innen, die mit ihren Vorschlägen oder Ideen dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, Umweltauswirkungen zu reduzieren, oder die Arbeitssicherheit zu erhöhen werden durch ein Gremium bewertet und im Falle der Umsetzung prämiert. Dabei wir auch explizit dazu aufgerufen, Ideen einzureichen, die die Umweltauswirkungen unserer Geschäftstätigkeit verbessern.

 

Leistungsindikatoren zu Kriterium 10

Leistungsindikator G4-FS11
Prozentsatz der Finanzanlagen, die eine positive oder negative Auswahlprüfung nach Umwelt- oder sozialen Faktoren durchlaufen.

(Hinweis: der Indikator ist auch bei einer Berichterstattung nach GRI SRS zu berichten)

Bisher haben wir diese Daten nicht erhoben, sind aber aktuell dabei einen Monitoring-Prozess einzurichten, damit diese Daten bei kommenden Berichterstattung angegeben werden können.